（齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心，齊齊哈爾161000）

所謂檔案信息數(shù)字化，是通過計(jì)算機(jī)錄入、高速掃描技術(shù)、縮微與聲像檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、影像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)等，將傳統(tǒng)載體檔案的目錄與內(nèi)容等轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字形式，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程。

一、檔案信息數(shù)字化的作用

具體地講，檔案信息數(shù)字化的作用在于：

1.提高檔案管理工作效率

通過檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案的整理、查詢、保護(hù)都可以借助于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行，較之傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式大大提高了工作效率。

2.壓縮存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)異地備份

為了減輕災(zāi)難發(fā)生時(shí)對(duì)檔案實(shí)體可能造成的不可挽回的損失，需要對(duì)珍貴的檔案文件進(jìn)行異地備份。運(yùn)用數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)，可以以較低的成本獲得檔案的數(shù)字化備份，而且檔案數(shù)據(jù)庫占用的物理空間很小，因此對(duì)于實(shí)現(xiàn)異地備份十分有利。目前，考慮到盡管數(shù)字化技術(shù)檢索效率高，但縮微膠片比磁盤光盤等載體保存時(shí)間更長(zhǎng)，保真性能更好，一些學(xué)者提倡為檔案原件同時(shí)建立縮微膠片備份與數(shù)字化備份，以減少在檔案長(zhǎng)期保存中可能發(fā)生的損失。

3.擴(kuò)大檔案利用范圍，充分發(fā)揮檔案價(jià)值

檔案數(shù)字化所帶來的最大好處莫過于可以為更多的用戶提供本地或遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)。經(jīng)過數(shù)字化之后，一份檔案文件信息可以通過計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)同時(shí)為多人提供閱覽服務(wù)，還可以借助于檔案網(wǎng)站、電子郵件以及其他網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，為異地用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)。

4.促進(jìn)檔案開放，提高檔案館的公共服務(wù)能力

數(shù)字化大大加快了檔案的開放步伐，使得更多的開放檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)為公眾提供服務(wù)，從而提高了檔案館的公共服務(wù)能力，使檔案信息資源可以更多地為社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)與文化事業(yè)服務(wù)。

二、檔案信息數(shù)字化的對(duì)象

對(duì)于檔案館(室)而言，檔案信息數(shù)字化工作包括：紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，縮微檔案的數(shù)字化及其與數(shù)字檔案之間的相互轉(zhuǎn)換，聲像檔案的數(shù)字化以及實(shí)體檔案，無論是哪種載體形式檔案的數(shù)字化工作，都應(yīng)遵循規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化、安全性、經(jīng)濟(jì)性原則，以保證數(shù)字化檔案信息真實(shí)、完整地忠實(shí)于檔案原件。具體地，應(yīng)保證工作流程的科學(xué)性，業(yè)務(wù)要求的標(biāo)準(zhǔn)化，工作過程與信息系統(tǒng)的安全性，保證檔案數(shù)字化項(xiàng)目管理的質(zhì)量與效率。

檔案信息數(shù)字化的對(duì)象包括館藏目錄、檔案文件全文以及館藏資料全文。其中，檔案目錄的數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的第一步，也是實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)。通過對(duì)目錄條目的數(shù)字化，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案文件的計(jì)算機(jī)檢索，方便用戶查找實(shí)體檔案文件，提高檔案管理人員的工作效率。檔案文件與檔案資料的全文數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)，是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全文信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理和檢索的條件，是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化傳遞和共享的基礎(chǔ)。檔案文件種類繁多，數(shù)量巨大，而且具有不同的密級(jí)和開放范圍，因此要慎重選擇數(shù)字化的對(duì)象，分析判斷提供數(shù)字化利用的范圍，比如：是進(jìn)行目錄級(jí)的數(shù)字化還是全文級(jí)的數(shù)字化?是提供館內(nèi)全文檢索還是提供網(wǎng)上全文檢索?從而有重點(diǎn)、分階段、分步驟地進(jìn)行館藏開放檔案的全文數(shù)字化工作。

三、檔案信息數(shù)字化的方式

在檔案數(shù)字化過程中，各檔案館根據(jù)各自的實(shí)際條件，常常采用不同的工作方式。有的檔案館將數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作外包給專業(yè)公司；有的檔案館則自己購買數(shù)字化設(shè)備，成立專門的部門進(jìn)行數(shù)字化工作；也有的檔案館與專業(yè)公司合作，派出本館的專業(yè)人員與承包公司合作完成任務(wù)。從目前我國(guó)的情況來看，第三種形式比較常見。

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)工作量大、質(zhì)量要求高的工作，由專業(yè)機(jī)構(gòu)來承擔(dān)可以保證工作質(zhì)量和項(xiàng)目進(jìn)度，有利于工作的順利完成。在檔案信息數(shù)字化之前，應(yīng)當(dāng)就館藏檔案數(shù)字化的范圍、結(jié)構(gòu)、數(shù)量進(jìn)行選擇和鑒定。

四、館藏檔案數(shù)字化之前的鑒定

數(shù)字化是一項(xiàng)需要花費(fèi)較多人力物力和時(shí)間的工程，成本較高。在有限的條件下，一個(gè)檔案館不可能把全部檔案數(shù)字化，而只能選擇其中的部分檔案進(jìn)行數(shù)字化。因此，在一個(gè)檔案館開始館藏檔案數(shù)字化之前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，確定將要進(jìn)行數(shù)字化的檔案種類、數(shù)量、范圍和結(jié)構(gòu)，這就需要對(duì)館藏檔案進(jìn)行鑒定，篩選出準(zhǔn)備進(jìn)行數(shù)字化的那部分檔案。

檔案數(shù)字化之前的鑒定與傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定既有相似之處，又有不同之處，需要遵循特定的原則。對(duì)此，有學(xué)者提出了精練原則、存史原則與使用優(yōu)先原則；也有學(xué)者提出了利用價(jià)值性原則、搶救性原則、主體原則、原貌與系統(tǒng)性原則。

結(jié)語

從數(shù)字時(shí)代檔案學(xué)科的構(gòu)建我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案學(xué)的發(fā)展要適應(yīng)時(shí)代的要求，創(chuàng)新是不可或缺的因素。數(shù)字時(shí)代的檔案學(xué)科建設(shè)應(yīng)本著特色與創(chuàng)新的思路，走一條以新型學(xué)科方向確立為動(dòng)力、以學(xué)術(shù)隊(duì)伍建設(shè)為基礎(chǔ)、以學(xué)術(shù)研究為核心、以信息化人才培養(yǎng)為目標(biāo)的發(fā)展道路。

[1]朱玉媛.論檔案學(xué)研究體系的構(gòu)成要素及其相互關(guān)系.檔案學(xué)通訊，2009.

[2]劉新安.論傳統(tǒng)檔案理論在變革中的作用.北京檔案，2012.□