賈博 李甲子

河北省黃壁莊水庫管理局 河北石家莊 050224

如今計算機(jī)已經(jīng)在我們的日常生活中占據(jù)了很大一部分，需要處理的信息數(shù)量也逐漸增加，所以信息系統(tǒng)也變得越來越重要[1]。水利部門在資本和人員方面都具有顯著的優(yōu)勢，所以信息化進(jìn)程發(fā)展很快，在短期內(nèi)就擁有了適合自身的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而極大的提高了工作效率以及工作質(zhì)量。作為信息化系統(tǒng)的一部分，辦公自動化建設(shè)的工作早已進(jìn)入了一個新的發(fā)展時期，它可以極大的提高工作的效率，實現(xiàn)高效監(jiān)制的重要措施，是實現(xiàn)由傳統(tǒng)的水利向現(xiàn)代化的水利轉(zhuǎn)換的一項主要內(nèi)容[2]。合適的辦公自動化系統(tǒng)可以極大的促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，使工作流程更簡單，創(chuàng)造更高的企業(yè)價值。

1 了解水利辦公自動化系統(tǒng)的相關(guān)內(nèi)容

辦公自動化系統(tǒng)必須以公務(wù)處理和管理為中心，除此之外還包含通訊和服務(wù)這幾項內(nèi)容，所以水利辦公自動化應(yīng)用囊括很多方面。

1.1 提供電子郵件

一個辦公自動化信息系統(tǒng)一般都包括許多子系統(tǒng)，我們通常把郵箱當(dāng)作所以子系統(tǒng)的唯一接口，各個用戶使用各自的郵箱就能夠接收到需要進(jìn)行處理的任務(wù)，不需要不斷地查看各種應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動化信息系統(tǒng)把收到的郵件看作唯一的設(shè)計理念，可以極大的提高使用者的簡便性，并減少工作任務(wù)。

1.2 處理數(shù)據(jù)信息

辦公自動化處理的信息載體一般都是以文件或者是報表的形式出現(xiàn)的，所以辦公自動化信息系統(tǒng)是特殊的信息系統(tǒng)。它和傳統(tǒng)的處理方式不同。一般來說關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)一般用于表示和儲存?zhèn)鹘y(tǒng)數(shù)據(jù)類型，但是處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)并不如它的工作效率高。所以數(shù)據(jù)庫和儲存這兩個定義就可以引用到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中了，它就是為了新的需求，高效的表現(xiàn)并儲存整理復(fù)雜數(shù)據(jù)[3]。除此之外，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的儲存以及整理也成為了辦公自動化信息系統(tǒng)不可缺少的一部分。

1.3 包括許多工作流應(yīng)用

工作流就是一些員工為了完成一個既定目標(biāo)而采取的那些工作以及工作流程。每一項工作都有既定的工作流程，由發(fā)起者發(fā)起，經(jīng)相關(guān)部門處理，然后到達(dá)流程的終點。工作流程有時是屬于無限循環(huán)的，有時是屬于突破單位限制的，在機(jī)關(guān)的一些單位間出現(xiàn)。在某種意義上工作流可以分為三種不同類型。

1.4 支持共同工作以及移動工作

在日常工作過程中，員工不得不浪費許多時間來進(jìn)行討論并交換建議，然后做出相應(yīng)的決策。這種群體溝通的工作形式就是我們說的共同工作。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，異步協(xié)作方式和同步協(xié)作方式正在一步步變成不同于人們面對面工作的另一種類型的工作方式，它突破了時間和地點的限制，讓人們可以任何時間任何地點開始工作，極大的提高了工作效率。我們所說的移動工作一般是指滿足員工在辦公室之外的地方工作的一種方法；為了在提高工作效率的同時減少消耗，員工還可能是不在線工作的[4]。辦公自動化信息系統(tǒng)作為一種新型的應(yīng)用系統(tǒng)給人們提供了極大的便利。

1.5 保證安全性

安全性能是否完善是辦公自動化信息系統(tǒng)能否投入使用的決定性因素。水利部門辦公自動化對安全性能的要求囊括組織不合法用戶的侵入。

1.6 能集成其它業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)的重要內(nèi)容必須可以連接網(wǎng)絡(luò)，這樣不但有利于機(jī)關(guān)內(nèi)外信息的溝通，還可以提供一些相應(yīng)的服務(wù)。

1.7 界面友好性

一個系統(tǒng)要想讓使用者進(jìn)行高效的操作，必須具備一個良好的界面。良好的系統(tǒng)界面又包括屏幕的高效利用以及平面語言更換等。下拉菜單的分級要盡可能的簡單，一般分為兩級。報錯必須及時，當(dāng)錯誤出現(xiàn)時，系統(tǒng)要明確的顯示上報的錯誤以及解決錯誤的操作方法。

1.8 可靠性和穩(wěn)定性

水利部門辦公自動化信息系統(tǒng)是以為水利部門服務(wù)為主要目的的，只有系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運行才能保證部門辦公的高效性，所以就要求該系統(tǒng)在日常的運行中保持良好的可靠性和穩(wěn)定性。如果有任何一個步驟出現(xiàn)錯誤，就可能會造成一個系統(tǒng)的癱瘓，這樣的辦公系統(tǒng)十分不利于部門的正常工作，會導(dǎo)致出現(xiàn)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。所以必須按時對系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，保證它的可靠性和穩(wěn)定性。

2 實行動態(tài)管理，堅持與時俱進(jìn)

從某種程度上來講辦公自動化信息系統(tǒng)屬于工作工具，它為工作而服務(wù)。不同部門的任務(wù)和工作形式雖然具有微弱的穩(wěn)定性，但并不完全相同，所以辦公自動化信息系統(tǒng)就不得不符合時代的發(fā)展需求。我們水利部門的辦公自動化信息系統(tǒng)也不得不在具體的實施過程中不停的做出改進(jìn)[5]。相關(guān)工作小組把采集起來的建議進(jìn)行合理的整理，提出相應(yīng)的修改意見然后提交給領(lǐng)導(dǎo)組審核，同意后再交由軟件開發(fā)公司做出相應(yīng)修正，升級并完善該系統(tǒng)。不得不突出系統(tǒng)的可信性。

本文簡析了水利部門自動化信息系統(tǒng)的相關(guān)功能以及管理方法。我們知道如今市場競爭力不斷加大，辦公自動化對于部門的健康發(fā)展具有特殊意義。當(dāng)今社會是信息化的，相關(guān)部門不得不適應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，提高本身的工作效率，根據(jù)自己的優(yōu)勢進(jìn)行辦公自動化信息系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)計。