蘇云

萊蕪鋼鐵集團(tuán)銀山型鋼有限公司煉鐵廠 山東萊蕪 271104

1 信息化的企業(yè)費(fèi)用管控意義

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)信息化要越來越高，為了最大程度將大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為商業(yè)價(jià)值，必須要構(gòu)建相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)。對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)主要是為了更好的發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化或者會(huì)計(jì)核算信息化，關(guān)注如何運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的錄入與財(cái)務(wù)報(bào)表的呈現(xiàn)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)管理工作的核心需要從核算型財(cái)務(wù)向價(jià)值創(chuàng)造型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的職能要敏銳的把握國(guó)家政策導(dǎo)向、緊密圍繞整體的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，積極探索變革時(shí)代財(cái)務(wù)管理的新價(jià)值，充分利用信息技術(shù)促進(jìn)企業(yè)資金的增長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的經(jīng)營(yíng)專業(yè)化、信息網(wǎng)絡(luò)化、管理規(guī)范化和科學(xué)決策。財(cái)務(wù)管理者要更好地為企業(yè)的資本運(yùn)作和優(yōu)勢(shì)重構(gòu)提供戰(zhàn)略支持，努力成為企業(yè)改革和經(jīng)營(yíng)布局的接班人和推動(dòng)者[1]。

2 基于信息化的企業(yè)費(fèi)用管控可行性

2.1 分析和確定系統(tǒng)的目標(biāo)

信息產(chǎn)業(yè)企業(yè)成本控制的目的是實(shí)現(xiàn)科學(xué)、自動(dòng)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、有效的成本控制和計(jì)算機(jī)管理，傳統(tǒng)手工辦理辦公用品申領(lǐng)業(yè)務(wù)方法存在很多不足，主要是速度慢、效率低，采用信息化方法能夠很好的解決這些問題，使辦公用品管理業(yè)務(wù)擺脫單調(diào)重復(fù)的日常工作，降低勞動(dòng)成本，提供高效的公共服務(wù)，提高工作效率，優(yōu)化管理流程[2]。

2.2 濟(jì)可行性

在全球信息化時(shí)代，企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公用品管理信息化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化的愿望越來越迫切。目前仍有許多企業(yè)在手工辦公用品的管理上，在人力、財(cái)力和物力資源上都存在著大量的磨損，因此迫切需要一個(gè)安全、高效的辦公用品管理系統(tǒng)軟件。該系統(tǒng)采用第三代編程語言實(shí)現(xiàn)，具有成本低、使用方便、市場(chǎng)前景好、經(jīng)濟(jì)前景好等優(yōu)點(diǎn)。

2.3 管理可行性

模塊化設(shè)計(jì)方法有助于軟件開發(fā)過程的管理，因?yàn)檎麄€(gè)程序被科學(xué)合理地劃分為多個(gè)功能模塊，每個(gè)模塊都是單獨(dú)設(shè)計(jì)的，這有助于降低整個(gè)程序的設(shè)計(jì)難度，減小誤差程序的影響范圍。子模塊很容易實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也能夠更好的進(jìn)行程序的修改和銜接，同時(shí)對(duì)于企業(yè)的相關(guān)人員也具有很好的作用，能夠方便后勤的操作。

3 基于信息化的企業(yè)費(fèi)用管控

3.1 明確費(fèi)用管控信息系統(tǒng)的原因及目標(biāo)

如何通過計(jì)劃有效的管控公司費(fèi)用，盡可能減少或杜絕計(jì)劃外費(fèi)用，讓經(jīng)營(yíng)行為變得可視化、透明化，是公司費(fèi)用管控的要點(diǎn)，也是信息系統(tǒng)建設(shè)的初衷。為提升費(fèi)用精細(xì)化管理水平，有效促進(jìn)辦公效率的提升，推廣財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，并在集團(tuán)內(nèi)全面推廣費(fèi)用管控系統(tǒng)。結(jié)合公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，該系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管控、計(jì)劃體系、SAP會(huì)計(jì)核算的無縫銜接；實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流的高度統(tǒng)一，進(jìn)而促進(jìn)集團(tuán)費(fèi)用管理水平的提升。

3.2 費(fèi)用的填寫及報(bào)備

在普通的費(fèi)用填報(bào)流程中，大部分是以產(chǎn)生費(fèi)用的人或者他的助理來處理這些貼票的工作。費(fèi)用的填寫及報(bào)備作為整個(gè)過程的開始，需要在貼票之后進(jìn)行匯報(bào)工作，這個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)以原來的發(fā)票作為依據(jù)分別分類匯總，然后開始審查其是否符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于這個(gè)環(huán)節(jié)，其一般會(huì)存在一些問題及解決方法，如下：（1）發(fā)票上面的信息不全。比如對(duì)原始發(fā)票進(jìn)行分類匯總的時(shí)候，其原始票數(shù)不能準(zhǔn)確提供使其作為后來的憑證數(shù)。又比如其分類標(biāo)準(zhǔn)不一樣，沒有固定的標(biāo)準(zhǔn)。（2）在填寫的過程中沒有可靠的審核依據(jù)。如一些相關(guān)責(zé)任人的信息缺失，以及一些表明費(fèi)用的合理性的證明。因?yàn)橐话阗M(fèi)用發(fā)生部門在普通意義上被定義為責(zé)任方，但在現(xiàn)實(shí)工作中，費(fèi)用經(jīng)常發(fā)生交叉現(xiàn)象。而且在旅行出差的路程當(dāng)中，其發(fā)生的費(fèi)用和人數(shù)一般不會(huì)反映到統(tǒng)計(jì)當(dāng)中，會(huì)導(dǎo)致判斷失去合理性。（3）費(fèi)用填報(bào)過程的優(yōu)化。對(duì)于這個(gè)環(huán)節(jié)的提高，應(yīng)該加強(qiáng)提供依據(jù)，提供較為清晰的憑證，以及較為完備的信息。只有有一個(gè)完善的費(fèi)用報(bào)銷流程，有規(guī)范的報(bào)銷單據(jù)來作為憑證，那么費(fèi)用報(bào)銷就會(huì)變得簡(jiǎn)單便捷。

3.3 財(cái)務(wù)的管理

在進(jìn)行完費(fèi)用的填寫及報(bào)備以及審查是否符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的流程后，就要進(jìn)行財(cái)務(wù)的管理，其主要是財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)。其工作大概分為：費(fèi)用的支付、金錢的來往等。

一般的過程當(dāng)中，工作人員需要處理很多數(shù)據(jù)，重復(fù)很多繁雜的程序，還要處理收支等，由于其工作量非常之大，所以在工作過程中難免出錯(cuò)。所以在此環(huán)節(jié)的重點(diǎn)是：保證報(bào)銷憑證的合法性。在審查的過程中，通過程序自動(dòng)生成相應(yīng)的憑證。然后根據(jù)各種發(fā)票的分類，進(jìn)行匯總區(qū)分。

管理過程的優(yōu)化。如果過程中發(fā)生一些貨幣資金的報(bào)銷，那么可以通過集成系統(tǒng)將其存到個(gè)人賬戶中，并且以短信的形式告知此人其報(bào)銷資金到賬。通過這個(gè)集成系統(tǒng)，可以減少一些相當(dāng)繁雜的過程，降低財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，而且也大大降低了出錯(cuò)率。

3.4 培養(yǎng)員工預(yù)算管理理念，建立合理的預(yù)算組織體系及內(nèi)控授權(quán)體系

員工是預(yù)算執(zhí)行的主體，員工對(duì)預(yù)算的審批程度決定了企業(yè)預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度和力度。企業(yè)應(yīng)調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性，建立與公司組織結(jié)構(gòu)相適應(yīng)的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)。通過合理的授權(quán)程序，調(diào)整地方預(yù)算編制執(zhí)行利益與企業(yè)整體利益的沖突。實(shí)現(xiàn)企業(yè)的總體目標(biāo)。

總之，如今，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)于各個(gè)行業(yè)的要求越來越高，應(yīng)用信息化技術(shù)是主要方向，才能夠更好的確保整體管理效果。信息科技的運(yùn)用可將信息準(zhǔn)確快速的傳遞，同時(shí)方便進(jìn)行溝通，同時(shí)也能夠有效的縮短文件傳遞時(shí)間，提高整體工作效率，促進(jìn)企業(yè)的建設(shè)發(fā)展，因此進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用管控非常重要。