武學(xué)海

摘要：電子化辦公是提高日常工作和管理效率的重要途徑，是信息化發(fā)展的趨勢，Lotus Domino/Notes在開發(fā)辦公自動化和電子協(xié)作平臺方面有較強(qiáng)的優(yōu)勢。工作流，企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間協(xié)同工作不可或缺的技術(shù)，正是Domino技術(shù)的長處所在，Domino提供了各種工作流應(yīng)用所必需的技術(shù)。該文介紹了如何利用Domino上的圖形化的、專業(yè)的工作流開發(fā)工具——Domino Workflow開發(fā)一個完整的工作流應(yīng)用，有了它，可以讓工作流的開發(fā)工作更加簡單，功能更為強(qiáng)大，系統(tǒng)的維護(hù)變得非常方便和高效。

關(guān)鍵詞：Domino Workflow；工作流；圖形化；模板

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）24-0010-02

1引言

提高日常工作和管理效率，電子化辦公是重要的途徑，是信息化發(fā)展的趨勢。大部分的日常和管理工作的開展都離不開業(yè)務(wù)規(guī)則的約束，都須遵循一定的業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng)方式中，一個工作項目很可能由于各種客觀因素的影響延長了業(yè)務(wù)流程時間；除此之外，面對眾多的工作項目，需要審閱的大量文件，管理人員將付出很大的精力跟進(jìn)各種工作流程。采用電子化方式，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程步驟，使管理人員能更加有效地跟進(jìn)工作進(jìn)度，督促工作完成。各種工作信息的傳遞更加快捷、準(zhǔn)確，縮短了業(yè)務(wù)流程時間，實現(xiàn)了科學(xué)和規(guī)范的管理。

Lotus Domino/Notes在開發(fā)辦公自動化和電子協(xié)作平臺方面有較強(qiáng)的優(yōu)勢，目前在用的空管協(xié)同辦公平臺OA即采用該系列工具開發(fā)。Lotus在Domino之上推出了一個圖形化的、專業(yè)的工作流開發(fā)工具——Domino Workflow[1]，采用圖形化方式制定流程，并將業(yè)務(wù)規(guī)則整合其中，這對于開發(fā)規(guī)范的工作流程：如任務(wù)管理、人員請銷假、項目合同管理、費用管理等是非常方便和高效的。

2 Domino Workflow的優(yōu)點

通過Domino Workflow可以極大地提高工作流應(yīng)用的開發(fā)效率。通常實現(xiàn)一個復(fù)雜的工作流應(yīng)用需要一個月甚至更多的時間，而有了Domino Workflow，至少可以節(jié)約一半以上的時間[2]。

系統(tǒng)的維護(hù)是最終用戶和開發(fā)人員遇到的比較棘手的問題。系統(tǒng)開發(fā)工作完成投入運行后，不可避免地會不斷進(jìn)行修改工作。對于工作流類應(yīng)用的開發(fā)，流程的變動經(jīng)常會涉及程序的修改。有了Domino Workflow后，業(yè)務(wù)規(guī)則的變化只需要通過圖形化的界面用鼠標(biāo)拖拽即可實現(xiàn)，而人員的變動只需要管理員修改配置文件即可。維護(hù)工作可以交給最終用戶來做。

Domino Workflow自動實現(xiàn)了對時間的限制，對用戶活動的跟蹤記錄，對文檔在生命周期內(nèi)的權(quán)限控制等工作。極大地減少了程序開發(fā)的工作量，實現(xiàn)了強(qiáng)大的控制功能。

3 利用Domino Workflow進(jìn)行工作流的開發(fā)

安裝好Workflow后，在開發(fā)平臺Lotus Domino Designer中會增加以LWF開頭的應(yīng)用程序模板，主要有LWF App、LWF Orga、LWF Prodef和LWF DesRep等，我們可以利用這些模板開發(fā)我們的應(yīng)用程序。

經(jīng)過對各種工作流應(yīng)用的分析和研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，工作流應(yīng)用由三個要素構(gòu)成：人、信息、流程，即參與工作流的人員、流動的內(nèi)容和流動規(guī)則。根據(jù)三個要素的不同特性，用最適宜的方法來實現(xiàn)之，然后將其整合在一起，形成一個有機(jī)整體，這就是Domino Workflow設(shè)計的一個基本思想[2]。

因此，建立一個完整的基于Workflow的應(yīng)該程序，需要完成：工作流程的制定、工作流程上的組織、角色和人員權(quán)限的劃分，工作流程使用的文檔的編輯。這些工作主要在Lotus Workflow Architect工具和LWF Orga、LWF App模板上完成。

登錄Lotus Workflow Architect后，可以根據(jù)需求制定規(guī)范的工作流程：將左側(cè)圖形欄象征活動開始點和結(jié)束點的圓形圖標(biāo)拖入到編輯窗口，綠色矩形框表示流程中涉及的活動，可以在屬性頁中編輯活動的名稱、參與者、活動時限、活動涉及的文檔等，用帶箭頭的連線代表活動的走向，可以用條件判斷框代表在滿足某一特定條件下活動在有多個后續(xù)的時選擇哪一個為下一步的活動。復(fù)雜的流程，通過拖拉擺放，就能很直觀地表現(xiàn)出來，通過編輯圖形的屬性，就能將業(yè)務(wù)規(guī)則整合到流程中，而背后的具體實現(xiàn)已經(jīng)由框架給我們搭建完成，并不需要知道復(fù)雜的實現(xiàn)細(xì)節(jié)，大大簡化了開發(fā)過程，提高了開發(fā)效率。

在為活動指定參與者時，也就是該活動對應(yīng)的文檔那些人可以操作，那些人可以閱讀，這需利用Workflow安裝后提供的LWF Orga模板，創(chuàng)建我們的組織數(shù)據(jù)庫，如Organization.nsf，接著，使用Lotus Notes客戶端打開組織庫Organization.nsf，根據(jù)部門的實際情況來輸入具體的數(shù)據(jù)。

首先需要錄入該組織中的每個人員信息，包括用戶名、用戶郵件等基本信息；然后是組織結(jié)構(gòu)信息：有哪些部門、科室、臺站，層次結(jié)構(gòu)如何，管理者是誰、有哪些成員等。在組織數(shù)據(jù)庫中， 還可以定義角色和關(guān)系：如定義主任、科長、臺站長等角色，將具體的人員包含到這些角色中，如果活動的參與者定義成角色，則當(dāng)角色里面的人員有變動時，無需對流程進(jìn)行修改，提高了系統(tǒng)的可維護(hù)性。關(guān)系類似一個計算公式，如“上一級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系”，當(dāng)定義好該關(guān)系后，任意給定一個成員，通過該關(guān)系一計算就能知道他的上一級領(lǐng)導(dǎo)是誰。這在流程定義中是非常有用的，一個人員完成某個活動后，可能提交到他的上一級領(lǐng)導(dǎo)審批，這樣就可以將審批這個活動的參與者指定為通過關(guān)系計算出的人員，因為不同的人員可能上一級審批領(lǐng)導(dǎo)是不一樣的，無法具體指定某個人或者角色或者組織。

在定義好組織庫后，就可以將組織庫中的信息利用到流程的定義中，如為某個活動指定一個具體的人或者某個角色、某個組織、某個關(guān)系都可以，還可以明確他們是具有執(zhí)行權(quán)限還是查閱權(quán)限。這樣就將過程、人員結(jié)合在了一起。

人員在過程中操作、查閱的文檔信息是在以LWF App模板生成的應(yīng)用程序中開發(fā)的。Lotus提供的這種機(jī)制，使得開發(fā)人員僅需開發(fā)一個過程庫、一個組織庫，多個應(yīng)用庫就可以滿足大部分的需求，在過程庫中存儲了我們通過Workflow的圖形界面開發(fā)的多個業(yè)務(wù)流程、一個部門的組織是比較固定的，因此用一個組織庫基本就可以滿足我們的需求，而應(yīng)用是多樣的和變化的，如可能有請銷假管理方面的應(yīng)用、有任務(wù)管理方面的應(yīng)用、有項目合同方面的應(yīng)用，可以開發(fā)不同的應(yīng)用庫，來利用過程庫中的過程和組織庫中的人員、組織信息，因此當(dāng)一個應(yīng)用出現(xiàn)問題時，不會影響其他應(yīng)用的使用，組織人員變動，一般僅需修改組織庫，不需要對諸多應(yīng)用做改動或大的調(diào)整，整個系統(tǒng)的維護(hù)是非常方便和高效的。

在Lotus Domino Designer中用LWF App模板生成我們的應(yīng)用程序后，就可以定義業(yè)務(wù)流程中涉及的各種文檔，以請銷假應(yīng)用為例，就可以在請銷假應(yīng)用庫中定義我們的請假單，制定有哪些需要填寫的內(nèi)容，如休假類別、日期等，定制該請假單在網(wǎng)頁上的呈現(xiàn)方式等，根據(jù)用戶需求來完成。該請假單上具有哪些操作，應(yīng)用模板已經(jīng)幫我們生成，如：工作提交、掛起、延期或者重新指派其他人員完成該工作等，非常方便，我們還可以根據(jù)實際需求適當(dāng)做點修改，如網(wǎng)頁上操作的外觀顯示、去掉不必要的操作等，只有較小的工作量就可以定制成我們需要的方式，Workflow的高集成化提供了大量的便利。

以上工作完成后，就可以將應(yīng)用在架設(shè)的Domino服務(wù)器上運行起來，任何一個需要請假的人員登錄系統(tǒng)后，打開請假單，填寫內(nèi)容，點擊提交，就完成了一個請假單的申請，服務(wù)器后臺會根據(jù)流程的設(shè)計自動提交到需要審批人員待辦工作里，當(dāng)審批人員登錄后就可以看到該請假單，根據(jù)實際情況，同意還是不同意此申請，程序會根據(jù)審批情況繼續(xù)將工作流轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)，申請人員可以隨時通過流圖查看到該請假單已經(jīng)走到哪一個步驟，非常直觀。如圖1所示，一個走完了請銷假流程的工作，矩形框白色表示已經(jīng)完成的活動。

4 結(jié)論

Domino Workflow是 Lotus Notes 數(shù)據(jù)庫和 Windows 程序的集合，是專業(yè)的工作流開發(fā)與管理工具。

Domino的應(yīng)用以工作流應(yīng)用為最難，而工作流應(yīng)用的難點又在于流程的實現(xiàn)和維護(hù)[2]。Domino Workflow通過對工作流應(yīng)用的深入剖析，建立了工作流應(yīng)用的科學(xué)體系結(jié)構(gòu)，并提供了工作流應(yīng)用所需的各種增強(qiáng)功能，如路由選擇控制、時間控制、流程監(jiān)控等等。通過Domino Workflow，可以極大地簡化工作流應(yīng)用的開發(fā)工作。

利用Domino Workflow我們已經(jīng)實現(xiàn)了除請銷假、任務(wù)、項目合同管理之外的目前一些工作中經(jīng)常涉及的工作流程，給大家的工作帶來了極大的便利，維護(hù)工作的開展也較為容易，Domino Workflow將在以后的工作流開發(fā)中繼續(xù)扮演重要的角色。

參考文獻(xiàn)：

[1] 蓮花軟件有限公司. Domino Workflow實用教程[EB/OL].http：//www.lotusfan.com，2010.

[2] 武坤等.中文Lotus Domino/Notes R7應(yīng)用教程[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2007.

【通聯(lián)編輯：光文玲】