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        檔案信息數(shù)字化的基本問題

        2018-12-08 11:45:46
        活力 2018年6期
        關(guān)鍵詞:檔案文件備份全文

        (齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心,齊齊哈爾161000)

        所謂檔案信息數(shù)字化,是通過計(jì)算機(jī)錄入、高速掃描技術(shù)、縮微與聲像檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、影像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)等,將傳統(tǒng)載體檔案的目錄與內(nèi)容等轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字形式,形成檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。

        一、檔案信息數(shù)字化的作用

        具體地講,檔案信息數(shù)字化的作用在于:

        1.提高檔案管理工作效率

        通過檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換,檔案的整理、查詢、保護(hù)都可以借助于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行,較之傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式大大提高了工作效率。

        2.壓縮存儲(chǔ)空間,實(shí)現(xiàn)異地備份

        為了減輕災(zāi)難發(fā)生時(shí)對(duì)檔案實(shí)體可能造成的不可挽回的損失,需要對(duì)珍貴的檔案文件進(jìn)行異地備份。運(yùn)用數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù),可以以較低的成本獲得檔案的數(shù)字化備份,而且檔案數(shù)據(jù)庫占用的物理空間很小,因此對(duì)于實(shí)現(xiàn)異地備份十分有利。目前,考慮到盡管數(shù)字化技術(shù)檢索效率高,但縮微膠片比磁盤光盤等載體保存時(shí)間更長(zhǎng),保真性能更好,一些學(xué)者提倡為檔案原件同時(shí)建立縮微膠片備份與數(shù)字化備份,以減少在檔案長(zhǎng)期保存中可能發(fā)生的損失。

        3.擴(kuò)大檔案利用范圍,充分發(fā)揮檔案價(jià)值

        檔案數(shù)字化所帶來的最大好處莫過于可以為更多的用戶提供本地或遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)。經(jīng)過數(shù)字化之后,一份檔案文件信息可以通過計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)同時(shí)為多人提供閱覽服務(wù),還可以借助于檔案網(wǎng)站、電子郵件以及其他網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù),為異地用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)。

        4.促進(jìn)檔案開放,提高檔案館的公共服務(wù)能力

        數(shù)字化大大加快了檔案的開放步伐,使得更多的開放檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)為公眾提供服務(wù),從而提高了檔案館的公共服務(wù)能力,使檔案信息資源可以更多地為社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)與文化事業(yè)服務(wù)。

        二、檔案信息數(shù)字化的對(duì)象

        對(duì)于檔案館(室)而言,檔案信息數(shù)字化工作包括:紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,縮微檔案的數(shù)字化及其與數(shù)字檔案之間的相互轉(zhuǎn)換,聲像檔案的數(shù)字化以及實(shí)體檔案,無論是哪種載體形式檔案的數(shù)字化工作,都應(yīng)遵循規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化、安全性、經(jīng)濟(jì)性原則,以保證數(shù)字化檔案信息真實(shí)、完整地忠實(shí)于檔案原件。具體地,應(yīng)保證工作流程的科學(xué)性,業(yè)務(wù)要求的標(biāo)準(zhǔn)化,工作過程與信息系統(tǒng)的安全性,保證檔案數(shù)字化項(xiàng)目管理的質(zhì)量與效率。

        檔案信息數(shù)字化的對(duì)象包括館藏目錄、檔案文件全文以及館藏資料全文。其中,檔案目錄的數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的第一步,也是實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)。通過對(duì)目錄條目的數(shù)字化,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案文件的計(jì)算機(jī)檢索,方便用戶查找實(shí)體檔案文件,提高檔案管理人員的工作效率。檔案文件與檔案資料的全文數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo),是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全文信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理和檢索的條件,是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化傳遞和共享的基礎(chǔ)。檔案文件種類繁多,數(shù)量巨大,而且具有不同的密級(jí)和開放范圍,因此要慎重選擇數(shù)字化的對(duì)象,分析判斷提供數(shù)字化利用的范圍,比如:是進(jìn)行目錄級(jí)的數(shù)字化還是全文級(jí)的數(shù)字化?是提供館內(nèi)全文檢索還是提供網(wǎng)上全文檢索?從而有重點(diǎn)、分階段、分步驟地進(jìn)行館藏開放檔案的全文數(shù)字化工作。

        三、檔案信息數(shù)字化的方式

        在檔案數(shù)字化過程中,各檔案館根據(jù)各自的實(shí)際條件,常常采用不同的工作方式。有的檔案館將數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作外包給專業(yè)公司;有的檔案館則自己購買數(shù)字化設(shè)備,成立專門的部門進(jìn)行數(shù)字化工作;也有的檔案館與專業(yè)公司合作,派出本館的專業(yè)人員與承包公司合作完成任務(wù)。從目前我國(guó)的情況來看,第三種形式比較常見。

        檔案數(shù)字化是一項(xiàng)工作量大、質(zhì)量要求高的工作,由專業(yè)機(jī)構(gòu)來承擔(dān)可以保證工作質(zhì)量和項(xiàng)目進(jìn)度,有利于工作的順利完成。在檔案信息數(shù)字化之前,應(yīng)當(dāng)就館藏檔案數(shù)字化的范圍、結(jié)構(gòu)、數(shù)量進(jìn)行選擇和鑒定。

        四、館藏檔案數(shù)字化之前的鑒定

        數(shù)字化是一項(xiàng)需要花費(fèi)較多人力物力和時(shí)間的工程,成本較高。在有限的條件下,一個(gè)檔案館不可能把全部檔案數(shù)字化,而只能選擇其中的部分檔案進(jìn)行數(shù)字化。因此,在一個(gè)檔案館開始館藏檔案數(shù)字化之前,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃,確定將要進(jìn)行數(shù)字化的檔案種類、數(shù)量、范圍和結(jié)構(gòu),這就需要對(duì)館藏檔案進(jìn)行鑒定,篩選出準(zhǔn)備進(jìn)行數(shù)字化的那部分檔案。

        檔案數(shù)字化之前的鑒定與傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定既有相似之處,又有不同之處,需要遵循特定的原則。對(duì)此,有學(xué)者提出了精練原則、存史原則與使用優(yōu)先原則;也有學(xué)者提出了利用價(jià)值性原則、搶救性原則、主體原則、原貌與系統(tǒng)性原則。

        結(jié)語

        從數(shù)字時(shí)代檔案學(xué)科的構(gòu)建我們不難發(fā)現(xiàn),檔案學(xué)的發(fā)展要適應(yīng)時(shí)代的要求,創(chuàng)新是不可或缺的因素。數(shù)字時(shí)代的檔案學(xué)科建設(shè)應(yīng)本著特色與創(chuàng)新的思路,走一條以新型學(xué)科方向確立為動(dòng)力、以學(xué)術(shù)隊(duì)伍建設(shè)為基礎(chǔ)、以學(xué)術(shù)研究為核心、以信息化人才培養(yǎng)為目標(biāo)的發(fā)展道路。

        [1]朱玉媛.論檔案學(xué)研究體系的構(gòu)成要素及其相互關(guān)系.檔案學(xué)通訊,2009.

        [2]劉新安.論傳統(tǒng)檔案理論在變革中的作用.北京檔案,2012.□

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