梁宏音 深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院交通與環(huán)境學(xué)院

Excel在辦公當(dāng)中應(yīng)用比較廣泛，其有著比較多的應(yīng)用功能，能滿足實(shí)際辦公的需要。數(shù)據(jù)表格在部門管理當(dāng)中加以應(yīng)用，就能提高部門管理的水平和效率，這就要求運(yùn)用Excel數(shù)據(jù)表格的時(shí)候，能注重和部門管理的內(nèi)容緊密結(jié)合，保障Excel的科學(xué)應(yīng)用，發(fā)揮其自身的作用。

1 Excel數(shù)據(jù)表格的功能及特征闡述

1.1 Excel數(shù)據(jù)表格的功能體現(xiàn)

Excel數(shù)據(jù)表格在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，有著比較多樣的功能，結(jié)合部門管理的內(nèi)容就可對(duì)Excel數(shù)據(jù)表格科學(xué)的應(yīng)用。其中的工作區(qū)保存功能比較常用，實(shí)際的部門管理當(dāng)中，會(huì)有多個(gè)Excel工作簿進(jìn)行匯總的情況，而在這一工作表沒有完成的時(shí)候，需要整理其他工作，保存工作區(qū)的功能就比較重要，可在文本框中寫上比較方便記住的名字選擇保存路徑，這樣在下次使用的時(shí)候就能直接打開[1]。再者，Excel數(shù)據(jù)表格的功能中，數(shù)據(jù)有效性功能也是比較突出的，數(shù)據(jù)表格的內(nèi)容修改過(guò)程中，就要保持輸入規(guī)則的一致性，其中的批注功能以及規(guī)范數(shù)據(jù)輸入功能都是比較關(guān)鍵的操作功能。另外，Excel數(shù)據(jù)表格功能當(dāng)中的數(shù)據(jù)瀏覽以及編輯功能和自動(dòng)篩選功能也是比較常用的，還有就是快捷設(shè)置打印的功能，這些多樣化的功能就能滿足實(shí)際部門管理工作的需要。

1.2 Excel數(shù)據(jù)表格的功能特征闡述

Excel數(shù)據(jù)表格的功能特征比較鮮明，主要體現(xiàn)在信息的共享方面，其統(tǒng)計(jì)功能就減少了統(tǒng)計(jì)信息加工中重復(fù)勞動(dòng)以及失真的可能性，這樣就能節(jié)約時(shí)間提高工作的效率，在信息的共享方面能加以突出。Excel數(shù)據(jù)表格功能的綜合性比較突出，進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)以及分析的功能能鮮明的突出，方便信息的綜合運(yùn)用，這就能將Excel的最大效益得以發(fā)揮[2]。Excel數(shù)據(jù)表格功能的大眾化特征也比較突出，比較方便易學(xué)，操作也比較簡(jiǎn)單，這樣就大大減少了語(yǔ)言以及應(yīng)用場(chǎng)合等因素的顯著，使得Excel數(shù)據(jù)表格能廣泛應(yīng)用。

2 Excel數(shù)據(jù)表格在部門管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)及具體應(yīng)用

2.1 Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)發(fā)揮

部門管理工作當(dāng)中，由于涉及到的內(nèi)容比較多，對(duì)Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用就顯得比較重要，這是優(yōu)化管理工作提高管理效率的重要工具。Excel數(shù)據(jù)表格在部門管理中之所以得到廣泛的應(yīng)用，正是由于其自身的優(yōu)勢(shì)，其豐富的函數(shù)功能為實(shí)際的計(jì)算投資以及計(jì)算折舊等工作提供很大方便。其中所提供的函數(shù)有數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)以及查找應(yīng)用的函數(shù)等，這些都是部門管理中比較常用的函數(shù)功能，能滿足實(shí)際工作需求。Excel數(shù)據(jù)表格處理功能也比較豐富，這也是其最為突出的特征，制表功能比較簡(jiǎn)單靈活，并且有著動(dòng)態(tài)連接的功能，與之建立的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)的刷新，在數(shù)據(jù)表格的處理效率上比較突出。

另外，Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在圖表應(yīng)用上，對(duì)于業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)以及分析預(yù)測(cè)的工作有著良好的輔助作用，能夠準(zhǔn)確的為用戶提供有價(jià)值的信息。再有就是Excel數(shù)據(jù)表格的分析工具以及決策的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)比較突出，數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用對(duì)財(cái)務(wù)工作人員分析財(cái)務(wù)管理工作提供了很大方便。再有就是Excel數(shù)據(jù)表格應(yīng)用中宏語(yǔ)言的應(yīng)用比較常見，通過(guò)visual basic提供的功能，就能通過(guò)自動(dòng)方式進(jìn)行執(zhí)行任務(wù)，構(gòu)建完善財(cái)務(wù)管理的應(yīng)用程序，這對(duì)處理實(shí)際的財(cái)務(wù)工作任務(wù)就提供了方便。

2.2 Excel數(shù)據(jù)表格在部門管理中的綜合應(yīng)用

Excel數(shù)據(jù)表格在部門當(dāng)中的應(yīng)用就要結(jié)合其實(shí)際的需要，由于數(shù)據(jù)表格的功能比較多，要和部門管理的工作內(nèi)容緊密的結(jié)合起來(lái)，這樣才能發(fā)揮Excel數(shù)據(jù)表格的作用。部門管理工作當(dāng)中，對(duì)于文檔的管理是比較常見的，通過(guò)Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，能進(jìn)行文檔的信息共享以及發(fā)布數(shù)據(jù)等[3]。實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，將Excel在局域網(wǎng)當(dāng)中共享數(shù)據(jù)信息，打開共享數(shù)據(jù)所在工作簿，進(jìn)行選擇工具中共享工作簿，編輯選項(xiàng)卡選擇允許多用戶同時(shí)編輯，激活高級(jí)選項(xiàng)卡內(nèi)容并單擊高級(jí)選項(xiàng)卡，然后設(shè)置具體選項(xiàng)。通過(guò)Excel數(shù)據(jù)表格的發(fā)布功能應(yīng)用，就能實(shí)現(xiàn)文檔的共享目標(biāo)。

通過(guò)Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，進(jìn)行部門管理中的績(jī)效管理也是比較方便的。部門的管理工作當(dāng)中，年終總結(jié)以及績(jī)效考核也是比較關(guān)鍵的，這樣就能及時(shí)的了解部門成員的工作狀況，這對(duì)部門成員的獎(jiǎng)罰制度落實(shí)就提供了方便。Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用中，通過(guò)進(jìn)行制作績(jī)效考勤表以及年度考勤表等，如果是涉及到函數(shù)應(yīng)用，其中也有著相應(yīng)的功能，這對(duì)實(shí)際的需求能得到滿足。

而通過(guò)Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)薪資管理的目標(biāo)也比較方便，這也是部門管理工作當(dāng)中比較重要的內(nèi)容，這是提高部門員工工作積極性的重要項(xiàng)目。在進(jìn)行薪資管理的過(guò)程中，運(yùn)用Excel數(shù)據(jù)表格，其中就有自帶的函數(shù)公式準(zhǔn)確靜思園，對(duì)于部門員工個(gè)人所得稅計(jì)算，就可通過(guò)Excel數(shù)據(jù)表格當(dāng)中的相關(guān)功能運(yùn)用，公式設(shè)置通過(guò)“=MAX（月工資額-工資基數(shù)）*丨5，10，15，20，25，30，35丨%-{0,105,505,1055,2555,5515,11555},0”或者是根據(jù)其他的函數(shù)進(jìn)行計(jì)算，如通過(guò)對(duì)IF函數(shù)的應(yīng)用，也能進(jìn)行方便的薪資管理。運(yùn)用到Excel進(jìn)行薪資管理的過(guò)程中，其中就會(huì)有日期函數(shù)問(wèn)題，涉及到員工的工作時(shí)間以及月份等，這就要結(jié)合實(shí)際進(jìn)行選擇相應(yīng)的公式[4]?！? DATEDIF(起 始時(shí)間，終止時(shí)間 ，“ D”)”，“ = DATEDIF( 起 始時(shí)間， 終止時(shí)間，“ M”)”，“ =DATEDIF (參加工作時(shí)間，TODAY()，“ Y ”)”。這樣就能實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。

部門管理工作中，對(duì)于人事管理工作也能通過(guò)Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用進(jìn)行優(yōu)化。保障部門的良好運(yùn)行，就要做好人員的管理工作，對(duì)人員的考勤管理運(yùn)用Excel數(shù)據(jù)表格能提高管理的效率。通過(guò)Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，進(jìn)行啟動(dòng)開始工作，在彈出的菜單當(dāng)中選擇建立工作簿，然后進(jìn)行切換新建工作簿的窗格當(dāng)中，單擊模板電子方案表格的選項(xiàng)，可在其中選擇考勤記錄的模板，然后進(jìn)行確定[5]。這樣就能方便的找到針對(duì)性的考勤工作簿加以應(yīng)用，對(duì)文件進(jìn)行命名后就能直接的使用，在編輯區(qū)左側(cè)名稱框中命名所有部門，然后進(jìn)行切換確定。通過(guò)對(duì)Excel數(shù)據(jù)表格的應(yīng)用，就對(duì)管理人員在人事管理工作的實(shí)施中有序規(guī)范化開展，方便了管理工作開展。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，部門的實(shí)際管理工作當(dāng)中，通過(guò)Excel數(shù)據(jù)表格的科學(xué)應(yīng)用，就能給部門管理工作帶來(lái)諸多的方便，促進(jìn)實(shí)際管理效率提高，保障管理質(zhì)量。通過(guò)此次對(duì)Excel數(shù)據(jù)表格在部門管理當(dāng)中的綜合應(yīng)用研究，希望能為實(shí)際的管理工作提供相應(yīng)思路。

[1]張文龍.如何利用excel電子表格輔助電子招標(biāo)工作[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息. 2017(16)

[2]劉繼芳.把Excel引入會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中[J]. 山東工業(yè)技術(shù).2014(23)

[3]周航.論Excel表在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[J]. 商. 2014(19)

[4]李星月.Excel電子表格在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[J]. 金融經(jīng)濟(jì).2013(14)

[5]劉星.Excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[D].道客巴巴doc88.corn.2016(24)