文/張家口市檔案局 武燕

所謂電子檔案，就是具有保存價值的已歸檔的電子文件（指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按照一定格式存儲在磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列）及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。類型包括圖像、圖形、數(shù)據(jù)、文本、計算機程序等。

當(dāng)代社會正在進(jìn)入“信息時代”，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用使電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增，因此加強和做好電子檔案管理，更可靠地利用電子檔案成為檔案管理部門面對的一個重要課題。筆者認(rèn)為需要做好如下工作：

一、發(fā)揮電子檔案特點，更好地為全社會提供利用服務(wù)

電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑是：

（一）提供電子光盤及復(fù)制品。作為檔案管理部門，這是電子檔案利用的第一途徑，目的是向利用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。光盤作為新型的存貯載體有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，檔案管理部門在提供利用時應(yīng)將利用的文件由光盤轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺，當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件。

（二）利用電子通信技術(shù)傳輸檔案資料。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸解決遠(yuǎn)程利用者查閱檔案的難題，這是電子檔案在使用中的一個優(yōu)勢。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的地區(qū)之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流和共享。

（三）檔案館（室）內(nèi)直接提供利用。在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢檔案資料。這種方法可以為多名利用者同時提供多份電子檔案利用，這樣大大提高提供利用效率。

二、為何要加強電子檔案管理工作

電子檔案對于大部分單位來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，就是要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

（一）加強電子檔案管理，有利于提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人、財、物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險。計算機及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力，大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）加強電子檔案管理，有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量。管理檔案的目的是為利用者提供便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，信息資源實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以通過計算機掃描集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。因此，加強電子檔案的管理，為利用者提供高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（三）加強電子檔案管理，有利于滿足檔案多樣化需求。

隨著社會的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，檔案工作服務(wù)對象和檔案利用需求都會發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動態(tài)性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

三、如何做好電子檔案管理和利用

由于電子檔案提供利用方式的多樣化，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要從多方面多個角度展開工作。

（一）需要建立檔案利用審批制度。利用者查閱和利用電子檔案時，需要獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，方可利用電子檔案從而更好地滿足電子檔案利用者的需求，在利用中做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案互補，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

（二）規(guī)范檔案利用方式，避免檔案的丟失與泄密。由于電子檔案的特性，管理過程中的控制比紙質(zhì)檔案難度要大，利用中容易造成丟失和泄密，檔案工作人員缺乏足夠的知識和經(jīng)驗，有時不能及時發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有明確的信息安全意識，加強檔案管理人員信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。因此在利用檔案中不能無原則地提供檔案資料，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用U盤、光盤的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失或泄密。

四、電子檔案的歸檔工作

與紙質(zhì)文件相比，電子檔案歸檔是一項更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作；由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作那樣駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；因此，推動電子文件歸檔工作應(yīng)從以下幾方面入手：

（一）建立檔案管理“雙套制”，確保檔案信息的完整與真實。鑒于當(dāng)前電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，一旦硬件設(shè)備更新，我們的保護(hù)沒有跟上，檔案信息就會丟失。另外，電子文件有易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主、紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況，更好地為社會提供利用。因此建立檔案管理“雙套制”勢在必行， 就是電子檔案和與其內(nèi)容相同的紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通信技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。

（二）電子文件歸檔方式和途徑的選擇。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：1.借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，按信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。2.選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，各單位越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔是最佳歸檔途徑之一。

五、加強檔案工作人員素質(zhì)，提高檔案保護(hù)意識

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)。而電子文件歸檔由于檔案工作人員缺乏足夠計算機與信息管理的知識和經(jīng)驗，而有計算機與信息管理的知識和經(jīng)驗的工作人員又大多數(shù)是對檔案工作較為陌生的，整理紙質(zhì)檔案采用的方法與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，這就需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的檔案管理人員尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，使他們盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任，使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。

總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。