摘要：檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中的一項(xiàng)基本內(nèi)容，能否按照規(guī)定的程序來進(jìn)行科學(xué)的管理，直接關(guān)系到檔案資料使用的效率和效果。雖然近年來信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，一定程度上促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化程度，但仍然存在諸多的不規(guī)范之處，導(dǎo)致檔案信息的價(jià)值無法有效地利用。基于此，本文在明確目前事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中存在的問題的基礎(chǔ)上，就如何規(guī)范檔案管理工作提出相關(guān)策略，以深化檔案管理工作的開展效果。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范 策略

檔案管理是事業(yè)單位對(duì)基本信息進(jìn)行管理的基本方式，也是確保相關(guān)信息得以充分利用的重要方式。為了適應(yīng)檔案管理和資源利用的要求，有必要從規(guī)范性方面尋求相應(yīng)的策略，提升事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性。

一、事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題

規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理工作中的一項(xiàng)基本要求，也是影響檔案資料信息使用效果的關(guān)鍵所在。就目前檔案管理實(shí)踐活動(dòng)開展的實(shí)際情況來看，存在的不規(guī)范問題集中表現(xiàn)在以下三方面。

（一）檔案管理規(guī)范化意識(shí)欠缺

雖然目前一些事業(yè)單位通過信息技術(shù)系統(tǒng)來對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化、信息化管理，但檔案資料的內(nèi)容仍然需要相關(guān)人員進(jìn)行手工輸入。因此，管理人員的意識(shí)直接關(guān)系到檔案管理的行為，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化程度產(chǎn)生重要的影響。在實(shí)際的檔案管理過程中，一些人員對(duì)檔案資料的內(nèi)容缺乏嚴(yán)格的審查和仔細(xì)的校對(duì)，導(dǎo)致一些檔案資料的內(nèi)容出現(xiàn)差錯(cuò)，弱化了檔案資料的信息價(jià)值。這一問題產(chǎn)生的重要原因就在于管理人員檔案管理規(guī)范化意識(shí)的淡薄。

（二）檔案管理人員缺乏規(guī)范化的行為習(xí)慣

管理人員作為檔案管理工作的實(shí)踐主體，其是否具備良好的規(guī)范化行為習(xí)慣直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化效果。在檔案管理工作跟蹤調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些管理人員在檔案資料的存放、檔案資料內(nèi)容的審查整理等方面缺乏嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度，造成一些檔案資料管理的內(nèi)容和方式與整體的要求之間存在明顯的出入，最終導(dǎo)致在調(diào)檔和使用過程中出現(xiàn)低效、無效的情況。

（三）檔案管理方法缺乏統(tǒng)一性

管理方法是影響事業(yè)單位檔案管理效果的又一大關(guān)鍵因素，其直接影響到管理的效率高低。雖然一些新技術(shù)、新方法逐步被應(yīng)用到檔案管理工作中，但由于傳統(tǒng)管理觀念和方法的束縛，其實(shí)際應(yīng)用的情況并不好。一些管理人員對(duì)數(shù)字化檔案的管理缺乏足夠的細(xì)心和責(zé)任心，使得資料管理方法比較隨意，影響了管理工作的開展效果。

二、規(guī)范事業(yè)單位檔案管理的策略

針對(duì)上述事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中存在的一系列問題，事業(yè)單位及檔案管理人員要通過規(guī)范化思想和行為來加以優(yōu)化解決，確保檔案管理工作的規(guī)范化開展。

（一）強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化意識(shí)

首先，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理內(nèi)容對(duì)單位的重要影響，使其在日常的工作中正確對(duì)待檔案管理工作；其次，事業(yè)單位要借助一些不規(guī)范行為所造成負(fù)面影響的實(shí)際案例，來強(qiáng)化管理人員對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化認(rèn)知，消除其內(nèi)心所存在的僥幸心理；最后，單位要借助制度化的規(guī)定來規(guī)定檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，并明確對(duì)沒有按照規(guī)定內(nèi)容和方法開展相關(guān)工作行為的懲罰措施，借助制度強(qiáng)化管理人員的規(guī)范化意識(shí)。

（二）科學(xué)規(guī)范檔案管理人員的管理行為

首先，事業(yè)單位要根據(jù)《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及自身工作開展的要求，制訂相應(yīng)的內(nèi)部檔案規(guī)范化管理制度，明確檔案管理人員在工作開展過程中所需要注意的細(xì)節(jié)性問題，為檔案管理規(guī)范化開展提供明確的指導(dǎo)；其次，單位要定期對(duì)管理人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)和技能的培訓(xùn)，并借助一些檔案規(guī)范化管理競(jìng)賽檢驗(yàn)檔案管理的工作效率和效果，激發(fā)管理人員在規(guī)范化方面的技能提升積極性；最后，單位或相關(guān)部門要定期對(duì)檔案管理人員的行為規(guī)范化程度進(jìn)行考核，對(duì)于那些存在嚴(yán)重不規(guī)范行為的人員，進(jìn)行相應(yīng)的警告處分，確保檔案管理的規(guī)范性。

（三）優(yōu)化檔案管理方式

在當(dāng)前檔案由紙質(zhì)化向無紙化過渡的階段，事業(yè)單位要強(qiáng)化管理人員的靈活思維，使其根據(jù)不同的檔案類型要求，來開展差異化的檔案管理工作。同時(shí)，要明確各類型檔案管理的方法，防止錯(cuò)誤管理方法所造成的信息資料遭受損失或破壞。

三、結(jié)語

隨著檔案資料數(shù)量和種類越來越多，傳統(tǒng)的管理思想和方法呈現(xiàn)出了一定的滯后性，加之檔案管理人員能力與檔案管理要求之間差距的日益擴(kuò)大，使得檔案管理在規(guī)范性程度方面表現(xiàn)出明顯的不足。因此，事業(yè)單位及檔案管理人員要從強(qiáng)化檔案管理規(guī)范化意識(shí)、培養(yǎng)規(guī)范化管理行為和優(yōu)化檔案管理方式等三方面入手，對(duì)檔案規(guī)范化管理實(shí)行優(yōu)化，確保管理工作良好開展。

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（作者簡(jiǎn)介：里景川，女，本科，中共大安市委老干部局，館員，研究方向：檔案管理）（責(zé)任編輯 劉月嬌）