摘 要：社會(huì)各個(gè)主體交流愈加頻繁的現(xiàn)階段，文書(shū)檔案信息已經(jīng)成為單位發(fā)展進(jìn)程中尤為關(guān)鍵的因素。在現(xiàn)代化和科技化的社會(huì)，單位怎樣才能對(duì)文書(shū)檔案中的信息進(jìn)行有效整合，確保這些信息資源更好地發(fā)揮信息基石作用，是社會(huì)各界尤其是檔案管理學(xué)界廣泛關(guān)注的重要課題。隨著對(duì)文書(shū)檔案研究的愈發(fā)深入，加之信息化技術(shù)融入各行各業(yè)步伐的加快，單位進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃愈發(fā)的依賴于信息資源的挖掘與信息分析，而信息化技術(shù)則為這一塊提供了技術(shù)基礎(chǔ)。筆者詳細(xì)闡述了文書(shū)檔案管理與信息化技術(shù)的融合，以期為文書(shū)檔案管理提供新的研究思路。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理；信息化；硬件設(shè)施；人才建設(shè)

單位文書(shū)檔案記錄著單位的創(chuàng)立、發(fā)展、生產(chǎn)以及各項(xiàng)工作的開(kāi)展?fàn)顩r，是對(duì)單位各項(xiàng)信息最完整、原始的載體，也反映了單位在發(fā)展過(guò)程中作出的決策情況，是單位發(fā)展史和管理史中非常重要的一環(huán)。不同單位工作領(lǐng)域以及工作性質(zhì)的不同，決定了文書(shū)檔案管理相對(duì)復(fù)雜，文書(shū)檔案管理的形式和內(nèi)容也十分多樣。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，單位如何利用信息化技術(shù)賦予文書(shū)檔案更多的靈活性，減少文書(shū)檔案的復(fù)雜性，進(jìn)而使文書(shū)檔案管理利用效率達(dá)到理想的效果，是檔案人員亟待解決的難點(diǎn)。

1 文書(shū)檔案管理信息化概述

所謂文書(shū)檔案信息化，就是在法律和政策的框架下，運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理理念以及現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)單位的產(chǎn)生的各種信息進(jìn)行處置、歸檔、管理和利用的一種文書(shū)檔案管理模式。換句話說(shuō)，文書(shū)檔案信息化與傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理最大的不同在于是以檔案信息為重心，還是以檔案實(shí)體為中心[1]。文書(shū)檔案信息化是一個(gè)繁瑣的系統(tǒng)化工程，這一系統(tǒng)化工程需要不斷的利用各種數(shù)據(jù)化技術(shù)和信息化技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行加工，使各種信息資源變得更為集成化，進(jìn)而極大提高本單位的檔案管理現(xiàn)代化水平。

1.1 文書(shū)檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)

文書(shū)檔案信息化中的“信息化”實(shí)質(zhì)上指的是“信息化技術(shù)”。這是支撐文書(shū)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)。從深層意義上來(lái)講，文書(shū)檔案信息化是對(duì)文書(shū)檔案利用的進(jìn)步，使檔案管理人員能夠利用信息化技術(shù)獲得信息資源并傳遞信息資源，實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的再加工。在文書(shū)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行加工，能夠使信息資源變得更為集成化和資源化，追求更為高效的價(jià)值目標(biāo)。

1.2 文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)

文書(shū)檔案信息化建設(shè)的總目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化，達(dá)到“信息資源高效化”和“信息資源共享”的目的，這就決定了單位在開(kāi)展文書(shū)檔案信息化建設(shè)時(shí)要朝著這個(gè)目標(biāo)努力。由于單位實(shí)際情形的不同以及對(duì)文書(shū)檔案信息化認(rèn)識(shí)上的偏頗，各個(gè)單位在具體開(kāi)展文書(shū)檔案信息化工作時(shí)也就出現(xiàn)了的不同的情況，面臨著不同的挑戰(zhàn)。其中較為典型的就是不分單位過(guò)于強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)的運(yùn)用，而忽略了檔案管理知識(shí)；或者是部分單位過(guò)于強(qiáng)調(diào)利用信息化對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，而忽略了利用信息化技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行利用。

2 文書(shū)檔案管理信息化存在的不足

2.1 軟硬件設(shè)施的雙重缺乏

單位要實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化，需要依托于現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施。由于缺乏對(duì)文書(shū)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，很多單位僅僅配備幾部計(jì)算機(jī)，讓檔案管理人員將日常產(chǎn)生的信息資源錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中[2]。這種做法使文書(shū)檔案信息化管理流于形式，浪費(fèi)財(cái)力物力的同時(shí)，也不能真正挖掘文書(shū)檔案信息化管理所應(yīng)有的作用。一方面，文書(shū)檔案信息化不是單純的將信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資源后進(jìn)行存儲(chǔ)，而是要通過(guò)信息化技術(shù)開(kāi)發(fā)信息資源，使文書(shū)檔案能夠更好地為單位服務(wù)。而文書(shū)檔案的高效利用離不開(kāi)軟硬件設(shè)施的支撐，部分單位在軟硬件投入上不足，導(dǎo)致軟硬件設(shè)施不能跟上時(shí)代的步伐，在缺乏高速掃描儀、檔案管理聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施時(shí)，單位很難實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的高效化。另一方面，很多單位不能及時(shí)組織人員對(duì)各種軟硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)，硬件設(shè)備老化陳舊，軟件設(shè)施無(wú)人管理，給文書(shū)檔案管理信息化工作帶來(lái)了很大的困難?？偠灾?，軟硬件設(shè)施的落后會(huì)影響檔案管理人員的工作體驗(yàn)，信息資源的作用不能完全發(fā)揮出來(lái)，信息化建設(shè)步伐面臨著重重障礙。

2.2 專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

隨著信息技術(shù)更新?lián)Q代步伐的加快，部分地區(qū)檔案管理人員綜合素質(zhì)與文書(shū)檔案信息化工作的全面開(kāi)展脫軌。這里既有知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，知識(shí)結(jié)構(gòu)與時(shí)代脫節(jié)的因素，也有自身思想意識(shí)轉(zhuǎn)變較慢的因素。很多單位不能針對(duì)本單位的人才結(jié)構(gòu)和現(xiàn)狀有針對(duì)性的安排培訓(xùn)，制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，這就導(dǎo)致檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)愈發(fā)的不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。在單位工作時(shí)間較長(zhǎng)的工作人員習(xí)慣了紙質(zhì)檔案的管理模式，文書(shū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)也較為豐富，但在信息技術(shù)的掌握上卻不足，難以熟練的使用各種軟硬件設(shè)施。在單位工作時(shí)間較短的工作人員雖然能夠嫻熟的運(yùn)用各種軟硬件設(shè)施，但是在缺乏工作經(jīng)驗(yàn)的情形下，也難以高效的處理各項(xiàng)文書(shū)檔案管理工作。

3 提升文書(shū)檔案管理信息化效率的路徑

3.1 完善軟硬件設(shè)施

一方面，單位要將信息化建設(shè)納入到戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中和議事日程當(dāng)中，從宏觀上為信息化建設(shè)保駕護(hù)航，增加資金投入比重。在硬件投入上，要保障硬件的先進(jìn)性，購(gòu)置高速?gòu)?fù)印打印一體機(jī)、高速掃描儀、光盤(pán)刻錄儀以及高像素?cái)z像機(jī)等硬件設(shè)施，夯實(shí)信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)軟件的開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)屬于本單位的軟件系統(tǒng)或者信息平臺(tái)，建設(shè)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)，強(qiáng)化文書(shū)檔案的社會(huì)服務(wù)功能。另一方面，單位要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，在購(gòu)置軟硬件設(shè)施的時(shí)要確保該設(shè)施能夠使用較長(zhǎng)時(shí)間，避免因信息技術(shù)更新過(guò)快而導(dǎo)致設(shè)施過(guò)快淘汰，合理節(jié)約資金。

3.2 加強(qiáng)人才建設(shè)

專業(yè)人才隊(duì)伍是決定文書(shū)檔案信息化建設(shè)工程能否落實(shí)、能否成功的關(guān)鍵性因素[3]。文書(shū)檔案信息化建設(shè)工程需要的是復(fù)合型人才，僅靠單一的管理知識(shí)或者單一的管理技術(shù)很難滿足信息化建設(shè)的需要。一方面，單位在引進(jìn)人才時(shí)要關(guān)注人才的知識(shí)機(jī)構(gòu)、專業(yè)機(jī)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)，使剛邁向工作崗位的工作人員能夠盡快的適應(yīng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)的需求。 同時(shí)，單位要建立健全競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，科學(xué)合理的進(jìn)行崗位安排，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，做到人盡其才，進(jìn)而形成凝聚力和戰(zhàn)斗力。另一方面，在崗位培訓(xùn)和人才培訓(xùn)層面，單位要通過(guò)一系列措施來(lái)進(jìn)行完善，通過(guò)組織一系列的培訓(xùn)活動(dòng)，有針對(duì)性的更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，單位也要鼓勵(lì)科研和技術(shù)創(chuàng)新，鼓勵(lì)檔案管理人員運(yùn)用新思想和新技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理，營(yíng)造良好的學(xué)術(shù)氛圍，通過(guò)科研爭(zhēng)取得到國(guó)家有關(guān)部門的科研經(jīng)費(fèi)支持，進(jìn)而培養(yǎng)出具有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理人才。

4 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源被數(shù)據(jù)化之后成為一項(xiàng)可持續(xù)發(fā)展的重要資產(chǎn)，單位對(duì)信息資源的利用效率越高，其進(jìn)行決策時(shí)就有更多的參考依據(jù)，各項(xiàng)工作的開(kāi)展和落實(shí)就會(huì)更加有成效。從單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，利用信息化技術(shù)深度挖掘潛藏在單位文書(shū)檔案中的價(jià)值，是未來(lái)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展方向。同時(shí)，隨著文書(shū)檔案數(shù)量的增加以及結(jié)構(gòu)類型的日趨多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能與現(xiàn)實(shí)的工作需求相匹配。正是基于這樣的環(huán)境，檔案管理人員探討大數(shù)據(jù)技術(shù)以及信息化技術(shù)顯得更為有意義。筆者相信經(jīng)過(guò)政府、單位和社會(huì)各界的努力，我國(guó)文書(shū)檔案管理工作會(huì)有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

黃愛(ài)華（1983-），女，壯族，廣西來(lái)賓，本科，畢業(yè)于桂林理工大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案系列。