摘要：醫(yī)院的檔案管理工作，與其他常規(guī)管理工作相比涉及的內(nèi)容信息更多、更為復(fù)雜，工作難度相對(duì)較大。大多數(shù)醫(yī)院的檔案包含了病歷檔案、基礎(chǔ)性的建設(shè)檔案、財(cái)務(wù)檔案以及人事勞資檔案等。因此為提高檔案管理效能，相關(guān)部門除了優(yōu)化和完善管理方式外，還應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極的運(yùn)用信息化手段，有效利用電子檔案系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；電子檔案系統(tǒng)

醫(yī)院的檔案管理是一個(gè)非常重要的工作，檔案中往往記載著醫(yī)院的重大決策、發(fā)展歷程以及病例信息等，對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有著不可估量的作用。但是當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作中依然存在著諸多不足之處，本文將針對(duì)這些問題，詳細(xì)闡述電子檔案系統(tǒng)的合理運(yùn)用策略，以促進(jìn)工作效率的提升。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足

（一）保存難度大

隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案數(shù)量也會(huì)隨之大量增加。紙質(zhì)檔案會(huì)占用更多的儲(chǔ)存空間，但醫(yī)院的儲(chǔ)存空間有限，此時(shí)管理人員就不得不投入更多的精力去整理歸納。另外，材質(zhì)不同的檔案，存儲(chǔ)條件也會(huì)有所差別，但是空間有限、資源有限，較為久遠(yuǎn)且材質(zhì)特殊的檔案難免會(huì)出現(xiàn)損壞，從而導(dǎo)致檔案缺失。

（二）查詢難度大

當(dāng)前，還有很多醫(yī)院在檔案管理工作上依然采用人工管理的方式，因此在查詢調(diào)閱卷宗時(shí)，需要花費(fèi)大量的人力去查詢調(diào)卷，并且繁瑣的手續(xù)也浪費(fèi)了很多的寶貴時(shí)間，檔案查詢的順利性和時(shí)效性都較低，對(duì)后續(xù)工作的開展產(chǎn)生了不利影響。

二、電子檔案系統(tǒng)的合理運(yùn)用策略

（一）設(shè)置數(shù)據(jù)庫

在醫(yī)院的電子檔案管理中，數(shù)據(jù)庫設(shè)置是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，同時(shí)也有著比較高的復(fù)雜性，不僅要滿足當(dāng)前檔案的存儲(chǔ)需求，而且還要為之后電子檔案的更新預(yù)留出足夠的空間[1]。因此設(shè)置的數(shù)據(jù)庫處理系統(tǒng)要具備較高性能，能夠?qū)n案資料進(jìn)行反復(fù)修改。為了確保檔案資料數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)，免受兼容問題的影響，在管理數(shù)據(jù)資源的時(shí)候，可對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行加密，并將其設(shè)置為自動(dòng)存儲(chǔ)和自動(dòng)備份。這樣不僅能解決兼容問題，而且還可以有效降低病毒入侵或者黑客襲擊所造成的損失，避免數(shù)據(jù)資料的大量損壞和流失。

（二）對(duì)設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)和更新?lián)Q代

計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備一定要配備相應(yīng)的刻錄機(jī)，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)之后，應(yīng)用刻錄機(jī)將電子檔案文件進(jìn)行歸納，并將刻錄完的光盤存放在安全的地方，以免由于計(jì)算機(jī)軟件出現(xiàn)問題而導(dǎo)致數(shù)據(jù)受損流失[2]。當(dāng)發(fā)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)出現(xiàn)異?；蛘呤懿《厩忠u時(shí)，要馬上對(duì)計(jì)算機(jī)病毒防治系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，為電子文檔設(shè)置相應(yīng)的訪問密碼和權(quán)限。另外要對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)行環(huán)境隨時(shí)進(jìn)行必要的檢查，保證其時(shí)刻處于干凈、通風(fēng)的環(huán)境中，防止計(jì)算機(jī)遭受異常環(huán)境影響而出現(xiàn)死機(jī)、藍(lán)屏、自動(dòng)關(guān)機(jī)，而最終導(dǎo)致文件缺失損壞等不良狀況。

與此同時(shí)，當(dāng)計(jì)算機(jī)在長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行狀況下出現(xiàn)機(jī)體過熱、卡頓或者噪音變大等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)其軟硬件進(jìn)行檢測(cè)，如果計(jì)算機(jī)使用年限過長(zhǎng)，導(dǎo)致硬件老化、工作效能降低，要對(duì)這部分組件進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，或者購置全新的機(jī)器設(shè)備替換老舊設(shè)備，以免由于機(jī)器故障而造成的電子文件損毀。

（三）提高管理人員多電子檔案管理系統(tǒng)的操作技能

以往大多是醫(yī)院的退休人員擔(dān)任醫(yī)院檔案的管理工作，計(jì)算機(jī)水平有限，無法對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的操作，降低了該系統(tǒng)的使用率且存在著相當(dāng)大的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此醫(yī)院應(yīng)定期組織相關(guān)管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，并鼓勵(lì)其進(jìn)行積極的自主學(xué)習(xí)，以此來提高其對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平。培訓(xùn)學(xué)習(xí)后要對(duì)其操作技能進(jìn)行考核測(cè)試，合格后才能繼續(xù)入職上崗，不合格的要繼續(xù)接受培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

另外醫(yī)院還可以聘請(qǐng)?jiān)和鈱I(yè)人才對(duì)本院的電子檔案管理工作進(jìn)行實(shí)地考察，綜合分析醫(yī)院的真正需求和具體情況后，制定一個(gè)有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃以及主要的管理方向[3]。有時(shí)為保證電子檔案資料的安全，并提高工作效率，醫(yī)院會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)更新，有些工作人員可能短時(shí)間內(nèi)無法掌握新設(shè)備的操作技能和操作技巧，對(duì)此醫(yī)院要定期開展階段性的專業(yè)知識(shí)講座，完善管理人員的操作技能，保證工作效率和文件檔案的安全性。

（四）完善優(yōu)化管理體制

任何工作的順利高效開展都離不開完善管理制度的規(guī)范，對(duì)于醫(yī)院的電子檔案管理同樣如此，完善優(yōu)化管理體制，才能有效發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)的便利性和高效性。就此醫(yī)院應(yīng)該不斷規(guī)范電子文檔的存儲(chǔ)-整理-維護(hù)-抽調(diào)流程，并實(shí)行個(gè)人責(zé)任制，使管理工作能夠有章可循。此外醫(yī)院還可制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，以此來規(guī)范員工的工作行為，增強(qiáng)其積極性和責(zé)任心。

三、結(jié)束語

綜上所述，將電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。不僅解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案要求存儲(chǔ)空間大的問題，而且提高了檔案的保存質(zhì)量和安全性，同時(shí)還能夠便于醫(yī)生隨時(shí)調(diào)閱研究，極大的提升了工作效率。但是在實(shí)際應(yīng)用中，管理人員要不斷提升自身的操作技能，及時(shí)維護(hù)更新設(shè)備，保證電子檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1] 管采薇. 醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外，2017（6）：30-30.

[2] 熊瑛，甄玲，余國兆. 醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用[J]. 中國醫(yī)療器械信息，2017，23（6）：116-117.

[3] 牛靜麗. 電子病歷在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用[J]. 中國經(jīng)貿(mào)，2016（5）：117-117.

作者簡(jiǎn)介：孫全軍，1970年5月，男，鄄城縣大埝鄉(xiāng)冀莊行政村冀莊村43號(hào)，漢族，大專，醫(yī)師，古泉社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，畢業(yè)于濟(jì)寧醫(yī)專，臨床專業(yè)，郵編。274600