文/山東電力工程咨詢院有限公司 王紅娟

火電EPC項目文檔管理即工程總承包單位根據(jù)文件生命周期理論，建立項目文檔管控體系以及各種計劃、程序和規(guī)范，實現(xiàn)項目文檔管理的全員參與、全過程管控，從文件信息的角度保證項目的順利實施，不僅實現(xiàn)項目文檔向建設(shè)單位（業(yè)主）的順利移交，更重要的是保存電廠建設(shè)過程的全部文檔，為企業(yè)各項業(yè)務(wù)建設(shè)提供支持。文檔管理是火電EPC項目管理的重要內(nèi)容之一，是工程項目管理的基礎(chǔ)和保證。完整的項目文檔是工程維修、改建、擴(kuò)建和事故處理的重要依據(jù)；是評定工程質(zhì)量等級、竣工驗收的重要技術(shù)文檔；也是工程決算和進(jìn)行索賠的重要根據(jù)、更是企業(yè)業(yè)務(wù)建設(shè)和知識管理實施的重要資源保障。本文以作者所在國際火電EPC項目為例，對國際火電項目文檔管理工作進(jìn)行探討。

筆者所在的巴西項目是一臺345MW燃煤發(fā)電機(jī)組，項目安裝設(shè)計主要由總包方完成，土建設(shè)計由所在國分包商完成；設(shè)備分境內(nèi)采購和境外采購兩部分；項目施工分為土建和安裝，土建由項目所在國的分包商完成，安裝工作采用以中國單位為主所在國分包商為輔的模式進(jìn)行。

一、國際火電EPC項目文檔的特點(diǎn)

項目文檔是火電EPC總承包項目建設(shè)過程的真實記錄，國際EPC總承包模式下的項目文檔除了具備國內(nèi)項目文檔管理一般特點(diǎn)之外，還有其自身特點(diǎn)。

（一）語言問題。國際項目采用的語言以合同約定為準(zhǔn)，本項目的官方語言為英語，部分當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)有特殊要求的文件要求葡語。因此，文件大部分為英語、葡語或者英葡對照，這就對文檔人員素質(zhì)和后期項目文檔管理提出了更高的要求。

（二）文件傳遞方式不同。本項目文件與核電項目文檔傳遞模式類似，采用傳遞單進(jìn)行文件傳遞，紙版與電子版同步。傳遞單上標(biāo)記文件編碼、名稱、時間、接收人、單位等相關(guān)信息，文件提交時雙方簽字留存證據(jù)。

（三）文件分類不同。在國內(nèi)項目文件一般分為施工文件、設(shè)備文件、設(shè)計文件等。本項目文件只分為兩類，一類是管理性文件，包括照片、信函等；一類是技術(shù)文件，包括圖紙、方案、ITP等各類與現(xiàn)場施工相關(guān)的文件和記錄。

（四）文檔管理人員。國內(nèi)各個單位一般有專門的文檔管理人員負(fù)責(zé)文檔管理。本項目現(xiàn)場各個分包單位都是由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行文檔傳遞。因此，能夠更好地把握文件內(nèi)容。

（五）文件形成單位多。由于現(xiàn)場施工單位能力和經(jīng)驗有限，很難承擔(dān)較多施工項目，因此項目分包給多家施工單位，給項目文檔管理也帶來了很大的困難。

（六）文件組卷方式不同。國內(nèi)項目都是按照文件類別、單位工程等進(jìn)行組卷，國際項目一般按照Databook進(jìn)行組卷。組卷形式的不同對文檔管理人員也提出了更高的要求。

二、提高國際火電EPC項目文檔管理水平的措施

（一）提高合同意識。做國際項目重要的就是做合同。因此在項目合同簽訂階段一定要有經(jīng)驗豐富的文檔人員參與，以規(guī)避合同風(fēng)險。在執(zhí)行階段，項目文檔人員必須要熟練掌握合同內(nèi)容，按照合同要求進(jìn)行文檔管理。在過程中注意留存項目管理的各種記錄，為后期結(jié)算和索賠提供依據(jù)。

（二）提高語言能力。語言是交流的基礎(chǔ)，也是對文檔進(jìn)行識別的前提。做國際項目必須具備較強(qiáng)的語言能力，至少掌握官方語言英語，最好精通當(dāng)?shù)卣Z種。但是這類專業(yè)文檔人員很難招聘，因此需要在當(dāng)?shù)卣衅妇ㄓ⒄Z和葡語的人員，優(yōu)化文檔人員配置，取長補(bǔ)短，保證文件順利高效傳遞。

（三）提高文檔人員專業(yè)素質(zhì)。國際項目的特點(diǎn)決定了參與本項目管理的文檔人員不僅要具備文檔管理知識，同時還具備英文、葡萄牙語、IT、出版、項目管理等多個領(lǐng)域的專業(yè)知識，因此文檔人員必須加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升自身專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。

（四）總結(jié)并建立國際項目文件清單。文件清單是項目文檔控制的關(guān)鍵手段，對于文檔管理有著十分重要的指導(dǎo)意義。國內(nèi)項目我們已經(jīng)有完整的文件清單，在實施國際項目的過程中，要注意總結(jié)和梳理國際項目文件清單，為后續(xù)國際項目的實施提供借鑒和參考。

（五）建立設(shè)計、采購、施工一體化的文件編碼模式。文件編碼是項目文件的唯一標(biāo)識，文件編碼的統(tǒng)一、規(guī)范對文件的流轉(zhuǎn)、控制及跟蹤有重要意義。本項目根據(jù)合同要求及自身管理需要，采用業(yè)主編碼和單位編碼雙編碼的形式，滿足雙方管理習(xí)慣。

（六）建立項目文檔管控體系。為確保火電EPC項目文檔管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和流程化，信息文檔部應(yīng)制定一套操作性強(qiáng)的文檔管理程序文件，主要包括項目文檔編碼程序、項目文檔過程控制程序、項目文檔系統(tǒng)管理程序、項目文檔竣工移交管理程序等，建立統(tǒng)一的文檔管理原則和標(biāo)準(zhǔn)，并將這些程序通過培訓(xùn)、會議紀(jì)要等形式宣貫下去，保證文檔執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。

（七）提高項目文檔管理信息化程度。由于項目參與方眾多，為了提高管理效率，需引進(jìn)國際先進(jìn)的文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)現(xiàn)場文檔管理與國內(nèi)文檔工作的高度協(xié)同。結(jié)合國內(nèi)項目文檔管理經(jīng)驗，建立標(biāo)準(zhǔn)化的項目文檔目錄結(jié)構(gòu)、權(quán)限矩陣和分發(fā)矩陣。通過標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)和權(quán)限管控，實現(xiàn)各類人員的訪問和文檔信息共享。

三、結(jié)語

目前，國家嚴(yán)格控制火電項目的審批和規(guī)模，中國很多火電企業(yè)都開始實施走出去戰(zhàn)略，開發(fā)國際市場。文檔是項目實施過程最真實、完整的記錄，因此文檔工作必須要與國際接軌，適應(yīng)國際化的需要。企業(yè)必須提升國際項目文檔管控能力，培養(yǎng)適應(yīng)國際項目文檔管理的專業(yè)人才。