王廷群 李佳

摘要：當前，各醫(yī)院的檔案管理正處于紙質(zhì)化檔案管理邁向電子化檔案管理的探索期和轉(zhuǎn)型期，新《會計檔案管理辦法》肯定了會計電子檔案的法律效力，推進了電子化檔案管理進程。如何加強醫(yī)院電子化檔案管理，為會計信息使用者提供實時客觀的數(shù)據(jù)信息，是本文的主要探究方向。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；會計檔案電子化

一、實施會計檔案電子化的重要意義

人們用“大數(shù)據(jù)”來描述和定義信息爆炸時代產(chǎn)生的海量而龐大的數(shù)據(jù)群，并命名與之相關(guān)的技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新。隨著“大數(shù)據(jù)”概念的日益清晰及新《會計檔案管理辦法》的出臺，會計電子檔案不僅受到了政法部門的肯定，同時也引發(fā)會計人思考和開創(chuàng)新的檔案管理模式以此來滿足信息化發(fā)展的需要。按照現(xiàn)行會計準則規(guī)定雖仍需打印紙質(zhì)檔案，但日常工作中，電子檔案的高效逐漸淘汰了傳統(tǒng)手工翻閱方式。依靠財務(wù)管理系統(tǒng)先進、高效、智能的統(tǒng)計手段已成為無可取代的常規(guī)操作，紙質(zhì)檔案的利用率明顯下降。會計電子檔案信息的數(shù)字化便于查詢檢索、指標分析、財報形成。大大提高了會計檔案的使用效率，實現(xiàn)了會計檔案信息的資源共享，也是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

二、財務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及存在不足

（一）管理現(xiàn)狀

當前，財務(wù)檔案紙質(zhì)化管理是會計資料保管的傳統(tǒng)方式，也是各行各業(yè)儲存會計資料等文獻的主要手段。它可以更為直觀地展現(xiàn)業(yè)務(wù)進展的各個環(huán)節(jié)。但由于紙質(zhì)資料儲存空間占用大，資料保管有嚴格物理要求。使得會計紙質(zhì)檔案資料在使用上受地域和時效上的制約，為改善紙質(zhì)檔案管理的不足，充分發(fā)揮會計檔案資料的使用效能，更好的滿足信息使用者的需求，新《管理辦法》應(yīng)勢而生。

（二）存在問題

1.對財務(wù)檔案管理軟件、硬件投入的不足

會計檔案電子化管理的基礎(chǔ)是會計電算化的應(yīng)用。會計電算化系統(tǒng)是紙質(zhì)檔案邁向電子檔案的橋梁。隨著電算化會計的發(fā)展，手工記賬憑證已退出歷史舞臺，電子憑證已逐步覆蓋到會計日常工作的各個領(lǐng)域。當前，各醫(yī)院的財務(wù)部門均已構(gòu)建內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)報銷系統(tǒng)，完成了邁向檔案管理電子化的初步銜接和基礎(chǔ)性工作，但對于具體的軟件功能應(yīng)用還處于淺嘗輒止的階段。相較于傳統(tǒng)會計檔案，電子化會計檔案的形成更依賴于計算機的硬件及軟件，但受于預(yù)算經(jīng)費限制以及管理人員思想認識不足等原因，存在計算機軟硬件更新滯后，低版本操作生成的數(shù)據(jù)不能正常讀取和使用，使數(shù)據(jù)的調(diào)取和分析受到了不同程度影響的可能。另一方面，為了達到電子憑證與紙質(zhì)憑證同期同步歸檔的工作要求，需要足夠儲存空間予以支持。而隨著醫(yī)院的發(fā)展，形成的歷史數(shù)據(jù)資料隨之增多，缺少適合的場地保存。各醫(yī)院一般把條件較好的樓層空間設(shè)定為醫(yī)療區(qū)，后勤綜合保障部門一般設(shè)置在醫(yī)院的邊緣角落，場地設(shè)施存在缺陷，財務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施陳舊、物理儲存環(huán)境不理想。

2.管理制度多是“空架子”，實施細則未到位

財務(wù)檔案種類繁多，而做好財務(wù)資料的有效細分是財務(wù)檔案管理工作的首要前提。當前由于檔案管理人員對財務(wù)檔案分類沒有明確的準則依據(jù)，對電子檔案的形成和使用沒有準確認識，醫(yī)院對會計檔案資料管理制度的制定僅停留在檔案裝訂時效、裝訂規(guī)格、入庫程序等基礎(chǔ)性工作，對會計檔案電子化的工作要領(lǐng)沒有深入的理解和掌握，還不具備針對具體的檔案資料做出合理分類的能力，為會計檔案電子化運行帶來了阻礙。

3.相關(guān)專業(yè)人才匱乏，教育投入不足

要做好會計電子檔案資料的管理工作，不僅要扎實的會計功底，同時還要具備專業(yè)的計算機操作和數(shù)據(jù)處理能力。當前，許多行業(yè)并未注重財務(wù)檔案管理方面人才的培養(yǎng)和儲備。財務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建，一般都交由軟件開發(fā)公司設(shè)計研發(fā)。許多醫(yī)院雖在外包軟件開發(fā)方面撥付不少經(jīng)費，但在軟件交付醫(yī)院使用后期的人員培訓及系統(tǒng)更新上的關(guān)注較少。導(dǎo)致很多系統(tǒng)功能財務(wù)人員不清楚，利用率低。這樣不僅影響會計工作效率，也未將會計軟件的使用得到充分有效的發(fā)揮。

三、做好會計檔案電子化管理基本要求

（一）構(gòu)建專門的醫(yī)院財會檔案信息平臺

研發(fā)適用于醫(yī)院的財務(wù)檔案管理平臺，是實現(xiàn)會計檔案電子化的重要保證。對實施電子化前產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將其整體錄入到數(shù)據(jù)庫平臺，減輕醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員的工作強度和壓力，在一定程度上補充財務(wù)檔案信息的完整性。使會計資料的閱覽調(diào)取更便捷和高效，全面實現(xiàn)醫(yī)院財會檔案的信息化。且能夠更科學合理地整合相關(guān)的人力和財力資源，從而最大限度地提升醫(yī)院財務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）制定管理辦法，優(yōu)化管理理念

推行會計檔案電子化管理，要提高會計檔案管理人員的思想認識。當前，各醫(yī)院正處在會計檔案電子化管理的探索期，為確保醫(yī)療資金的安全可靠，應(yīng)保持紙質(zhì)財務(wù)檔案與電子檔案并存，待時機成熟后再逐步降低紙質(zhì)檔案資料的使用。新管理制度中規(guī)定“形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案”說明電子檔案是紙質(zhì)檔案的輔助資料，要以紙質(zhì)檔案為依托，要具備與紙質(zhì)資料的對應(yīng)檢索性。所以，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的檔案管理方式是我們目前必須遵守的檔案管理原則。醫(yī)院應(yīng)由專門負責檔案的管理人員，定期將電子會計資料進行分類管理及查重補漏。使會計信息在不同存儲模式下相互監(jiān)督、互為補充，發(fā)揮二者的協(xié)同效應(yīng)。這種探索實踐對財務(wù)管理者來說，不僅是極大的飛躍也是未來會計檔案的管理趨勢。

（三）加強教育投入，培育專業(yè)人才

要實現(xiàn)檔案管理的信息化，人是最核心的因素。檔案人員隊伍能力強弱，水平高低，直接關(guān)系到這一新模式的實施效果。醫(yī)院應(yīng)注重專業(yè)人才培養(yǎng)和儲備，逐步推進檔案管理電子化工作的有序開展。設(shè)置專門崗位人員投身于會計檔案管理，確保會計信息的接收及時、分類準確，確保會計信息的真實完整性。為此醫(yī)院應(yīng)加大專業(yè)人才教育投入，制定合理的工作流程和管理辦法。

（四）加強電子檔案保密意識，做好檔案安全防范工作

醫(yī)院會計檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會計檔案的安全。保護財務(wù)信息不受到網(wǎng)絡(luò)侵犯，顯得尤為重要。醫(yī)院數(shù)字化檔案應(yīng)基于醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，與因特網(wǎng)做好物理隔離。由于電子數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)高度集中的特點，因而非常容易泄密。為防止這類問題的發(fā)生，確保會計信息安全運轉(zhuǎn)，應(yīng)對信息調(diào)取進行分級管理，加強監(jiān)督，定期更換密碼，嚴密財務(wù)工作流程，確保會計賬務(wù)組織體系的完整性和嚴肅性。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項投入大、長積累、見效晚的工作。雖然會計檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠的影響。與此同時也為會計資料檔案管理提出了更高的要求，數(shù)字化為檔案電子化管理帶來了機遇也帶來了挑戰(zhàn)，這些都是財務(wù)管理人員未來要努力完善的方面。

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