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        Word軟件實(shí)際應(yīng)用中存在的問題及處理對策探討

        2018-12-22 01:27:15
        無線互聯(lián)科技 2018年16期
        關(guān)鍵詞:工作效率功能

        房 悅

        (陜西警官職業(yè)學(xué)院,陜西 西安 710021)

        在全球數(shù)字化發(fā)展的今天,我國的數(shù)字化出版產(chǎn)業(yè)以及相關(guān)產(chǎn)業(yè)也有著明顯的進(jìn)步。Word軟件可以對文字和圖片的編排進(jìn)行數(shù)字化的加工和瀏覽,同時(shí)可以查閱電子資料。所以,Word軟件技術(shù)也是計(jì)算機(jī)技術(shù)的一大重要部分,熟練Word軟件的操作有著較強(qiáng)的必要性。學(xué)習(xí)者和應(yīng)用者應(yīng)對Word軟件在實(shí)際應(yīng)用中多出現(xiàn)的問題進(jìn)行學(xué)習(xí),以此來提高Word軟件的工作效率。

        1 Word軟件的應(yīng)用特點(diǎn)

        目前,隨著我國互聯(lián)網(wǎng)的不斷深入普及,計(jì)算機(jī)在人們的生活工作中已經(jīng)有著極大應(yīng)用,并且人們對計(jì)算機(jī)的依賴越來越強(qiáng)。Word軟件是一款辦公軟件,對于學(xué)習(xí)和辦公的幫助極大。Word軟件不僅可以對文字文檔進(jìn)行編輯和制作,同時(shí)在學(xué)習(xí)和查閱資料時(shí)也有著很好的效果,為學(xué)習(xí)和辦公提供了便捷[1]。所以對Word軟件技巧加以掌握,可以極大地提升文字和文件的處理效率,對應(yīng)用者的學(xué)習(xí)和使用有著極大的幫助。

        學(xué)習(xí)者或應(yīng)用者在Word軟件使用過程中,首先對軟件的本身應(yīng)加以了解,對其功能有著基本的掌握。首先,對Word軟件自身所具備的強(qiáng)大功能要予以重視。

        1.1 文字編排功能

        在工作學(xué)習(xí)中,合理利用Word軟件文字編排功能,可提高軟件本身的工作效率。Word軟件可以快捷地實(shí)現(xiàn)文字編輯、排版等功能。對于Word軟件能夠熟練掌握者,可以快速地解決文字處理問題。

        1.2 導(dǎo)向功能

        Word對文字編排有強(qiáng)大的格式轉(zhuǎn)化能力,例如可以將Word可編輯形式轉(zhuǎn)換為PDF和圖片格式。此外,Word軟件還具有多項(xiàng)人性化和多樣化的操作。在此基礎(chǔ)上,學(xué)習(xí)者可以在不斷深化學(xué)習(xí)和熟練中來對Word軟件加以掌握,并且不斷地了解Word的全面的功能。

        在學(xué)習(xí)Word軟件的過程中,由于其功能繁瑣和復(fù)雜,初學(xué)者會(huì)因不熟練而在操作中出現(xiàn)一系列的問題。比如,因?yàn)閷浖D標(biāo)所在的位置不熟悉,對各項(xiàng)功能不熟練,不清楚圖標(biāo)對應(yīng)的功能,而造成工作耗時(shí)過長,并且對文字的編輯造成了一定誤差。本文對Word軟件在實(shí)際運(yùn)用中所出現(xiàn)的幾個(gè)常見問題進(jìn)行剖析,探討其對策,從而提高Word軟件的辦公效率。

        2 Word軟件實(shí)際應(yīng)在所出現(xiàn)的問題

        2.1 Word文檔在轉(zhuǎn)換后的信息丟失問題

        在使用方正軟件進(jìn)行文字排版時(shí),Word軟件里的文檔需要轉(zhuǎn)換成方正書版后才可以進(jìn)行編排,但是,在文檔進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換時(shí),由于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和字庫的版本不同,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容丟失和亂碼等情況。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。

        (1)在Word文檔在對方正書版轉(zhuǎn)化后,由于一些特殊的字符,例如羅馬數(shù)字、拉丁字母等難以準(zhǔn)確地識別,導(dǎo)致轉(zhuǎn)化后的文檔會(huì)出現(xiàn)一些亂碼或者空格[2]。

        (2)在文檔中出現(xiàn)了一些網(wǎng)絡(luò)域名,電子郵箱等情況時(shí),會(huì)被系統(tǒng)自動(dòng)識別為超連接模式。但鼠標(biāo)移動(dòng)此類文字時(shí),系統(tǒng)會(huì)提示超鏈接,在鼠標(biāo)點(diǎn)擊時(shí)會(huì)自動(dòng)連接到網(wǎng)絡(luò)。超鏈接一般不會(huì)被方正軟件所識別,在轉(zhuǎn)化后會(huì)出現(xiàn)圖片格式。

        2.2 Word文檔排版細(xì)節(jié)不規(guī)范

        一個(gè)稿件雖然經(jīng)過作者、審稿人與編輯的層層檢查,但是在稿件的細(xì)節(jié)處理上仍然會(huì)出現(xiàn)問題,這為校對工作增加了一定的困難,導(dǎo)致出版質(zhì)量難以達(dá)到要求,具體問題體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

        (1)在Word文檔中,阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母以及一些特殊的字符經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)外形相似導(dǎo)致誤用的狀況[3]。這些問題可能在作者寫作和編輯的過程中,已經(jīng)加以重視和修改,但是在Word軟件的識別中仍然難以區(qū)分,并且在排版中經(jīng)常被忽略。

        (2)在一些特殊的文章或論文中,會(huì)經(jīng)常使用斜體字和上下標(biāo)的狀況,在Word編排稿件中,往往在應(yīng)標(biāo)注的區(qū)域而沒有進(jìn)行標(biāo)明。發(fā)生此類現(xiàn)象的原因,大多是由于編排者把工作的重點(diǎn)放在了文章的內(nèi)容上,從而忽略了細(xì)節(jié)。

        2.3 Word軟件在常規(guī)操作中的問題

        (1)通常情況下,Word軟件中文字的自動(dòng)轉(zhuǎn)行往往不會(huì)出現(xiàn)問題,在行文中如果出現(xiàn)英文、小數(shù)點(diǎn)、數(shù)字和一些其他特殊字符時(shí),Word的自動(dòng)轉(zhuǎn)行將不能視其為一個(gè)整體,進(jìn)而導(dǎo)致文章在自動(dòng)轉(zhuǎn)行中格式不規(guī)范的現(xiàn)象,對后期的校對帶來較大麻煩。如果在一個(gè)自然段中出現(xiàn)過一次類似狀況,那么之后此類問題會(huì)頻繁出現(xiàn)。

        (2)Word軟件中的替換功能在使用中也是利弊同存的,替換功能雖然可以提高工作效率,但是實(shí)際應(yīng)用中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不應(yīng)該替換的內(nèi)容卻被替換了。文章中如果出現(xiàn)了英文字母,單詞的第一個(gè)字母應(yīng)該是大寫,如果大小寫沒有準(zhǔn)確區(qū)分,會(huì)出現(xiàn)識別錯(cuò)誤的現(xiàn)象。

        3 Word軟件實(shí)際運(yùn)用中問題的應(yīng)對措施

        3.1 重視Word軟件的功能運(yùn)用

        對于文章類型的排版規(guī)范應(yīng)加以掌握,對于文章中經(jīng)常出現(xiàn)的特殊字符,小數(shù)點(diǎn)以及公式類文字的使用方法應(yīng)加以掌握。同時(shí)對排版中的各項(xiàng)功能應(yīng)深入了解,要充分重視Word軟件中常規(guī)操作的利弊,對特殊符號的用法加以注意,對待Word軟件文字處理應(yīng)謹(jǐn)慎操作。在Word文檔的錄入過程中,可以對純粹的文字進(jìn)行復(fù)制,可使用粘貼的方式,如果出現(xiàn)了圖文結(jié)合的情況,需對其進(jìn)行重新設(shè)置,在行間距中作出調(diào)整。

        3.2 做好Word排版前準(zhǔn)備

        在收到稿件后不應(yīng)急于排版或轉(zhuǎn)換,應(yīng)首先對全文進(jìn)行通讀,將容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的區(qū)域劃分出來,同時(shí)采用相關(guān)的保護(hù)措施。對于文本框和頁腳在轉(zhuǎn)換時(shí)容易丟失的情況,應(yīng)該在Word文件排版前,將其復(fù)制到備用文件夾中,以防丟失[4]。在預(yù)防超鏈接丟失時(shí),應(yīng)對超鏈接中的特殊字符進(jìn)行特殊標(biāo)注,在排版中應(yīng)注意,即使出現(xiàn)亂碼現(xiàn)象,也可以通過搜索及時(shí)找回。

        3.3 積累Word軟件運(yùn)用技巧

        (1)許多文章的排版格式是相同的。因此可利用快捷方式的設(shè)置對文章進(jìn)行排版命令。在Word軟件的編輯過程中,Word軟件里有許多快捷方式和技巧,通過靈活運(yùn)用可以使文字的處理效率大大提升。首先,Word軟件中有快速定位功能,打開Word文檔,按住Shift鍵加上F5鍵可以快速地定位到最近一次編輯的位置,可以使Word軟件使用效率獲得一定的提升。其次,對于清除頁眉設(shè)置的橫線時(shí),可以利用頁腳編輯模式,全選頁眉的文字。在轉(zhuǎn)換到正文模式后,可對橫線進(jìn)行消除,這是有效地使用頁眉的方式之一。

        (2)在文章排版中,如果遇到了相似的一級標(biāo)題,可以選擇其中一項(xiàng)標(biāo)題,按住Ctrl+0,Word軟件中的排版命令會(huì)自動(dòng)將其填充到此一級標(biāo)題中。這樣操作的優(yōu)點(diǎn)在于節(jié)省了排版的時(shí)間,同時(shí)減少了人工輸入所可能產(chǎn)生的誤差[5]。此外,在一些公式的輸入過程中,人工輸入方法及其繁瑣且容易出錯(cuò),此時(shí)可以通過一些快捷鍵立即生成所需要的公式。在Word軟件的使用中,還有著許多類似的快捷操作,可以極大地提高Word軟件的工作效率。

        4 結(jié)語

        綜上所述,Word軟件為文字排版工作帶來了極大便利,在Word軟件實(shí)際運(yùn)用中,如果不注重方法或操作不當(dāng),會(huì)出現(xiàn)一系列問題,導(dǎo)致Word軟件工作效率不高。因此操作人員應(yīng)對Word軟件的功能特點(diǎn)加以重視,規(guī)避和預(yù)防文檔在轉(zhuǎn)換后信息丟失、排版細(xì)節(jié)方面的不規(guī)范以及軟件在常規(guī)操作中的其他問題。準(zhǔn)確有效地對文章類型的排版規(guī)范加以掌握,仔細(xì)通讀稿件和熟練快捷方式的運(yùn)用是有效提升Word軟件在實(shí)際運(yùn)用中效率的重要措施。

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