金鵬姝 黑龍江省牡丹江林業(yè)中心醫(yī)院

伴隨著醫(yī)院醫(yī)療改革項目的不斷發(fā)展和進步，醫(yī)院要借助文書檔案管理工作開展相應的行政活動，對醫(yī)院各項活動予以監(jiān)督，從而提高數(shù)據(jù)和信息的保存價值，滿足基礎性和服務性文書檔案管理需求。

1.醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

文書檔案是醫(yī)院實施檔案管理的基礎，也是檔案資源的產(chǎn)生根源，它的管理水平直接關系整個醫(yī)院管理工作的開展，是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分。因此，我們有必要對文書檔案管理工作進行深入研究。但就目前我國的文書檔案管理而言，受到傳統(tǒng)理念的影響，使得文書檔案管理不被重視，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 文書檔案工作和檔案管理工作的銜接上存在著問題

在實際工作中，文書檔案和檔案管理工作既是相互聯(lián)系又存在著一定的區(qū)別，兩者是統(tǒng)一又分工明確的內(nèi)容。因此，要想做好文書檔案管理，就必須提前處理好文書檔案與檔案管理工作之間的關系，進而為檔案管理工作的開展提供扎實的理論基礎。基于這種要求，在目前的文書檔案管理工作中必須要將文書同檔案管理結合起來，促使文書工作與檔案工作的相互配合進行，建立一個健全、完善的管理體制。文書管理和檔案管理采用分塊式管理進行分項管理，進而正確處理他們之間的銜接問題，這種管理策略才是一種行之有效、能適應社會經(jīng)濟發(fā)展的管理模式。但是，在這一體制管理上還存在著一定的距離，難以在工作中實現(xiàn)有效的銜接，管理人員也很少在工作中考慮到文書工作的重要性，這難免造成銜接不合理，在文書和檔案管理的銜接上產(chǎn)生脫節(jié)，也出現(xiàn)了檔案格式不規(guī)范、管理不科學問題，進而降低檔案管理質(zhì)量，給整個檔案管理工作的開展造成影響。

1.2 管理人員重視度不足

受到傳統(tǒng)醫(yī)院管理工作的影響，文書檔案管理項目往往得不到有效重視，部分工作人員認為工作本身較為簡單，且工作過程不涉及技術含量，而且工作的價值不高，就會存在消極怠工的工作問題。文書檔案管理起步晚、重視程度不高是我國最突出的文書檔案管理特征。目前，多數(shù)單位檔案管理工作者缺乏專業(yè)知識，也沒有經(jīng)歷過專業(yè)的技能培訓，這難免會影響到文書檔案管理的科學性。在這種情況下，文書檔案管理的分類、立卷技術掌握不熟練，難以實現(xiàn)有效的文書檔案管理。有些單位由于缺乏專職文書檔案員，從而導致文書檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范、材料真?zhèn)尾环置?、收集工作不及時、文書檔案收集缺失以及檔案保管期限的劃分混亂等問題。

另外，盡管醫(yī)院為了順應時代發(fā)展開始將計算機項目和文書檔案管理結合在一起，但是，網(wǎng)絡監(jiān)督監(jiān)管力度不足，就使得整體系統(tǒng)的管理效果和實效性不能得到滿足，文書檔案權益的法律法規(guī)也較為被動，文書檔案權益受到威脅。

由于醫(yī)院會將較多的精力放在醫(yī)療技術人員培訓方面，對于行政類工作較為忽視。工作人員的計算機技術和文書檔案信息分類以及管理工作無序，就會嚴重影響相關文書檔案發(fā)揮實效性作用。并且，文書檔案管理人員常規(guī)化工作存在問題，就會出現(xiàn)管理工作效率失衡的問題。

2.文書檔案管理制度有待完善

在醫(yī)院監(jiān)督管理機制建立的過程中，部分醫(yī)院沒有結合實際情況建立相應的管理制度，就使得工作結構和工作內(nèi)容缺乏有效劃分，無論是規(guī)章制度還是管理策略，長此以往，就會導致文書檔案管理項目和信息管理工作出現(xiàn)嚴重脫節(jié)。另外，由于醫(yī)院文書檔案管理工作沒有制定有效的管理制度，就會導致監(jiān)督機制無法發(fā)揮時效性。

3.醫(yī)院文書檔案管理的有效優(yōu)化措施

3.1 要強化學習效果

在醫(yī)院文書管理工作體系中，要對文書管理工作常規(guī)化運行結構和控制措施予以監(jiān)督和處理，定期組織相關人員開展有效的文書檔案管理工作，常態(tài)化學習的工作原則，真正強化文書檔案管理水平，也為工作人員提升業(yè)務水平奠定堅實基礎。在文書檔案管理工作開展的過程中，要建立健全定期的專業(yè)化培訓項目，保證文書檔案管理人員能提高自身的綜合水平以及素質(zhì)，秉持新的理念和方法對相關問題進行分析。在信息化技術發(fā)展背景下，要想從根本上提高信息系統(tǒng)的安全效果，就要整合文書檔案管理信息監(jiān)督體系，充分發(fā)揮網(wǎng)絡信息資源的優(yōu)勢，在培訓項目中，不僅僅要提高文書管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合計算機水平，也要提高其責任意識，從根本上踐行職業(yè)化培訓項目。

3.2 提升管理資源安全性

在醫(yī)院文書檔案信息化管理工作體系建立后，對于信息管理項目中的電子檔案、信息化數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡服務器等予以監(jiān)督，保證信息資源的安全性和完整性。相關部門也要建立防偽驗證碼，對相關工作結構進行處理，強化分析機制和計算機安全管理水平，為管理資源的全面升級奠定堅實基礎。也就是說，在計算機技術不斷發(fā)展的背景下，只有營造安全的文書管理空間和結構體系，才能為后續(xù)工作的全面開展提供保障，助力行業(yè)文書監(jiān)督效果的實效性。

4.結束語

綜上所述，在醫(yī)院文書檔案管理工作開展的過程中，要建構長效性培訓工作，有效提升管理水平，維護文書檔案管理工作的基本原則，秉持有效的規(guī)章制度，為后續(xù)解決醫(yī)院文書檔案項目中存在的問題奠定堅實基礎。將醫(yī)院建設發(fā)展以及中心任務作為核心內(nèi)容，加強醫(yī)院檔案資料管理規(guī)范化的力度，貫徹并落實各種類型檔案資料管理工作，進而構建健全且系統(tǒng)化的檔案資料體系，為醫(yī)院醫(yī)療與科研工作提供必要的服務。只有這樣，才能夠使醫(yī)院檔案管理工作支持功能得以提高，進一步推動醫(yī)院的全面可持續(xù)發(fā)展。