屈若卿 賈欣 杜穎

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運而生。電子檔案的出現(xiàn)轉(zhuǎn)變了原有的紙質(zhì)檔案管理制度與方法，對紙質(zhì)檔案管理工作帶來了不小的沖擊，使得檔案管理工作出現(xiàn)了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存現(xiàn)象。本文將對電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理進行分析和探究，希望為檔案管理人員的日常工作提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；檔案管理

檔案管理的發(fā)展趨勢是信息化與電子化，然而受到檔案性質(zhì)、保密要求以及技術(shù)條件等多種因素的限制，當前很多文件仍是紙質(zhì)檔案的形態(tài)。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的并存階段里，如何做好檔案管理工作是檔案管理人員需要思考和探索的問題，而且應(yīng)通過適當?shù)姆绞綄烧哌M行協(xié)調(diào)管理。

1 完善檔案管理制度和標準

檔案載體的更新與檔案管理的智能化，對檔案信息的標準與規(guī)范提出了更高要求。數(shù)據(jù)質(zhì)量對檔案信息系統(tǒng)質(zhì)量起到?jīng)Q定性作用，因此，應(yīng)對數(shù)據(jù)的格式標準進行設(shè)置，如相關(guān)著錄規(guī)則、標引規(guī)則等。在新型檔案載體普及后，亟需完善檔案管理的標引標準、著錄標準、統(tǒng)計標準等業(yè)務(wù)標準，而且多媒體設(shè)備標準、檔案信息儲存格式標準等都需要不斷地完善和改進。一直以來，檔案管理使用的都是紙質(zhì)檔案，管理人員在檔案管理過程中已經(jīng)形成系統(tǒng)的管理理論、經(jīng)驗、方式及制度。在出現(xiàn)新的檔案載體后，這些理論與制度被完全打亂[1]。因此，應(yīng)將建立新型檔案管理制度提上日程，確保其涵蓋電子檔案的利用、保管、鑒定、整理以及歸檔等多個環(huán)節(jié)，還應(yīng)完善電子檔案相關(guān)法律法規(guī)，確保電子檔案的法律地位與真實性。

2 建立健全電子檔案管理體系

紙質(zhì)檔案將紙張作為檔案的載體，這種管理模式和方法歷經(jīng)多年的實踐，充分證明了其可行性，而將這些紙質(zhì)檔案的管理模式和方法應(yīng)用于電子檔案的過程中，可能只適用一部分，而另一部分卻無法適用。因此，應(yīng)建立電子檔案管理標準，健全電子檔案管理體系。由于電子檔案具有一定的特殊性，在具體的管理方法與管理環(huán)節(jié)上需要進行適當調(diào)整。按照過去的檔案管理流程，通過多個環(huán)節(jié)來完善整個系統(tǒng)，確保檔案管理的過程一環(huán)套一環(huán)，層層相扣，并根據(jù)紙質(zhì)檔案進行管理。值得肯定的是，電子檔案對檔案管理工作產(chǎn)生了巨大影響，使檔案管理的方法和內(nèi)容都產(chǎn)生巨大變化。從管理方法來看，檔案管理的許多環(huán)節(jié)通過計算機就可以完成。從管理內(nèi)容來看，收集電子檔案時應(yīng)使其完整度得到保證。同時，應(yīng)有側(cè)重點地對電子檔案進行鑒定。電子檔案具有較強的易修改性，使得檔案的偽造和篡改十分容易，而且不會留下痕跡，因此要把鑒定真?zhèn)巫鳛殍b定工作的工作

重心。

3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員長期對紙質(zhì)檔案進行管理，使得這種管理模式與方法已經(jīng)根植于檔案管理人員的意識深處，對于新型的電子檔案，檔案管理人員應(yīng)做好充足的準備，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思維，更新現(xiàn)代化的檔案管理觀念，將電子檔案當做檔案的重要組成部分，合理的進行管理。同時，對于電子檔案給紙質(zhì)檔案帶來的沖擊，檔案管理人員應(yīng)努力增強自身素質(zhì)，不斷豐富專業(yè)知識。檔案管理人員不但要有充足的基礎(chǔ)知識，還要掌握一定的外語知識及計算機技術(shù)。在學(xué)習計算機知識時，不能僅學(xué)習其皮毛，還要深入了解計算機的開發(fā)利用與信息管理方面，應(yīng)熟悉在管理電子檔案各個環(huán)節(jié)的過程中計算機操作方法。因此，伴隨檔案管理工作中信息技術(shù)的發(fā)展與更新，管理人員的綜合素質(zhì)也應(yīng)盡快提高，不斷充實自己的檔案管理知識，調(diào)整檔案管理方法，從而使檔案管理工作能夠順應(yīng)時代的發(fā)展，增強檔案管理的質(zhì)量與水平。

4 加強檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子檔案與紙質(zhì)檔案都有其具體的物質(zhì)形態(tài)，應(yīng)通過基礎(chǔ)設(shè)施和條件的完善確保檔案的安全。案卷是紙質(zhì)檔案的最小保管單位，需要庫房、檔案裝具、卷盒、卷皮等保管條件與相應(yīng)的保管設(shè)備。紙質(zhì)檔案能夠存儲的信息量相對較小，會產(chǎn)生很多案卷，時間越長，紙質(zhì)檔案就會越多，對庫房的存儲帶來了很大的壓力，檔案庫房緊張成為檔案管理工作的巨大阻礙[2]。電子檔案的出現(xiàn)有效解決了這一問題，電子檔案主要使用光盤、磁帶、磁盤等存儲介質(zhì)，在存儲檔案信息時以光盤為主。一個五寸的光盤大約能夠存儲三萬至四五萬頁A4大小的文稿，加之信息壓縮技術(shù)，光盤的存儲能力能擴大十倍。使用光盤來存儲電子文件，不僅存儲的電子文件多，而且保管時只需要很小的空間，對于保管裝具也沒有過多的限制，在減少檔案庫房壓力的同時，也大大節(jié)省了人力與財力。

5 更新檔案管理工作理論

電子檔案的廣泛應(yīng)用，不但影響著檔案管理的實踐，還影響著檔案管理的理論。在研究檔案管理理論時，要充分考慮科學(xué)技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生的影響，并構(gòu)建新的檔案管理理論，使其不斷地完善與豐富，檔案管理人員還應(yīng)將發(fā)展和創(chuàng)新作為檔案管理理論的研究方向。

6 結(jié)語

總而言之，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理工作是十分重要的。因此，為了更好地進行管理工作，應(yīng)完善檔案管理制度和標準，建立健全的電子檔案管理體系，提高管理人員的綜合素質(zhì)，并加強檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而有效整合電子檔案與紙質(zhì)檔案，發(fā)揮各自優(yōu)勢，推動檔案管理工作的平穩(wěn)發(fā)展。

參考文獻

[1]王鵬，范智新.新形勢下加強高校院系檔案管理工作的思考——以華中科技大學(xué)生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院檔案室為例[J].蘭臺世界，2018，（07）：58-60.

[2]侯衛(wèi)元.轉(zhuǎn)變思維，謀求創(chuàng)新——大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維轉(zhuǎn)變的“四核心”要素[J].科教文匯（下旬刊），2018，（06）：191-192.