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        淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平

        2018-11-28 11:24:42黃明義
        人力資源管理 2018年10期

        黃明義

        摘要:本篇文章首先對(duì)加強(qiáng)辦公室管理的目的進(jìn)行闡述,從工作人員、相關(guān)體系兩個(gè)方面入手,對(duì)辦公室綜合事務(wù)管理現(xiàn)狀進(jìn)行解析,并以此為依據(jù),提出提升辦公室綜合事務(wù)管理水平優(yōu)化對(duì)策。

        關(guān)鍵詞:辦公室;綜合事務(wù);管理水平

        一、引言

        從辦公室自身角度來(lái)說(shuō),其作為一項(xiàng)綜合性事務(wù)管理機(jī)構(gòu),同時(shí)也是企業(yè)的核心環(huán)節(jié)。在當(dāng)前企業(yè)各個(gè)部門(mén)中,辦公室在其中依舊占據(jù)重要位置,并且含有較強(qiáng)的提升空間。在這種情況下,要求辦公室工作人員嚴(yán)格要求自身,端正工作態(tài)度,全面提高自身綜合素養(yǎng)和職責(zé)道德水平,在落實(shí)好辦公室綜合事務(wù)管理工作的條件下,給企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供良好保障。

        二、加強(qiáng)辦公室管理的目的

        通常情況下,辦公室作為企業(yè)順利運(yùn)營(yíng)的綜合性管理機(jī)構(gòu),同時(shí)其管理水平將會(huì)給企業(yè)各項(xiàng)工作的順利落實(shí)帶來(lái)直接影響。當(dāng)前,隨著科學(xué)技術(shù)水平的逐漸提升,辦公室管理憑借自身特有特性引導(dǎo)著企業(yè)管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新。并且,辦公室管理改革和創(chuàng)新不斷會(huì)給其可以管理水平帶來(lái)影響,在某種程度上也會(huì)阻礙企業(yè)的今后發(fā)展[1]。

        通過(guò)全面落實(shí)辦公室管理工作,提升辦公室綜合管理水平,能能夠有效確保企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的規(guī)范性和統(tǒng)一性,對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)以及業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)起到了保障效果。辦公室綜合事務(wù)管理水平將會(huì)給企業(yè)整體效益獲取和自身形象起到?jīng)Q定性作用。現(xiàn)階段,辦公室綜合事務(wù)管理以及得到了社會(huì)的廣泛關(guān)注,并朝著現(xiàn)代化和完善化的趨勢(shì)發(fā)展。在日新月異的當(dāng)前,通過(guò)加強(qiáng)辦公室綜合事務(wù)管理,能夠?qū)⑵髽I(yè)日常運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)中各項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行處理,保證各項(xiàng)工作有序落實(shí),實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最優(yōu)化,給企業(yè)的健康發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。綜合辦公室工作流程見(jiàn)圖1:

        三、辦公室綜合事務(wù)管理現(xiàn)狀

        3.1工作人員方面

        通常來(lái)說(shuō),辦公室工作的職責(zé)在于協(xié)作企業(yè)各個(gè)部門(mén)各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展,以此促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的改善,發(fā)展和規(guī)范辦公室綜合事務(wù)管理。但是從實(shí)際情況來(lái)說(shuō),即便企業(yè)在對(duì)應(yīng)部門(mén)設(shè)定的過(guò)程中,沒(méi)有給予辦公室工作高度注重,因?yàn)樯霞?jí)部門(mén)的注重力度不高,導(dǎo)致在落實(shí)辦公室綜合事務(wù)管理工作時(shí)將會(huì)面臨諸多漏洞。例如,人員分配存在缺失,大部分辦公室工作人員存在身兼多職的狀況。在這種情況下,不但加劇了辦公室工作人員自身壓力,同時(shí)還給其增加了精神上的負(fù)擔(dān),從而使得其工作積極性逐漸消減。并且,因?yàn)榻鼛啄陙?lái)大部分企業(yè)職工呈現(xiàn)出年輕化特性,其工作經(jīng)驗(yàn)較為匱乏,再加上年齡層次比較少,工作集中性不高,受到外界影響影響比較大,不具備較強(qiáng)的職責(zé)意識(shí)和使命感,這給辦公室綜合事務(wù)管理工作的落實(shí)帶來(lái)約制[2]。

        3.2相關(guān)體系方面

        高效的辦公室工作能夠保證整體工作的完善性和統(tǒng)一性,然而從目前情況來(lái)說(shuō),大部分企業(yè)辦公室工作常常會(huì)面臨工作規(guī)劃不合理,部門(mén)職責(zé)不清晰、突發(fā)現(xiàn)象處理不及時(shí)等狀況,而導(dǎo)致這些問(wèn)題出現(xiàn)的主要因素在于缺少完善的工作體系,甚至部分企業(yè)即便設(shè)定了辦公室工作體系,但是沒(méi)有將其執(zhí)行到實(shí)處,給辦公室綜合事務(wù)水平的發(fā)揮造成影響。正是因?yàn)榇嬖谥T多不規(guī)范流程和環(huán)節(jié),使得辦公室整體工作水平偏低,在給企業(yè)核心工作開(kāi)展帶來(lái)阻礙的同時(shí),也會(huì)給企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)效益造成影響,使得企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益大打折扣。

        四、提升辦公室綜合事務(wù)管理水平的優(yōu)化對(duì)策

        4.1優(yōu)化辦公室管理理念

        首先,樹(shù)立良好的全局意識(shí)。辦公室工作人員不但要具備謀大局、思大勢(shì)的思想理念,在面臨較為繁瑣的現(xiàn)象時(shí),能夠妥善處理,在思考以及處理問(wèn)題的過(guò)程中,可以從整體角度入手,服從企業(yè)整體部署,在日常環(huán)節(jié)中,樹(shù)立良好的管理思想和理念,保證企業(yè)各個(gè)部門(mén)以及人員之間充分協(xié)調(diào),以此形成合力,顧全大局,給辦公室各項(xiàng)工作開(kāi)展提供條件[3]。其次,提升工作效率素養(yǎng)。辦公室優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提依據(jù)在于提升工作效率,辦公室工作人員需要銘記工作效率作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)順利運(yùn)營(yíng)的依據(jù),企業(yè)只有秉持良好的工作態(tài)度和意識(shí),才能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。因此,各項(xiàng)工作均要樹(shù)立良好的工作意識(shí),以此促進(jìn)效益和效率的高度統(tǒng)一。

        4.2科學(xué)選擇辦公室管理方式

        辦公室作為各項(xiàng)工作處理事務(wù)的主要場(chǎng)所,給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層機(jī)人員之間交流提供平臺(tái)。在當(dāng)前管理理念引導(dǎo)下,不管各項(xiàng)工作還是事務(wù),都要結(jié)合事務(wù)所在各個(gè)環(huán)節(jié)中的職責(zé)主體和基本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。在辦公室日常活動(dòng)中,需要對(duì)各項(xiàng)工作流程是否完善進(jìn)行思考,并結(jié)合各個(gè)職責(zé)實(shí)現(xiàn)規(guī)范劃分。辦公室主要職責(zé)在于輔助決策設(shè)定方面,也就是利用決策的方式對(duì)導(dǎo)向和考核等流程加以完善,并緊抓決策之前的調(diào)查探究,提出對(duì)應(yīng)的決策建議,做好決策之后的宣傳和反饋工作,并結(jié)合辦公室自身職責(zé),實(shí)現(xiàn)信息調(diào)研和管理流程的設(shè)定,以此確保各項(xiàng)工作可以有序進(jìn)行。

        4.3加強(qiáng)公室人員結(jié)構(gòu)和工作流程設(shè)置

        任何企業(yè)為了能夠在市場(chǎng)中占據(jù)穩(wěn)定地位,就要確保其具備可持續(xù)發(fā)展的實(shí)力和優(yōu)勢(shì),這就要求結(jié)合實(shí)際情況,做好辦公室人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化工作,并科學(xué)設(shè)定工作流程,只有這樣,才能從基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)辦公室綜合事務(wù)管理水平的提升,確保管理方式的規(guī)范性和合理性。在進(jìn)行管理內(nèi)容梳理和設(shè)定的過(guò)程中,還要保證管理框架的完善性,從篩選辦公室工作人員角度出發(fā),科學(xué)設(shè)定引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn),確保辦公室人員綜合素養(yǎng),實(shí)現(xiàn)辦公室人員結(jié)構(gòu)完善,促進(jìn)辦公室管理團(tuán)隊(duì)水平的提高。除此之外,辦公室綜合事務(wù)管理作為企業(yè)各項(xiàng)管理內(nèi)容的縮影形式,但是其也是企業(yè)形象的依據(jù),企業(yè)綜合事務(wù)管理工作內(nèi)容即便既繁瑣,數(shù)量又多,但是其大多數(shù)內(nèi)容在各個(gè)層級(jí)上均涉及了企業(yè)重要機(jī)密。因此,通過(guò)科學(xué)設(shè)定企業(yè)工作流程,可以讓企業(yè)朝著規(guī)范化的趨勢(shì)發(fā)展。人力資源管理示意圖見(jiàn)圖2:

        4.4完善崗位責(zé)任體系

        在進(jìn)行崗位職責(zé)體系設(shè)定的過(guò)程中,需要結(jié)合定崗、定責(zé)等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。結(jié)合辦公室工作職責(zé)和流程,實(shí)現(xiàn)對(duì)對(duì)應(yīng)崗位的設(shè)定。其中,定責(zé)主要指對(duì)各個(gè)崗位的職責(zé)加以確定,保證各項(xiàng)工作的充分銜接,實(shí)現(xiàn)分工分明,各盡其職,相互配合[4]。此外,企業(yè)還要科學(xué)設(shè)定對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),也就是根據(jù)局部功能來(lái)迎合人性化工作需求,把各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)分配到各個(gè)崗位中,合理建立具體工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和崗位細(xì)則。

        五、結(jié)束語(yǔ)

        總而言之,不管是針對(duì)政府部門(mén)來(lái)說(shuō),還是基礎(chǔ)企業(yè),辦公室在其中發(fā)揮著重要作用。而辦公室綜合事務(wù)管理水平將直接影響其今后發(fā)展。因此,企業(yè)需要給予辦公室綜合事務(wù)管理工作高度注重,全面提升辦公室綜合事務(wù)管理水平,實(shí)現(xiàn)辦公室綜合事務(wù)管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化,應(yīng)用科學(xué)管理方式,優(yōu)化管理體系,促進(jìn)辦公室管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]秦曉霞.如何做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理[J].中外企業(yè)家,2018(12):83-85.

        [2]楊慶紅,張貞.淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(20):11.

        [3]向晶.淺談做好企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理[J].低碳世界,2017(05):261-262.

        [4]李威.對(duì)企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)及探討[J].低碳世界,2014(13):298-299.

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