滕顏尼

摘要：大數(shù)據(jù)時代的到來，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的變化，本文立足于大數(shù)據(jù)思維，客觀分析了大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下檔案管理的主要優(yōu)勢，并進一步詳細探討了關于有效提升檔案管理價值的有效策略，希望能夠為相關研究提供可靠的參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理

引言：信息化社會的發(fā)展給各行各業(yè)的發(fā)展都提供了機會，隨之也帶來了較大的挑戰(zhàn)，檔案管理活動也是如此。檔案管理活動的關鍵性是不言而喻的，檔案內(nèi)的各種資料均要得到妥善保管，而且，資料還應當?shù)玫竭M一步更新與再次保存，便于及時查找與翻閱。

一、大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下檔案管理工作體現(xiàn)出的優(yōu)勢

提高了檔案管理的效率。大數(shù)據(jù)技術的應用，不僅提高了檔案工作人員對數(shù)據(jù)進行處理分析的速度，還明顯降低了檔案管理工作的運行成本。隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，各行業(yè)在運營過程中所產(chǎn)生的檔案資料和文件信息也越來越多，如果仍然采用傳統(tǒng)的紙質記錄方式，勢必會造成人力資源和紙質資源的大量浪費，不利于企業(yè)整體經(jīng)營水平的提升。而利用大數(shù)據(jù)技術對檔案資料進行分類處理，則可以在短時間內(nèi)將數(shù)據(jù)存儲到企業(yè)的網(wǎng)絡信息資源庫中，極大地提高了工作人員的管理效率。

大數(shù)據(jù)實現(xiàn)了檔案管理活動的數(shù)字化。隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要處理好檔案管理工作，必須充分發(fā)揮出每個部門的作用，突破以往的管理模式，進一步革新管理方式，基于大數(shù)據(jù)的功能，充分調(diào)動檔案管理者的主動性與積極性，提高檔案管理的質量及效率，促進檔案管理的長遠發(fā)展。

提升了檔案存儲的質量。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式下，管理人員主要是采取紙質記錄的方式來對檔案資料進行整理儲存，這種存儲模式存在明顯的弊端，一旦遇到火災、水災等突發(fā)事故很容易損壞，或者隨著時間的流逝會出現(xiàn)紙質老化的現(xiàn)象，從而導致字跡模糊，無法為檔案使用者提供所需的服務。大數(shù)據(jù)技術支持下，便不會出現(xiàn)這種問題，所有資料都以電子數(shù)據(jù)的形式儲存，并且均拷貝在單獨的硬盤當中，即便系統(tǒng)出現(xiàn)故障，也依然可以從備用庫中查找所需信息，極大地提升了檔案管理的質量水平。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高檔案管理質量的途徑

1.建立完善的檔案管理機制

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作有了更廣闊的進步空間，但是管理者與數(shù)據(jù)資料的安全還存在諸多問題。大數(shù)據(jù)的到來革新了檔案管理模式，但因為規(guī)章機制不健全，造成檔案管理過程責任與義務混亂，降低了檔案管理工作效率，由此，建立完善的檔案管理機制是提高檔案管理效果的重要途徑。在檔案管理工作中，管理層要積極創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)準入機制與監(jiān)控管理機制等，按照規(guī)章機制劃分和管理責任。采用數(shù)據(jù)準入機制，檔案管理者可以更加清楚數(shù)據(jù)的關鍵性及該數(shù)據(jù)是否具備可使用性，由此在最大限度上降低管理人員的工作負擔。相關的責任及時能夠對管理人員展開詳細的責任和義務劃分，避免在檔案管理過程產(chǎn)生混亂現(xiàn)象。同時能在問題發(fā)生后及時追蹤相關責任主體，提高檔案管理人員的責任感和職業(yè)素質。監(jiān)控管理機制能夠嚴格監(jiān)督檔案管理人員的行為，減少檔案管理者不作為和失職行為的產(chǎn)生，對信息保護及提升管理效率有著顯著作用。

2.統(tǒng)一規(guī)劃檔案資源

大數(shù)據(jù)技術的應用，使得統(tǒng)一備份、存儲和處理海量數(shù)據(jù)成為可能。目前，我國已有部分區(qū)域建立了一定規(guī)模的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)業(yè)園，主要用來進行數(shù)據(jù)收集、處理、分析等工作，對于促進區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展起到了十分積極的作用。受各地數(shù)據(jù)庫建設的啟發(fā)，企業(yè)也應當對檔案資源實施統(tǒng)一化的管理，以有效維護檔案文件的安全。為此，檔案管理工作者需盡快構建一個完善的檔案資料備份中心，將企業(yè)管理運營過程中所產(chǎn)生的各類檔案信息集中起來，嚴格按照相關標準來進行統(tǒng)一的開發(fā)與管理，全面降低檔案管理工作的風險性，保證企業(yè)檔案管理資源的使用價值。

3.引進檔案管理技術

從傳統(tǒng)的管理模式向大數(shù)據(jù)時代的信息化管理模式轉變，難免會遇到各種困難和問題，因此，檔案管理者應重視先進的檔案管理技術的引進和開發(fā)。借鑒國外優(yōu)秀的管理經(jīng)驗，引進成熟的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理模式的安全轉換。在實際的檔案管理過程中，可以先利用基礎的數(shù)據(jù)處理軟件如EXCEL軟件對原有紙質資料信息進行存儲和備份，建立起基本的檔案資料數(shù)據(jù)庫，之后根據(jù)數(shù)字化軟件執(zhí)行情況進行更新和優(yōu)化，開發(fā)新的面向服務對象的檔案應用范圍，通過提升檔案資料對于公眾及社會的服務功能，不斷強化其應用價值。

4.加強培育檔案管理高質量人才

人才是檔案管理活動順利進行的重要條件。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理活動要想順應社會的發(fā)展潮流，就一定要加強培育專業(yè)性高素質人才，需要注意的是，有很多檔案管理機構僅僅簡單地更新儀器設施，并未及時改進知識觀念，如此是無法和大數(shù)據(jù)背景相融合的。以往的檔案管理者對大數(shù)據(jù)的專業(yè)理論比較缺乏，根本無法滿足管理的基本要求，所以要注重培育可以熟練使用大數(shù)據(jù)開展檔案管理活動的高素質人才。為了培育出現(xiàn)代化檔案管理者，企業(yè)可以和高校設立跨學科的內(nèi)容，便于高校能夠直接為其培育并傳輸專業(yè)性人才。而且，企業(yè)還能夠引入國內(nèi)外有豐富經(jīng)驗的信息管理者，使之指導以往的檔案管理者，并采取培訓模式把以往的檔案管理者培育成高素質的檔案管理者。

5.更新檔案管理理念

大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作，首先要更新管理理念，與社會發(fā)展同步，在這個基礎上才能夠真正做到利用信息化手段和大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢進行檔案管理。檔案管理人員應在深入分析當下工作中存在的問題的基礎上，學習大數(shù)據(jù)時代應掌握的檔案信息化管理知識，對傳統(tǒng)的檔案進行數(shù)字化存儲、分析和整理。同時，應加強學習，不斷提高數(shù)字化管理設備的使用技能，如服務器等硬件設施及檔案管理軟件等。

結束語：綜上所述，大數(shù)據(jù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來了巨大的優(yōu)勢，企業(yè)需充分把握這一機遇，及時樹立大數(shù)據(jù)的檔案管理意識，并加強合作建立網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的研發(fā)力度，以實現(xiàn)對檔案資源的統(tǒng)一規(guī)范化管理，從而有效提升檔案管理的資源價值，促進企業(yè)整體運營效益的增長。

參考文獻

[1] 梁云華.基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務，2018（15）：57.

[2] 李明洋.大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下的檔案管理價值探討[J].辦公室業(yè)務，2018（14）：96.

[3] 尹德鳳，朱瑜梅.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理及價值提升研究[J].辦公室業(yè)務，2018（12）：112.