文/中鋁寧夏能源集團(tuán)有限公司 徐冬梅

對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言，文書(shū)檔案管理工作顯得十分關(guān)鍵，它既是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程的有效記錄，同時(shí)也可以為企業(yè)今后發(fā)展規(guī)劃提供有效指導(dǎo)。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，會(huì)涉及到諸多的檔案材料，這些都是企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，一旦丟失和損壞，必將極大地影響自身的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)水平，所以提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量和效率就顯得十分重要，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要給予高度重視。

一、企業(yè)文書(shū)檔案管理特點(diǎn)分析

相對(duì)比其它類(lèi)型的檔案，企業(yè)文書(shū)檔案具有以下幾方面特點(diǎn)：第一，文書(shū)檔案是企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效記錄，它記錄了企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷程，可為企業(yè)后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供科學(xué)依據(jù)。第二，文書(shū)檔案是企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，只有對(duì)其進(jìn)行有效收集和整理后，才會(huì)完善不同類(lèi)型的企業(yè)檔案。第三，文書(shū)檔案與其它類(lèi)型的檔案并不是相互獨(dú)立的，二者之間有著密切的聯(lián)系，它們是立檔單位全宗的重要組成部分，共同組成企業(yè)的全宗檔案。

二、企業(yè)文書(shū)檔案管理滯后性研究

現(xiàn)階段，大部分企業(yè)的文書(shū)檔案，在制度化和規(guī)范化方面存在嚴(yán)重的滯后性。

（一）檔案收集的滯后性。文書(shū)檔案收集存在嚴(yán)重的滯后性：第一，文書(shū)檔案收集作為企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提，對(duì)于后續(xù)資源集中化管理有著重要的影響。但是由于企業(yè)文書(shū)檔案涉及內(nèi)容廣泛，較為分散，給收集工作帶來(lái)困難，造成檔案材料收集不齊全、不完整。第二，企業(yè)各個(gè)部門(mén)對(duì)于文書(shū)檔案的積累要求和重視程度不同，這在一定程度上影響了文書(shū)檔案的收集效率和質(zhì)量，使其出現(xiàn)嚴(yán)重的滯后性。

（二）檔案開(kāi)發(fā)利用的滯后性。文書(shū)檔案收集是檔案管理工作的前提，而文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的最終目標(biāo)，同時(shí)也是核心所在。目前，大部分企業(yè)并沒(méi)有意識(shí)到文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用的重要性，一些文書(shū)檔案長(zhǎng)期閑置在檔案室內(nèi)，得不到很好的開(kāi)發(fā)和利用，使其失去了固有的價(jià)值和存在意義。還有一些企業(yè)雖然重視文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用，也建立了相應(yīng)的檔案管理信息軟件，但是由于軟件開(kāi)發(fā)深度不夠，使得系統(tǒng)檢索與紙質(zhì)檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效銜接，同樣無(wú)法滿足全文檢索的新要求。

三、企業(yè)文書(shū)檔案管理出現(xiàn)滯后性的原因

（一）管理意識(shí)相對(duì)薄弱?，F(xiàn)階段，大部分企業(yè)在檔案管理方面投入人力、技術(shù)、設(shè)備相對(duì)較少，加之文書(shū)檔案整理工作相對(duì)枯燥和繁瑣，檔案人員積極性不高，管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理形式化較為嚴(yán)重，最終出現(xiàn)嚴(yán)重的滯后性。

（二）檔案管理制度不規(guī)范。企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)制度的指導(dǎo)和制約，這是檔案管理工作開(kāi)展的重要保障。目前很多企業(yè)檔案管理制度與實(shí)際脫軌，檔案管理制度中沒(méi)有明確反饋和考核，崗位職責(zé)劃分不清晰，制度形同虛設(shè)，無(wú)法發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性作用。

（三）缺乏軟硬件配置。軟硬件方面的投入是確保文書(shū)檔案有效開(kāi)展的關(guān)鍵，一旦投入力度不夠或者配置水平較低，會(huì)極大地影響后續(xù)的管理水平。目前大部分企業(yè)對(duì)檔案硬件的配置都沒(méi)有給予足夠重視，甚至有些企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案儲(chǔ)存場(chǎng)所，文書(shū)檔案散失嚴(yán)重，管理極度混亂；在軟件方面，由于配置的檔案管理信息軟件開(kāi)發(fā)深度不夠，限制了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

（四）檔案隊(duì)伍建設(shè)存在問(wèn)題。由于企業(yè)機(jī)構(gòu)改革，檔案管理隊(duì)伍出現(xiàn)嚴(yán)重不穩(wěn)定性，這極大地限制了檔案管理效率和水平的提升。另外，隨著檔案信息化建設(shè)水平的不斷提升，一些經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員，信息化能力卻嚴(yán)重不足，無(wú)法適應(yīng)檔案信息化管理的新需求。

四、企業(yè)文書(shū)檔案管理滯后性的應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)檔案的重視力度。企業(yè)的重視對(duì)于文書(shū)檔案管理水平的提升有著十分重要的作用：第一，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人才、技術(shù)和設(shè)備等方面的投入力度，為后續(xù)文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。第二，要提高檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，不斷提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和信息化能力，確保檔案管理工作的有效開(kāi)展，從而促進(jìn)企業(yè)自身的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部開(kāi)展廣泛的、多種形式的檔案宣傳和教育工作，普及檔案管理相關(guān)知識(shí)，提高企業(yè)員工對(duì)檔案管理的了解、認(rèn)識(shí)和支持程度，為企業(yè)文書(shū)檔案管理工作營(yíng)造健康、有序的環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)文書(shū)檔案管理各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

（三）完善檔案管理制度。制度建設(shè)對(duì)于文書(shū)檔案管理水平的提升有著重要作用，為了確保制度建設(shè)的有效性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合檔案管理的需求，制定相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，為文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展提供制度指導(dǎo)。另外，文書(shū)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的建立應(yīng)嚴(yán)格把控細(xì)節(jié)，同時(shí)明確考核與反饋相關(guān)問(wèn)題，最終確保文書(shū)檔案管理發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性?xún)r(jià)值。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史進(jìn)程，通過(guò)優(yōu)質(zhì)的檔案管理可以為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供有力支撐。因此，應(yīng)本著科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度規(guī)范工作流程，細(xì)化各項(xiàng)制度，提升員工服務(wù)管理意識(shí)，加強(qiáng)各部門(mén)的有效銜接，確保文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，讓其更好地為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)貢獻(xiàn)力量。