嘎日迪

內(nèi)蒙古交通設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010

檔案管理的信息化建設(shè)是推進(jìn)部門(mén)單位信息化建設(shè)的關(guān)鍵要素。檔案管理的信息化建設(shè)需要通過(guò)正確的定位，以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展為目標(biāo)，從全方位對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，通過(guò)信息化的建設(shè)來(lái)提高對(duì)信息資源的利用率，從而可以在部門(mén)單位內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息資源的真正的共享，從而可以為部門(mén)單位的發(fā)展提供推動(dòng)力。

1 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足

1.1 人才建設(shè)存在的不足

受檔案工作人員知識(shí)素養(yǎng)、技術(shù)能力、專(zhuān)業(yè)背景的影響，使得工作過(guò)程中對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能、用戶(hù)需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開(kāi)展，也無(wú)法對(duì)用戶(hù)需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致用戶(hù)的參與度低，雙方無(wú)法進(jìn)行交流，用戶(hù)的眾多需求無(wú)法在系統(tǒng)建設(shè)期間實(shí)現(xiàn)。這一問(wèn)題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專(zhuān)業(yè)性和復(fù)合型人才，對(duì)現(xiàn)有人才也沒(méi)有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)[1]。

1.2 缺少科學(xué)化的系統(tǒng)規(guī)劃

近年來(lái)我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)雖然有所發(fā)展，但是在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中依然存在許多問(wèn)題需要解決。系統(tǒng)建設(shè)和檔案管理發(fā)展目標(biāo)如果與戰(zhàn)略目標(biāo)相違背，就會(huì)影響系統(tǒng)的正常建設(shè)。部分項(xiàng)目已建成系統(tǒng)解決問(wèn)題的效率比較低下，導(dǎo)致其難以滿(mǎn)足當(dāng)前社會(huì)環(huán)境的變化以及當(dāng)前組織變革需求，也會(huì)影響到工作的正常進(jìn)行。一些地區(qū)的組織結(jié)構(gòu)比較陳舊，導(dǎo)致內(nèi)部管理存在滯后的問(wèn)題，且工作人員的個(gè)人素質(zhì)比較低，嚴(yán)重影響了檔案管理信息系統(tǒng)的正常建設(shè)。因?yàn)閲?guó)內(nèi)檔案管理工作開(kāi)展的比較落后，且相對(duì)應(yīng)的技術(shù)方案也不夠合理，所以導(dǎo)致系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)運(yùn)行、系統(tǒng)維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)存在滯后性，與檔案管理相接軌的規(guī)范也比較混亂。檔案管理方面的資源存在短缺的問(wèn)題，且項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)投入比較少，但是相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)卻對(duì)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提出了很高的要求，這種低投入高要求的工作模式嚴(yán)重影響著國(guó)內(nèi)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的正常進(jìn)行。上述問(wèn)題的產(chǎn)生，主要是因?yàn)楫?dāng)前人們過(guò)分關(guān)注如何去建設(shè)管理信息系統(tǒng)，但是卻缺少對(duì)管理信息系統(tǒng)的關(guān)注程度，導(dǎo)致相關(guān)部門(mén)的工作人員缺少系統(tǒng)化檔案建設(shè)方案思考，對(duì)后續(xù)工作的影響較大。

1.3 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中用戶(hù)參與程度低

用戶(hù)在管理活動(dòng)中的信息需求是管理信息系統(tǒng)各階段工作的重要依據(jù)由于專(zhuān)業(yè)背景不同信息系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)用戶(hù)需求的理解和用戶(hù)對(duì)計(jì)算機(jī)化的信息系統(tǒng)功能的理解只能隨著建設(shè)工作的進(jìn)展逐步加深在多數(shù)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中用戶(hù)參與程度低系統(tǒng)建設(shè)工作主要由信息系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)人員承擔(dān)信息系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)人員所習(xí)慣的工作結(jié)果的描述方式用戶(hù)難以理解雙方缺乏有效的溝通用戶(hù)的許多需求難以表達(dá)在建設(shè)過(guò)程中也難以反映出來(lái).

2 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

2.1 注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲(chǔ)備人才

檔案管理工作是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求工作人員熱愛(ài)自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛(ài)崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論知識(shí)和科學(xué)知識(shí)，具有實(shí)際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識(shí)和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對(duì)自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識(shí)素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù)，使自己的能力滿(mǎn)足崗位需求。

2.2 提高計(jì)算機(jī)信息化素養(yǎng)為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)

檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作作為一名檔案工作人員首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守，愛(ài)崗敬業(yè)，既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)在工作中不斷提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量提高其利用率掌握一定的先進(jìn)技術(shù)具備一定的信息能力使自己的能力適應(yīng)日新月異的科學(xué)技術(shù)的需要。

2.3 做好檔案管理信息化建設(shè)工作

檔案管理信息化，是我國(guó)檔案管理十分關(guān)鍵的一個(gè)內(nèi)容，同時(shí)也是保證檔案管理正常進(jìn)行的關(guān)鍵問(wèn)題之一?？茖W(xué)且規(guī)范的檔案管理，可以衡量單位業(yè)績(jī)水平以及單位的整體管理工作水平，可以將其當(dāng)作標(biāo)桿來(lái)對(duì)待。保證檔案管理工作規(guī)范化以及檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本工作目標(biāo)，就是要從根本上提升檔案保管利用價(jià)值，讓檔案保管利用價(jià)值可以最大化的發(fā)揮出來(lái)，方便后期檢索。將以本單位為主作為立卷歸檔最關(guān)鍵的問(wèn)題，結(jié)合各種相關(guān)方法來(lái)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，做好目標(biāo)管控。在工作開(kāi)展的過(guò)程中，多關(guān)注下述三方面的問(wèn)題；首先保證文件立卷以及文件歸檔工作實(shí)效性，其次要做好立卷歸檔分工工作，最后要將以本單位為主的理念深入到歸檔原則條件下，并保證其完整性。因?yàn)楫?dāng)前社會(huì)發(fā)展速度比較快，各種信息化技術(shù)、理念層出不窮，在極短的時(shí)間內(nèi)就會(huì)進(jìn)行一次改動(dòng)，所以檔案管理工作部門(mén)必須要做好對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)建設(shè)工作，并時(shí)刻關(guān)注最新的工作理念、工作方法，隨時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，保證其可以滿(mǎn)足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展要求[2]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是為滿(mǎn)足社會(huì)需要進(jìn)而開(kāi)展的相關(guān)信息的存檔和編輯的過(guò)程檔案管理工作的范圍較廣、工作量大。因此傳統(tǒng)的檔案管理方法很難實(shí)現(xiàn)理想化的檔案管理由于信息技術(shù)發(fā)展的不斷深入檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是檔案管理發(fā)展進(jìn)程中的重要里程碑為提供真實(shí)有效的材料依據(jù)以及信息化資源平臺(tái)建設(shè)都有著重要的意義同時(shí)也是我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的新標(biāo)志。