雷婷

秦皇島市第一醫(yī)院始建于1984年，現(xiàn)為秦皇島市規(guī)模最大、技術(shù)力量最強(qiáng)的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，作為上升期的綜合性三甲醫(yī)院，每年都會(huì)遴選大批優(yōu)秀的高校畢業(yè)生來我院工作，人才的大量流入，在保證醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)和持續(xù)發(fā)展的同時(shí)，也為醫(yī)院的人事檔案管理提出了新的問題。

為提高醫(yī)院人事檔案管理水平，從源頭上保證人事檔案質(zhì)量，我們引入了前端控制理論。前端控制思想在其他領(lǐng)域已運(yùn)用比較廣泛，并逐漸延伸出一些比較成熟的方法，但在人事檔案的管理中運(yùn)用較少。事實(shí)上，通過在新入職高校畢業(yè)生的人事檔案管理中的運(yùn)用與實(shí)踐，不僅在理論層面上豐富了前端控制理論，更在實(shí)踐層面為人事檔案管理質(zhì)量和整個(gè)人力資源管理層次的提高提供了保障。

一、前端控制理論的內(nèi)涵

前端控制思想由法國(guó)檔案學(xué)者的C·諾加雷提出，作為現(xiàn)代檔案管理理念的重要內(nèi)容，前端控制理論基于文件生命周期理論，通過對(duì)文件的形成、收集、整理、鑒定、歸檔等活動(dòng)實(shí)行全過程監(jiān)督控制，并將整個(gè)控制活動(dòng)前移，重新考慮在文件生命周期中進(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)。對(duì)于人事檔案工作而言，前端控制指在整個(gè)人事檔案管理過程中，系統(tǒng)分析并重新整合人事檔案管理的目標(biāo)和整體規(guī)劃，在形成人事檔案之初，從根源上規(guī)范干部人事檔案材料及管理。

事實(shí)上，將新入職畢業(yè)生的人事檔案作為一個(gè)獨(dú)立整體先行管理，本身就是前端控制思想的體現(xiàn)，將新入職畢業(yè)生的人事檔案作為整個(gè)人事檔案管理的前端，深刻體現(xiàn)了在人事檔案管理中把好“入口關(guān)”。新入職畢業(yè)生檔案處于從學(xué)生檔案向個(gè)人檔案轉(zhuǎn)變的過渡階段，需要用人單位重新審核、整理和裝訂，直接決定了人事檔案的案卷質(zhì)量，在該階段實(shí)施前端控制，既能保證這些案卷的質(zhì)量，也為整個(gè)人事檔案管理奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

二、前端控制理論在新入職員工檔案管理中的應(yīng)用

通過實(shí)體性建構(gòu)和程序性建構(gòu)兩個(gè)方面將前端控制理論應(yīng)用于新入職員工檔案管理中。通過落實(shí)前端控制的對(duì)象、明確前端控制的主體、規(guī)范前端控制的內(nèi)容等方面完善實(shí)體性建構(gòu)；通過建立一套完整的前端控制程序，充分保障新入職畢業(yè)生人事檔案前端控制的可行性。

（一）前端控制理論的實(shí)體性建構(gòu)

1.落實(shí)前端控制的對(duì)象。在新入職畢業(yè)生檔案管理中，前端控制的對(duì)象就是這些新入職畢業(yè)生的人事檔案，由于很多畢業(yè)生對(duì)人事檔案意識(shí)的淡薄，部分畢業(yè)生在入職的時(shí)候甚至不知道自己的人事檔案在何處。根據(jù)前端控制思想，我院在組織新入職畢業(yè)生進(jìn)行崗前培訓(xùn)期間，專門設(shè)置了關(guān)于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞、黨關(guān)系轉(zhuǎn)遞流程的培訓(xùn)課程；醫(yī)院人事部門聯(lián)合多部門對(duì)新入職畢業(yè)生進(jìn)行宣傳教育，并做好人事檔案與黨員檔案的相關(guān)資訊，對(duì)檔案難以查找的，協(xié)助聯(lián)系學(xué)校與各級(jí)人才交流服務(wù)部門積極查找，保證每一本畢業(yè)生人事檔案的順利交接。

2.明確前端控制的主體。前端控制的主體是醫(yī)院的檔案管理團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院現(xiàn)有在職職工檔案1200余卷，按照《干部檔案工作條例》的要求，醫(yī)院增加并培養(yǎng)管檔人員，選配政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的黨員從事干部檔案工作。從思想上提高管檔人員及人力資源處工作人員對(duì)檔案工作的重視；多次組織人事檔案工作培訓(xùn)，選派骨干人才去優(yōu)秀管檔部門交流進(jìn)修，提高干部檔案工作人員業(yè)務(wù)水平和工作能力；根據(jù)工作需要，及時(shí)充實(shí)管檔力量、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍。

3.規(guī)范前端控制的內(nèi)容。需要規(guī)范的內(nèi)容指的是新入職畢業(yè)生檔案內(nèi)容。通過對(duì)人事檔案審查，我們發(fā)現(xiàn)很多畢業(yè)生檔案存在問題，共性問題如缺少高校的報(bào)考登記表、學(xué)生登記表，黨員缺少思想?yún)R報(bào)或外調(diào)材料等等，一些嚴(yán)重的問題如缺少畢業(yè)生登記表、入黨志愿書筆跡相似等，針對(duì)這些問題，嚴(yán)格按照最新人事檔案審核制度的要求，敦促相關(guān)組織及個(gè)人補(bǔ)齊相關(guān)材料，形成干部人事檔案審核專用《干部任免審批表》，經(jīng)本人簽字確認(rèn)，組織審查蓋章后存入五類材料。

（二）前端控制理論的程序性建構(gòu)

針對(duì)新入職畢業(yè)生人事檔案的特點(diǎn)，以檔案的真實(shí)性、完整性、有效性作為新入職畢業(yè)生前端控制的基本原則，從動(dòng)員部署、檔案審核、組織認(rèn)定、檢查總結(jié)四個(gè)階段組成前端控制理論的程序性建構(gòu)。

1.動(dòng)員部署階段。制定新入職畢業(yè)生人事檔案前端控制審核方案，細(xì)化審核范圍、時(shí)間安排、方法步驟、保障措施等。聘請(qǐng)檔案管理專家對(duì)人力資源部員工和審檔人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，做好進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密培訓(xùn)工作，使審檔人員熟悉政策、明確標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范操作。

2.審核階段。指對(duì)新入職畢業(yè)生人事檔案進(jìn)行審核，包括初審和復(fù)審兩個(gè)階段。共有兩組人員，兩名審檔人員組成一組，一人翻閱檔案一人錄入檔案信息，重點(diǎn)審核其出生年月、學(xué)歷經(jīng)歷、黨團(tuán)材料，既能保證審檔工作的準(zhǔn)確性，又能互相監(jiān)督保證檔案的安全性，并形成干部人事檔案審核專用《干部任免審批表》。另外一組負(fù)責(zé)檔案出入庫(kù)登記和新版檔案裝訂工作。復(fù)審由組織人事處主要領(lǐng)導(dǎo)參與，根據(jù)初審時(shí)形成的材料，重新翻閱檔案，校對(duì)《干部任免審批表》中信息，提出初步處理意見并簽字確認(rèn)。

3.認(rèn)定階段。對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問題，要區(qū)分不同情況，妥善處理，由組織人事部門根據(jù)政策和實(shí)際情況處理，不能主觀臆斷、妄下結(jié)論，要根據(jù)審核情況上會(huì)討論并最終進(jìn)行組織認(rèn)定。最后，將最后認(rèn)定的《干部任免審批表》與對(duì)審核過程中的補(bǔ)充收集材料證明材料一并歸入本人檔案。

4.檢查總結(jié)階段。審查結(jié)束后，隨機(jī)抽取一定數(shù)量的畢業(yè)生檔案進(jìn)行重點(diǎn)核查，就抽查情況進(jìn)行認(rèn)真梳理匯總并反饋。全面匯總有關(guān)情況，深入總結(jié)經(jīng)驗(yàn)做法，認(rèn)真分析存在的問題，確定制定加強(qiáng)和改進(jìn)干部人事檔案工作的意見措施，形成書面總結(jié)報(bào)告。

通過前端控制實(shí)體性建構(gòu)與程序性建構(gòu)，新入職畢業(yè)生的人事檔案已經(jīng)基本完成由學(xué)生檔案向職工檔案的整合，案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)，三齡二歷信息準(zhǔn)確，相關(guān)信息已錄入人力資源信息管理系統(tǒng)，可以隨時(shí)根據(jù)需要提取并利用。

三、前端控制理論在新入職員工檔案管理中的效益

（一）學(xué)術(shù)成果與理論效益

在近一個(gè)世紀(jì)的檔案學(xué)理論發(fā)展中，前端控制思想雖然不是最新的檔案管理思想，但是作為檔案學(xué)經(jīng)典理論，經(jīng)過數(shù)年的實(shí)踐與積累，前端控制理論一直占據(jù)著前沿的地位。我院將前端控制理論應(yīng)用于新入職員工檔案管理中，落實(shí)了前端控制的對(duì)象、明確了前端控制的主體、規(guī)范了前端控制的內(nèi)容等方面完善實(shí)體性建構(gòu)，并建立了一套完整的前端控制程序，通過實(shí)體性制度建設(shè)和程序性制度建構(gòu)兩個(gè)方面完善了前端控制理論。

通過充分總結(jié)前端控制理論在新入職高校畢業(yè)生的人事檔案管理中的運(yùn)用與實(shí)踐，為前端控制理論研究提供新的研究視角和范例。

（二）實(shí)踐成果與社會(huì)效益

通過對(duì)新入職員工檔案的實(shí)體性建構(gòu)和程序性建構(gòu)，落實(shí)了前端控制的對(duì)象、明確了前端控制的主體、規(guī)范了前端控制的內(nèi)容等方面完善實(shí)體性建構(gòu)，并建立了一套完整的前端控制程序，經(jīng)過數(shù)年的實(shí)踐與總結(jié)，醫(yī)院的人事檔案管理水平顯著提高，人力資源管理邁上了新的臺(tái)階，無(wú)論是對(duì)人才的成長(zhǎng)還是醫(yī)院的發(fā)展都貢獻(xiàn)了自己的力量，創(chuàng)造了巨大的社會(huì)效益。

1.提高醫(yī)院人事檔案管理水平，保障了人事檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。醫(yī)院原有的人事檔案已經(jīng)過全國(guó)干部人事檔案審查與改版裝訂，在審核和認(rèn)定過程中，有些重要的檔案材料或佐證材料由于年代久遠(yuǎn)無(wú)法查找，如轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、報(bào)考登記表、入黨志愿書等，這給認(rèn)定造成了一定的困難，也為人員信息的準(zhǔn)確性留下隱患，為了避免此類情況的再次發(fā)生，醫(yī)院決定嚴(yán)格審核每一本接收的人事檔案，通過實(shí)體性建構(gòu)和程序性建構(gòu)兩個(gè)方面將前端控制理論應(yīng)用于新入職員工檔案管理中，保證每一本新接收的人事檔案都是經(jīng)過嚴(yán)格審查，檔案材料真實(shí)完整，裝訂整齊，每本檔案都有經(jīng)組織審核認(rèn)定的《干部任免審批表》，切實(shí)為人事檔案管理把好“入口關(guān)”。我院制定新入職員工檔案管理辦法并已形成制度，經(jīng)前端控制后，再將這些檔案統(tǒng)一歸入醫(yī)院檔案庫(kù)，從源頭上了保證人事檔案的真實(shí)、完整和有效。

2.保證衛(wèi)生技術(shù)人才檔案的質(zhì)量，真正成為人才成長(zhǎng)與發(fā)展的基石。新入職畢業(yè)生檔案處于從學(xué)生檔案向個(gè)人檔案轉(zhuǎn)變的過渡階段，也是他們由學(xué)生身份過渡為衛(wèi)生人才的關(guān)鍵階段，如果在此階段缺乏前端控制思想，很可能在日后出現(xiàn)在人才選拔或在領(lǐng)導(dǎo)干部任前審核等重要節(jié)點(diǎn)才發(fā)現(xiàn)人事檔案材料中缺少關(guān)鍵材料，而那時(shí)很可能因?yàn)闀r(shí)間限制或佐證材料難以尋覓而導(dǎo)致人才錯(cuò)失發(fā)展機(jī)會(huì)。通過對(duì)新入職畢業(yè)生檔案的前端控制，及時(shí)完善人事檔案材料，保證檔案中年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷內(nèi)容準(zhǔn)確、材料完整、邏輯嚴(yán)密。對(duì)衛(wèi)生人才而言，無(wú)論是各級(jí)人才篩選還是干部選拔，真實(shí)、完整、有效的干部人事檔案才能成為他們成長(zhǎng)與發(fā)展的基石。

3.為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展提供支持。

基于前端控制的新入職員工檔案管理模式為醫(yī)院選人用人、人才梯隊(duì)建設(shè)提供了可靠的信息支持。選對(duì)人才、用對(duì)人才是一個(gè)科室乃至整個(gè)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的前提，對(duì)新入職畢業(yè)生人事檔案前端控制可以說是整個(gè)選人用人流程的開端，一卷高質(zhì)量的人事檔案可以清晰地看清人才的成長(zhǎng)軌跡和發(fā)展方向，如果說任前審核制度是干部任職前最后一道關(guān)卡，而前端控制從源頭上做到了正本清源。

基于前端控制的新入職員工檔案管理模式也為醫(yī)院各級(jí)各類評(píng)審做出了貢獻(xiàn)。在前端控制的程序性構(gòu)建中，準(zhǔn)確的人員信息和關(guān)鍵性材料的影印版已存入醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)，在需要利用時(shí)可以快速提取并匯總。如在醫(yī)院重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)中，準(zhǔn)確、快速地提供該團(tuán)隊(duì)的學(xué)歷、職稱及年齡構(gòu)成等學(xué)科梯隊(duì)結(jié)構(gòu)，提供該學(xué)科帶頭人的學(xué)歷和職稱資格原始材料，在上一年度評(píng)審中，有6個(gè)學(xué)科被評(píng)為省級(jí)重點(diǎn)學(xué)科和重點(diǎn)發(fā)展學(xué)科，處于全省地市級(jí)醫(yī)院前列。在住院醫(yī)師規(guī)范化規(guī)培基地審核中，提供規(guī)培科室人員結(jié)構(gòu)、帶教老師的基本信息、資格資歷材料等，我院被評(píng)為省級(jí)住院醫(yī)生規(guī)范化培訓(xùn)基地，其中，全科醫(yī)學(xué)科已晉升為國(guó)家級(jí)規(guī)范化培訓(xùn)基地。在三級(jí)甲等醫(yī)院復(fù)查中，利用準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)和檔案材料，對(duì)當(dāng)前人力資源情況作出分析，并根據(jù)醫(yī)院實(shí)際需要和三甲復(fù)審要求迅速作出調(diào)整，使醫(yī)院的干部職數(shù)配置、人員編制配置、人力資源配置符合三甲復(fù)審要求，為醫(yī)院成功通過三甲復(fù)審貢獻(xiàn)力量。

醫(yī)院基于前端控制的新入職員工檔案管理與實(shí)踐為前端控制理論研究提供新的研究視角和范例，更重要的是，通過實(shí)體性建構(gòu)和程序性建構(gòu)，提高醫(yī)院人事檔案管理水平，保障了人事檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。保證衛(wèi)生技術(shù)人才檔案的質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展提供支持。醫(yī)院的人力資源管理邁上了新的臺(tái)階，無(wú)論是對(duì)人才的成長(zhǎng)還是醫(yī)院的發(fā)展都貢獻(xiàn)了自己的力量。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）