文/云南省玉溪市紅塔區(qū)疾病預防控制中心 方泉

當前許多基層疾控中心的檔案管理還比較滯后，需要使用檔案材料時難查找，很難發(fā)揮檔案材料的功能和效用。改革創(chuàng)新疾控機構檔案管理機制，成為當前疾控檔案管理的迫切任務。疾控機構檔案管理信息化就是從以檔案實體保管和利用為重點，轉向以檔案信息的數字材料化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步向規(guī)范化、數字化、網絡化、社會化轉變。做好疾病控制檔案管理工作，加強檔案基礎建設，固定檔案管理模式，規(guī)范檔案存儲，提高檔案質量，提高服務水平，發(fā)揮檔案作用，為疾病防控和突發(fā)公共衛(wèi)生應急處置提供科學依據。

一、基層疾控機構檔案管理中存在問題

（一）管理意識薄弱，檔案利用率低。部分檔案管理人員管理意識和服務意識不夠，對檔案管理墨守成規(guī)、安于現狀，或者管理制度不嚴，借閱隨意，有的單位領導對檔案工作少過問、不關心、無要求，缺乏檢查和督促，使檔案管理人員失去工作動力。單位檔案管理經費、設施、場地投入不夠，檔案管理工作人員的能力水平也受到制約，只是將文件資料進行簡單的歸檔和整理，沒有發(fā)揮檔案的實際價值。

（二）檔案管理投入不足，設備落后。檔案設施陳舊，近年來，基層疾控中心相繼增建了房屋，改善了實驗室辦公條件，實驗室儀器設備、衛(wèi)技人員人員能力建設等基礎設施的投入逐年提高，但是單位領導對檔案管理重要性認識不足，對單位檔案工作投入還不夠，檔案信息管理設備落后，沒有達到國家規(guī)定的“八防”要求，密集架、溫度濕度控制、“八防”設施、刻錄機、掃描儀、移動硬盤等檔案管理設備尚未普及，有的雖已添置了計算機等設施，但沒有充分開發(fā)利用。導致近年的檔案信息可以存放，而前些年的檔案信息卻不知所蹤。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。基層疾控機構沒有檔案專職人員編制，缺乏選拔機制，年齡較大的任職、缺乏專業(yè)知識，且多為身兼數職人員兼任；有些單位領導對檔案工作不夠重視，專兼人員不安心本職工作，對工作缺乏熱情，不清楚其間的重要性，認為檔案工作沒前途，產生“做檔案工作低人一等”的錯誤想法，檔案兼職人員干幾年就會轉到業(yè)務科室，造成其職位的缺乏連續(xù)性，使其工作變成了機械性的、重復的情況檔案人員對專業(yè)認識不多，能力不強，只是把檔案進行簡單的編碼排序，甚至忽略對檔案的分類管理；

二、改進和提高檔案管理水平是形勢發(fā)展的要求

（一）檔案管理信息化是信息發(fā)展的趨勢。把檔案從紙質的載體變?yōu)殡娮虞d體是科技發(fā)展的必然，可以大幅度提升檔案管理水平和利用率?！?006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中提出要加強醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設要求，《中共中央、國務院關于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》，提出要建立實用共享的醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)，這是大勢所趨，加快檔案信息化建設，順應信息時代和社會發(fā)展。

（二）檔案信息化有利于檔案資料的永久保存。原始的紙質檔案，管理不善就容易變質損壞，如果把紙質檔案材料轉化為信息系統(tǒng)，不僅保管方便，而且可以長期保存。

（三）方便對信息資料的提取和利用。檔案管理信息化目的是歸檔保存疾病防控資料數據，為政府疾病防控、處置公共衛(wèi)生突發(fā)事件決策和科研工作提供參考依據，檔案工作必須通過檔案利用來體現其服務性。疾控機構檔案材料一般由文件、各類報表、疾病防控預案、疫情處置、救災防病工作調查處理報告及實驗室檢驗報告等構成，具有原始記錄、價值保留、集中存儲、隨時查詢、增值效用等性能，建設一個高質量的檔案計算機管理系統(tǒng)，開展信息化管理，需要時可以隨時提取，簡捷方便，不會遺失，很大程度上減少了人為損耗，節(jié)約時間和成本。

三、如何提高基層疾控機構檔案管理信息化建設

（一）提高對醫(yī)療檔案建設的認識，完善規(guī)范制度規(guī)范管理。對檔案管理重要性的認識，不僅一般檔案管理人員認識不到位，部分單位領導重視也不足，表現在人員配備不當，要求不嚴，經費不夠，不重視其作用。實現疾控機構檔案規(guī)范化管理，制定完善規(guī)章制度，明確中心檔案管理人員和各科室兼職檔案管理人員工作職責，實行檔案管理分級負責制度。

（二）培訓現有人員掌握現代化管理技術。搞好檔案信息化的關鍵是人才，工作崗位之中人才的培養(yǎng)提供才是重中之重。人才從哪里來？一是在現有人員上挑選年紀輕、有一定文化、責任心強的人進行專業(yè)培訓，熟練掌握網絡技術和一般疾病控制專業(yè)知識，讓他們在崗位上鍛煉。二是從大學畢業(yè)生中吸收優(yōu)秀網絡人才，在工作中熟悉掌握疾控機構的專業(yè)知識（醫(yī)學院畢業(yè)的網絡人才更好），經過一段時間實踐，這些人會成為基層疾控機構信息化管理的主力軍。

（三）實現檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化。是加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設和提高檔案系統(tǒng)利用功能的技術基礎和重要手段。

（四）加強檔案軟件硬件基礎設施建設和經費投入。軟硬件跟不上，實現現代化網絡管理便成為一句空話。硬件設施包括計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、移動硬盤、密集架等設備，以及設計合理、設備齊全的庫房；軟件包括管理檔案應有的軟件系統(tǒng)、數據庫、檔案查詢軟件、信息安全軟件等。如果因經費限制，先購買主件，以后逐年增配，做好內部局域網建設，力爭把檔案管理的軟硬設備配齊，這是完全應該而且可以做到的。