黃雪華

摘要：檔案是一種重要的文件資料，有著悠久的發(fā)展歷史。管理工作主要是圍繞檔案的保存、管理及應(yīng)用開(kāi)展的，對(duì)資料的留存有著重要的意義。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，越來(lái)越多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)被應(yīng)用到了實(shí)際的工作中。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及信息化程度的深入，將檔案的管理工作帶到了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期——電子檔案時(shí)期。在信息時(shí)代下，電子檔案管理的應(yīng)用工作變得越來(lái)越重要。本文結(jié)合信息時(shí)代下發(fā)展電子檔案管理工作的必要性，對(duì)現(xiàn)階段在電子檔案管理與應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，并提出科學(xué)的措施進(jìn)行有效的解決，促進(jìn)電子檔案管理工作的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 電子檔案 管理應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）16-0211-02

一、信息時(shí)代下發(fā)展電子檔案管理工作的必要性

檔案的電子化發(fā)展是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的不斷應(yīng)用，人們深刻地感受到科學(xué)技術(shù)的便利性和優(yōu)越性。信息時(shí)代下發(fā)展電子檔案的管理工作不僅僅可以有效地促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)性以及工作效率的提高，而且也有其發(fā)展的必要性。

（1）符合時(shí)代發(fā)展的需求。電子檔案管理工作的發(fā)展符合新時(shí)期信息化建設(shè)的整體趨勢(shì)，是先進(jìn)科學(xué)技術(shù)服務(wù)于人們生產(chǎn)生活的重要表現(xiàn)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的新時(shí)期，信息溝通的時(shí)效性和便捷性都在不斷增強(qiáng)，電子檔案管理工作的有效開(kāi)展，可以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，為檔案在不同領(lǐng)域工作中的使用提供便利。這在很大程度上符合信息時(shí)代對(duì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的要求。

（2）檔案本身的重要性。檔案有著較為悠久的發(fā)展歷史，是一種記錄了重要信息的文件或資料。對(duì)于未來(lái)事物的發(fā)展能夠提供具有極高價(jià)值的參考信息。在目前，我國(guó)的法律對(duì)檔案的管理有著專(zhuān)門(mén)的具體的規(guī)定，檔案管理是一項(xiàng)有著重要影響的工作。在信息時(shí)代，加強(qiáng)檔案的電子化管理，可以促進(jìn)檔案作為寶貴資源的利用率，發(fā)揮其在事物發(fā)展過(guò)程中的重要作用。

（3）電子檔案的優(yōu)勢(shì)。電子檔案作為科技進(jìn)步的產(chǎn)物，能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，與其自身的優(yōu)勢(shì)有著密切的聯(lián)系。第一，可以有效地減少檔案管理工作的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作量。檔案管理由于內(nèi)容較多，且保存時(shí)間較長(zhǎng)，所以工作量普遍較大，但是電子檔案管理工作的開(kāi)展可以有效地簡(jiǎn)化勞動(dòng)的復(fù)雜度，提高工作的效率，降低勞動(dòng)的強(qiáng)度。第二，有利于補(bǔ)充檔案的完整性。當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案中缺少資料時(shí)，可以快速地進(jìn)行遺漏文件的增加和補(bǔ)充。第三，可以提高檔案使用的便捷程度，方便信息的傳播、交流和使用。第四，可以提高檔案的安全性以及管理工作的質(zhì)量，有利于我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

二、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著信息化程度的不斷加深，電子檔案的管理與應(yīng)用也得到了很大的發(fā)展，但是目前還存在著一些問(wèn)題，影響了其發(fā)展的速度以及積極作用的發(fā)揮。

（1）系統(tǒng)建設(shè)較復(fù)雜，完善難度大。檔案是一個(gè)較為龐大且復(fù)雜的系統(tǒng)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類(lèi)，管理工作較為復(fù)雜和繁瑣。在開(kāi)展電子檔案管理的過(guò)程中，就需要以更具發(fā)展性的需求對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)的建設(shè)和完善。比如，水利管理部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)就要涉及水位、水量、河流水文信息、氣候、水利工程建設(shè)信息等多種資料。這在很大程度上增加了系統(tǒng)建設(shè)的難度和工作量。

（2）管理制度不健全，檔案質(zhì)量差。電子檔案管理雖然是檔案管理工作的信息化發(fā)展，但是由于工作方式的改變，原來(lái)的制度中已經(jīng)有不適合發(fā)展需求的內(nèi)容存在。管理制度的不健全，會(huì)影響到整體工作開(kāi)展的有效性。檔案作為一種重要信息性文件和資源，其質(zhì)量的好壞對(duì)其作用的發(fā)揮有重要的影響，有的時(shí)候甚至?xí)绊懙經(jīng)Q策的正確性。管理制度的不健全，在很大程度上會(huì)影響到檔案的質(zhì)量，沒(méi)有完善的制度，工作開(kāi)展的效率也會(huì)受到極大的影響。

（3）安全維護(hù)困難多，工作難度大。電子信息的發(fā)展，在促進(jìn)信息交流便捷性提高的同時(shí)，也面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)。信息交流的便捷在很大程度上也意味著安全工作的復(fù)雜。雖然現(xiàn)在通過(guò)應(yīng)用密碼設(shè)置、登錄驗(yàn)證等方式，可以有效地維護(hù)電子檔案的安全性，但是隨著病毒的出現(xiàn)，電子檔案管理的安全工作還存在著很大的隱患，需要得到有效的處理。特別是電子信息的復(fù)制較為簡(jiǎn)單，也增加了信息泄露的可能性。

（4）人員職業(yè)素質(zhì)低，工作效率差。在電子檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)管理人員提出了新的要求。不論是在管理思維還是具體的技術(shù)操作中，原來(lái)的管理人員都很難適應(yīng)新的模式，這在很大程度上阻礙了電子檔案管理工作的發(fā)展。管理人員職業(yè)素質(zhì)較低，主要表現(xiàn)為對(duì)系統(tǒng)的操作科學(xué)性差、管理理念落后以及工作效率低等多個(gè)方面。管理人員的職業(yè)素質(zhì)對(duì)科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)性的發(fā)揮有著重要的影響，但是目前整體的職業(yè)素質(zhì)較低，成為阻礙發(fā)展的重要因素。

三、解決電子檔案管理中存在問(wèn)題的有效措施

（1）完善系統(tǒng)建設(shè)，促進(jìn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在電子檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，信息系統(tǒng)建設(shè)的完善性，對(duì)整體的工作效果有著極為重要的影響。為了保證電子檔案管理工作發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)性和本身的科學(xué)性，管理系統(tǒng)的建設(shè)既要符合現(xiàn)階段的需要，也要為其未來(lái)的發(fā)展留有足夠的空間。

（2）健全管理制度，保障檔案質(zhì)量。為了促進(jìn)檔案管理工作的有效開(kāi)展以及保障檔案的質(zhì)量，需要在發(fā)展的過(guò)程中，不斷完善電子檔案的管理制度。電子檔案管理工作的有效開(kāi)展，需要有較為完善和健全的制度作為有效保障。按照完善的科學(xué)制度，開(kāi)展電子檔案的管理工作，不僅僅可以提高工作的效率，還可以提高檔案的質(zhì)量。對(duì)檔案管理工作的長(zhǎng)期發(fā)展有著積極的作用。

（3）加強(qiáng)安全管理，維護(hù)檔案安全。檔案作為一種較為重要的信息資源，其內(nèi)容可能涉及很多重要的信息，比如商業(yè)機(jī)密、招投標(biāo)信息、個(gè)人資料等，一旦泄露會(huì)造成極大的損失。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該通過(guò)科技手段加大對(duì)電子檔案的保護(hù)力度，維護(hù)信息的安全。對(duì)于可能接觸重要信息的工作人員，要做好培訓(xùn)和教育工作，提高其思想覺(jué)悟。同時(shí)需要制定嚴(yán)格的資料使用管理制度，特別是針對(duì)檔案的查詢(xún)、下載和復(fù)制的操作。

（4）提升職業(yè)素質(zhì)，提高工作效率。為了提高電子檔案管理工作的效率，就要對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用人員開(kāi)展相關(guān)職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)工作。雖然很多原來(lái)系統(tǒng)的工作人員，對(duì)新系統(tǒng)的使用可能會(huì)有一定的抵觸心理，相關(guān)部門(mén)要針對(duì)這種現(xiàn)象采取有效的措施，只有解決好了心理問(wèn)題，才能提高培訓(xùn)工作開(kāi)展的成效。在新系統(tǒng)的使用中，要根據(jù)工作人員的崗位性質(zhì)和要求，開(kāi)展具有較強(qiáng)針對(duì)性的培訓(xùn)工作，使其能夠更快地適應(yīng)電子檔案管理的工作，促進(jìn)工作效率的提高。

四、結(jié)語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，為工作效率的提高提供了技術(shù)支持。在信息時(shí)代下，促進(jìn)檔案的電子化發(fā)展，不僅僅符合時(shí)代發(fā)展的需求，在很大程度上也可以提高檔案作為資源的利用率。隨著信息交流的增加，檔案的使用量以及使用頻率都會(huì)不斷提高，電子化的發(fā)展可以使檔案管理工作更好地適應(yīng)發(fā)展的需求。雖然電子檔案管理的應(yīng)用在現(xiàn)階段的發(fā)展過(guò)程中還存在著一些需要進(jìn)一步解決的問(wèn)題，阻礙了其優(yōu)勢(shì)的展現(xiàn)，但是隨著更多有效措施的使用，這些問(wèn)題都會(huì)得到更好的解決，電子檔案的優(yōu)勢(shì)也會(huì)得到更大的發(fā)揮。檔案電子化管理的發(fā)展，是檔案管理事業(yè)的重要進(jìn)步，有著不可替代的作用，具有時(shí)代發(fā)展的特性。

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責(zé)任編輯：楊國(guó)棟