張晨亮 呂子慎 張亞靜 河北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著河北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦學(xué)規(guī)模逐步增大，對于新教師和高技能型人才的需求量也在逐步加大。每年的新教師通過郵件的方式進(jìn)行報名，之后由人事處相關(guān)負(fù)責(zé)人員將郵件附件一個個下載下來，并從下載好的文件手動提取出關(guān)鍵信息，再手動填到一張新的excel中。近幾年隨著報名人員的數(shù)目激增，僅2017年報名的人員已經(jīng)達(dá)到1600多人。因此新教師的報名工作的信息的統(tǒng)計成為人事處負(fù)責(zé)人員的一項繁重的工作，且統(tǒng)計信息的過程中不可避免地會有錯誤數(shù)據(jù)生成，為信息統(tǒng)計帶來諸多麻煩。

由于需求的個性化較強(qiáng)，目前國內(nèi)外沒有專門針對于河北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院郵件自動讀取，信息自動拾取的現(xiàn)有軟件，為了解決人事部門負(fù)責(zé)人員繁重重復(fù)的工作，提高工作效率，并提升工作的準(zhǔn)確度因此必須通過研發(fā)河北工院人事招聘信息整合系統(tǒng)以適合我院需求。

1 研究達(dá)到的目標(biāo)和意義

1.1 自動實(shí)現(xiàn)信息整合提高工作效率

由于手動下載郵件、手動提取郵件附件信息工作本身的重復(fù)度較高，容易給操作者帶來厭煩的工作情緒。此外手動操作不僅效率低，且容易出現(xiàn)信息錯誤，通過程序來實(shí)現(xiàn)郵件下載和信息提取的工作會提高工作效率，避免錯誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，防止出現(xiàn)一些不必要的麻煩。

1.2 信息化辦公是學(xué)校辦學(xué)實(shí)力和內(nèi)涵建設(shè)的重要標(biāo)志

隨著我院辦學(xué)實(shí)力的不斷提升，學(xué)院以信息化手段為切入點(diǎn)從各方面和渠道進(jìn)行大膽的改革和創(chuàng)新。辦公自動化的創(chuàng)新是學(xué)院辦學(xué)能力的一個重要標(biāo)志。參與者對于郵件處理和Office文檔處理，采用VBA的方式，可提升效率，未來工作更高效。通過郵件處理數(shù)據(jù)，利用VBA處理Office文檔，應(yīng)用廣泛，本課題不僅僅應(yīng)用于人事招聘，對于通過郵件-Office進(jìn)行的事項均有幫助。學(xué)生在教師的指導(dǎo)下獨(dú)立進(jìn)行課題的研究及真實(shí)項目的研發(fā)是檢驗學(xué)院學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的一個重要手段。

1.3 提升學(xué)生的科研能力和項目研發(fā)能力

近年來，我們學(xué)院教師在教學(xué)方法上不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新，推進(jìn)CDIO的一體化項目教學(xué)理念，教師指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行真實(shí)項目的設(shè)計和研發(fā)，可以快速培養(yǎng)學(xué)生從真實(shí)項目中成長起來。教師在指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行課題研究和真實(shí)項目研發(fā)時，可以在深度和廣度上與學(xué)生的思想進(jìn)行碰撞，可以培養(yǎng)良好的師生感情和技術(shù)交流的氛圍。本課題以真實(shí)項目為載體，從需求分析入手，全部由學(xué)生獨(dú)立自主的完成項目的設(shè)計和研發(fā)，勢必會較大程度地提升學(xué)生的科研能力和項目的研發(fā)能力。

1.4 提升教師的真實(shí)項目研發(fā)能力并積累豐富的教學(xué)案例

教師指導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行項目研發(fā)時，可以積累豐富的真實(shí)教學(xué)案例，學(xué)生在真實(shí)項目的學(xué)習(xí)和研發(fā)過程中，由于目標(biāo)是解決實(shí)際問題，因此會帶有極強(qiáng)的興趣和參與度，真實(shí)項目的研發(fā)為教學(xué)的實(shí)施積累了豐富的經(jīng)驗。以真實(shí)案例為驅(qū)動的教學(xué)，勢必會提升學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，提升教師的教學(xué)質(zhì)量。

2 研究的主要內(nèi)容

本課題的研究是面對河北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院每年階梯式遞增的新教師，人事處相關(guān)工作人員需要完成將近2000個郵件的下載及讀取工作，工作效率非常低，且正確性不能保障。本課題的主要內(nèi)容包括兩大方面，第一是新教師報名者郵件的自動讀取處理，第二是Office格式化文檔的自動化寫入，即自動完成指定郵箱中郵件的讀取，郵件關(guān)鍵信息寫入到格式化的excel文檔中，提升相關(guān)工作人員的辦事效率，提升工作內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

3 研究的主要觀點(diǎn)和設(shè)計思路

3.1 研究的主要觀點(diǎn)

本課題研究的主要觀點(diǎn)是，摒棄以往紛繁復(fù)雜的手動操作，在重復(fù)性的高強(qiáng)度工作內(nèi)容中，協(xié)助相關(guān)人員從中解放出來，通過自動處理郵件讀取和Office格式化文檔的自動寫入，解決每年新教師報名工作中，大量的信息提取需要依靠人事處相關(guān)人員手動下載附件，并提取關(guān)鍵信息的問題，提升工作效率，并確保工作內(nèi)容中信息讀取和寫入的準(zhǔn)確性。

3.2 設(shè)計基本思路

本課題的基本研究思路是，開發(fā)系統(tǒng)整體擬采用B/S架構(gòu)，郵件處理和Office文檔處理采用Windows EXE程序。

具體設(shè)計流程，首先，部署一臺Tomcat服務(wù)器，用于管理員進(jìn)行事務(wù)處理。該服務(wù)器部署一套Web應(yīng)用，用于展示郵件內(nèi)容、提交處理指令；其次，再部署一臺Win64服務(wù)器，部署郵件處理程序。該程序負(fù)責(zé)郵件的讀取、解析、寫入Excel。郵件處理相關(guān)的配置在MySQL服務(wù)器上；最后部署一臺MySQL數(shù)據(jù)庫，存儲用戶管理信息、郵件信息、Excel信息、郵件處理配置信息。

4 研究的重點(diǎn)及難點(diǎn)

4.1 課題研究的重點(diǎn)

課題研究的重點(diǎn)是文檔內(nèi)容的提取。根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)，自動化獲取郵件及其附件，可以通過Pop3協(xié)議獲??；提取Office文檔內(nèi)容需要采用MS VBA獲取。這兩部分技術(shù)都已經(jīng)非常成熟，在課題的研發(fā)和實(shí)施過程中，對課題實(shí)施難點(diǎn)技術(shù)的掌握和把控比較好，因此對于課題項目的順利實(shí)施提供了技術(shù)保障。

4.2 課題研究的難點(diǎn)

課題研究的難點(diǎn)是對于Word文檔的自動化處理。待分析的Word文檔格式可能跟預(yù)期差別很大，因此要求郵件處理程序能夠動態(tài)調(diào)整算法，適用于多變的Word文檔格式。本課題擬采用正則表達(dá)式和智能化匹配方式，自動分析文檔的格式和內(nèi)容，從而提取正確的文檔內(nèi)容，存入Excel文檔，并將狀態(tài)信息存入MySQL數(shù)據(jù)庫，以應(yīng)對各種不同格式化文檔的需求。

5 預(yù)期的實(shí)現(xiàn)價值

“河北工院人事招聘信息整合系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)”課題的研究，在人事處新教師報名環(huán)節(jié)中，能有效地減少相關(guān)負(fù)責(zé)人員的工作量，提高工作效率，提升信息提取和寫入的準(zhǔn)確性。相對于手動操作完成2000封郵件的下載，信息的讀取和格式化文檔的寫入，信息化自動辦公有著無可比擬的優(yōu)勢，同時在互聯(lián)網(wǎng)+的大環(huán)境下，辦公信息化手段得到了有效提升，彰顯了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力。

本課題具有一定的通用性和推廣價值，在大量郵件信息讀取和信息提取，以及格式化文檔的寫入方面具有較好的應(yīng)用前景，適合在全省各個高校中推廣。