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        基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作淺析

        2018-11-30 01:47:40楊萍
        商情 2018年49期
        關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位問(wèn)題對(duì)策

        楊萍

        【摘要】本文通過(guò)分析目前基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的相關(guān)問(wèn)題,提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

        【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位 電算化會(huì)計(jì)檔案 問(wèn)題 對(duì)策

        二十世紀(jì)九十年代初,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及,會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件的開發(fā)與運(yùn)用得到迅猛發(fā)展,會(huì)計(jì)的核算方式也發(fā)生了根本性改變,基層行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化替代了手工記賬,大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān),提高了工作效率,而在會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中也產(chǎn)生了大量的電算化會(huì)計(jì)檔案。但是,由于國(guó)家關(guān)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理的政策及規(guī)范出臺(tái)的滯后,再加上對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案缺乏足夠的重視,目前基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理依然存在一定問(wèn)題,如何科學(xué)有序地管理電算化會(huì)計(jì)檔案是我們必須認(rèn)真解決的重要課題。

        一、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展進(jìn)程

        1987年11月,中國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)院成立了會(huì)計(jì)電算化的研究組,為會(huì)計(jì)電算化理論研究提供了組織準(zhǔn)備。從二十世紀(jì)九十年代初開始,我國(guó)會(huì)計(jì)電算化開始有序發(fā)展。1994年5月4日,財(cái)政部下發(fā)了《關(guān)于大力發(fā)展我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的意見(jiàn)》,制定了會(huì)計(jì)電算化的總目標(biāo);1995年12月15日,財(cái)政部又發(fā)布了《會(huì)計(jì)改革與發(fā)展綱要》,要求逐步普及會(huì)計(jì)電算化;1996年4月,在北京召開了“會(huì)計(jì)電算化研究會(huì)”,入會(huì)者一致同意,在進(jìn)一步提高“核算型”會(huì)計(jì)軟件水平的基礎(chǔ)上,大力發(fā)展“管理型”會(huì)計(jì)軟件。以此為契機(jī),我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍,逐步實(shí)現(xiàn)了從單機(jī)版向網(wǎng)絡(luò)發(fā)展;從手工帳和機(jī)帳并行,到甩掉手工帳,財(cái)務(wù)工作由會(huì)計(jì)核算到財(cái)務(wù)管理的發(fā)展,同時(shí),一系列會(huì)計(jì)軟件的研制開發(fā)以及會(huì)計(jì)信息化工作的開展,有效支撐了會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。

        二、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

        電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容包括三個(gè)部分一是從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案;二是以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的、以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù);三是會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào),與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料等。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案相比,電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下特點(diǎn):

        (1)電算化會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍擴(kuò)大了。不僅保管了傳統(tǒng)意義上的由計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件輸出的紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料,還保管了脫離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)在光盤、磁盤等介質(zhì)上的電子會(huì)計(jì)檔案,以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號(hào)、會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào),與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料等,擴(kuò)大了會(huì)計(jì)檔案的管理范圍。

        (2)電算化會(huì)計(jì)檔案的利用更方便、快捷、準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)人員在存儲(chǔ)和調(diào)閱電算化會(huì)計(jì)檔案信息時(shí),在對(duì)以往幾年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理時(shí),就可利用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件,或部門局域網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行查閱、運(yùn)用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),就可以在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確、快捷的提供相關(guān)信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)部門項(xiàng)目管理等方面提供財(cái)務(wù)依據(jù),從而更有效的提供會(huì)計(jì)檔案的利用。節(jié)約了人力物力,提高了工作效率。

        (3)電算化會(huì)計(jì)檔案保存的條件提高了。電算化會(huì)計(jì)檔案改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì),其存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)上,對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境和條件有更高的要求:一是歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。二是環(huán)境溫度選定范圍:14℃-24℃;相對(duì)濕度選定范圍:45%-60%。三是存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),并與有害氣本隔離。因電算化會(huì)計(jì)檔案具有系統(tǒng)依賴性,只能在特定的軟硬件環(huán)境支持下才能打開,還具有已毀損,難查痕跡的特點(diǎn),所以對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性要求更高。

        三、基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

        行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要經(jīng)濟(jì)檔案,是單位檔案的重要組成部分。會(huì)計(jì)檔案在單位的財(cái)務(wù)管理,單位內(nèi)部控制制度的制定,績(jī)效評(píng)價(jià)以及責(zé)任審計(jì)等方面有不可替代的作用。目前,我國(guó)基層行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化已基本普及,會(huì)計(jì)電算化已成為會(huì)計(jì)工作的主流,對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理已是個(gè)不能回避的問(wèn)題,但由于一些客觀和主觀因素的影響,行政事業(yè)單位的電算化會(huì)計(jì)檔案的管理仍然存在一些問(wèn)題亟待解決。

        (一)電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

        目前大部分基層行政事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)工作普遍存在重核算輕管理的現(xiàn)象,會(huì)計(jì)電算化雖得到普及,但電算化會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度還不夠健全。以中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為例,修訂前的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。由此我們可以理解為,財(cái)務(wù)檔案的保管是財(cái)務(wù)工作的最后一環(huán),而財(cái)務(wù)檔案的管理制度,是單位財(cái)務(wù)管理制度的一部分;而2015年12月11日,中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局第79號(hào)令發(fā)布修訂的、自2016年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。由此可以看出,國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的法規(guī)已明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案管理不僅是財(cái)務(wù)管理的一部分,也是單位管理制度的一部分,管理的力度和重視程度都得到了很大提高。但是,由于基層事業(yè)單位單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此重視程度不夠,各單位沒(méi)有針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及要求及時(shí)修訂或完善單位的會(huì)計(jì)檔案的管理制度,使電算化會(huì)計(jì)檔案的管理存在無(wú)序狀態(tài),分工不明、責(zé)任界限不清的現(xiàn)象。

        (二)財(cái)務(wù)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案重視不夠,經(jīng)驗(yàn)不足,制約了電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高

        受傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的影響,財(cái)務(wù)人員只將從計(jì)算機(jī)輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)資料作為會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn),而對(duì)電算化會(huì)計(jì)核算所形成的電子會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視,對(duì)脫機(jī)存儲(chǔ)于磁介質(zhì)、光盤的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔不及時(shí),或者不歸檔,造成信息數(shù)據(jù)不全或丟失,為以后的檔案利用造成極大的困難,導(dǎo)致只借助輸出的紙質(zhì)檔案來(lái)查詢相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),有時(shí)因財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)軟件功能不夠了解,輸出的紙質(zhì)檔案不夠全面,還會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的永久丟失,給單位造成極大損失。同時(shí),由于電子檔案存在易改寫可復(fù)制等特性,有些單位因缺乏會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的電子檔案需要的保管環(huán)境和保障措施,導(dǎo)致保管不慎容易受計(jì)算機(jī)病毒感染,若數(shù)據(jù)備份不及時(shí),也會(huì)造成電子數(shù)據(jù)永久丟失。另外,在會(huì)計(jì)電算化下,要求電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員既要具備專業(yè)的會(huì)計(jì)技能和管理傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),又要具備計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理的技能,就目前而言,大部分會(huì)計(jì)檔案管理人員整體素質(zhì)不夠高,缺少對(duì)電子檔案管理的應(yīng)有的專業(yè)知識(shí),也制約了電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。

        (三)財(cái)務(wù)軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,增加電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、保管、利用的難度

        我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng),財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)未能使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),單位購(gòu)置財(cái)務(wù)軟件也沒(méi)有按照部門、行業(yè)規(guī)定統(tǒng)一采購(gòu),而是按照各自單位的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、工作特點(diǎn)向軟件開發(fā)商購(gòu)買,導(dǎo)致同行業(yè)不同單位使用的財(cái)務(wù)軟件不同,同系統(tǒng)同職能的單位使用的財(cái)務(wù)軟件也不相同,同一個(gè)單位在不同時(shí)期購(gòu)買的財(cái)務(wù)軟件也不相同;各家公司為了宣傳自己的產(chǎn)品都強(qiáng)調(diào)突出自己的會(huì)計(jì)軟件開發(fā)模式和特點(diǎn),從而造成大部分會(huì)計(jì)軟件相互不兼容,使用方法存在很大差異,不同的財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口不同,導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸不方便。而行業(yè)主管部門、單位的檔案管理部門以及財(cái)務(wù)軟件的使用部門,為了使得會(huì)計(jì)軟件能相互切換正常使用,而做進(jìn)一步做軟件轉(zhuǎn)換接口的開發(fā)時(shí),由于不同財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)不同,并不能保證相互轉(zhuǎn)換出的賬套數(shù)據(jù)100%準(zhǔn)確。這種狀況,不僅浪費(fèi)了人力物力,也增加了檔案的收集、保管的難度,更不利于檔案的利用。

        四、基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案存在問(wèn)題的解決辦法

        為了提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平,結(jié)合本人多年工作經(jīng)驗(yàn),提出以下對(duì)策:

        (1)進(jìn)一步建立健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的法律法規(guī)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)強(qiáng)化檔案意識(shí),大力支持單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的修訂落實(shí)。

        (2)加大對(duì)“復(fù)合型”人才培養(yǎng)力度。各單位要加強(qiáng)人員的培訓(xùn),使單位財(cái)務(wù)人員和電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員既掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù),又熟悉財(cái)務(wù)管理知識(shí),成為“計(jì)算機(jī)技術(shù)一會(huì)計(jì)核算一管理”型復(fù)合型人才;同時(shí),強(qiáng)化職業(yè)道德素質(zhì),提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)。

        (3)提高財(cái)務(wù)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí),把財(cái)務(wù)工作的管理職能和會(huì)計(jì)檔案的有效利用與業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)度、資金使用有機(jī)結(jié)合起來(lái),比如業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目的申報(bào)、實(shí)施過(guò)程中,可以有效利用相關(guān)的會(huì)計(jì)信息,利用電算化會(huì)計(jì)檔案,快速制定項(xiàng)目申報(bào)的資金預(yù)算,資金使用方案,努力構(gòu)建財(cái)務(wù)部門、財(cái)務(wù)檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門相互溝通的管理信息平臺(tái),為業(yè)務(wù)部門形成支撐和保障作用,從而也能使領(lǐng)導(dǎo)不僅重視會(huì)計(jì)電算化的核算工作,對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作也更加重視。

        (4)建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件標(biāo)準(zhǔn),使得會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)內(nèi)對(duì)外接口,減少電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、保管的難度。標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)內(nèi)對(duì)外接口可以最大限度實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,行業(yè)與部門在使用財(cái)務(wù)軟件時(shí)應(yīng)制定相應(yīng)的管理規(guī)定,避免購(gòu)買軟件的盲目性,造成預(yù)算資金的浪費(fèi),增加財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員的工作量,從而加大電算化會(huì)計(jì)檔案的利用力度。

        (5)加大對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理費(fèi)用的預(yù)算,改善電算化會(huì)計(jì)檔案保管的條件。

        (6)加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全保密工作,強(qiáng)化安全措施。由于電算化會(huì)計(jì)檔案有易修改難留痕的特性,為了防止非法篡改會(huì)計(jì)檔案,或者財(cái)務(wù)人員誤操作而破壞了會(huì)計(jì)檔案,一是要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制制度,管控好財(cái)務(wù)人員的各目的權(quán)限,防止誤操作或越權(quán)操作,造成財(cái)務(wù)檔案的破壞;二是要對(duì)電子檔案設(shè)置保密措施,以防止非法用戶接觸到電子檔案進(jìn)行篡改或破壞;三是要積極做好備份,做到自動(dòng)備份,定期做到脫機(jī)備份,分開保管,以保證電子檔案的安全;四是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防護(hù)工作,做好防護(hù)墻,以防計(jì)算機(jī)病毒的侵入,破壞電子檔案。

        參考文獻(xiàn):

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