文/鹽城市大豐區(qū)人才服務(wù)中心檔案室 龔沙沙

流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門(mén)授權(quán)的單位管理,其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。近些年來(lái)流動(dòng)人員人事檔案管理工作取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，特別是自中共中央組織部、人力資源社會(huì)保障部等五部門(mén)發(fā)布的關(guān)于流動(dòng)人員檔案管理通知（人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)）以來(lái)，流動(dòng)人員人事檔案管理已經(jīng)納入基本公共服務(wù)范疇，并取消了收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目費(fèi)用，及時(shí)遏制了多收費(fèi)、亂收費(fèi)等不良行為，促進(jìn)了人事檔案管理的發(fā)展。但目前流動(dòng)人員檔案管理依然存在著如下諸多問(wèn)題：

（一）人事檔案數(shù)量多，工作人員少。當(dāng)前，各級(jí)別的人才服務(wù)中心面臨著相同的問(wèn)題，那就是管理的人事檔案數(shù)量太多，但專業(yè)工作人員嚴(yán)重缺乏。普通的市縣級(jí)如鹽城市大豐區(qū)人才服務(wù)中心，管理的流動(dòng)人員人事檔案數(shù)量多達(dá)43600份，但專職的檔案管理人員只有2名，每天查檔、調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔多達(dá)三四十份，尤其在7ü10月份，高校畢業(yè)生檔案發(fā)回原籍、機(jī)關(guān)事業(yè)單位招錄碩、博士研究生新生入學(xué)期間，人才中心檔案室不但要應(yīng)對(duì)數(shù)以千計(jì)的檔案轉(zhuǎn)入，同時(shí)還要接待眾多前來(lái)查檔或轉(zhuǎn)檔的群眾，而1到2名工作人員顯然不能同時(shí)服務(wù)好這么多的群眾，結(jié)果不但會(huì)降低自身的工作效率，更會(huì)影響群眾對(duì)檔案部門(mén)的滿意度。

（二）工作人員專業(yè)素質(zhì)不過(guò)關(guān)。某些檔案管理機(jī)構(gòu)急需工作人員，只能迅速招入一些非檔案專業(yè)甚至沒(méi)有檔案工作經(jīng)驗(yàn)的員工，草草培訓(xùn)就讓其立即上崗，導(dǎo)致工作中錯(cuò)亂百出；某些檔案主管部門(mén)因?yàn)檎胁坏綄I(yè)人員，便將檔案管理工作暫時(shí)分配給其他非檔案管理部門(mén)，這很容易造成檔案管理過(guò)程中分工不明確的問(wèn)題，推諉扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重，影響辦事效率；由于檔案工作性質(zhì)的枯燥無(wú)味，某些檔案管理部門(mén)雖然配備了專業(yè)的檔案管理人員，但是他們工作上安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取，這不僅影響了檔案工作效率，還阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化步伐。

（三）管理觀念陳舊，工作模式僵化。如今很多城市都開(kāi)出了豐厚的條件大量引進(jìn)人才，可并沒(méi)有同時(shí)做好引進(jìn)檔案管理人才的工作，有的是原檔案保管單位基于種種原因卡著檔案不放，有的是檔案材料不齊全，更有甚者，在檔案管理過(guò)程中造成檔案遺失，最終導(dǎo)致人檔分離甚至沒(méi)有檔案，給人事檔案管理工作造成嚴(yán)重混亂。處于相對(duì)封閉的管理模式中，一些檔案管理人員不按規(guī)章制度辦事，人事檔案造假現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮；一些檔案管理人員只是一味地完成本職的檔案接收、保管、轉(zhuǎn)遞等工作，并沒(méi)有過(guò)多地思考如何提高工作效率。固然員工的思想積極性不高，但過(guò)于僵化的工作模式也制約了人事檔案管理的發(fā)展。

（四）辦事流程復(fù)雜，手續(xù)繁瑣。查檔和調(diào)檔過(guò)程中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度固然沒(méi)有錯(cuò)，但某些人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在群眾查檔或調(diào)檔之前設(shè)置重重關(guān)卡，不主動(dòng)張貼、告知群眾辦事所需手續(xù)和流程，回答問(wèn)題時(shí)缺乏耐心，一些工作人員對(duì)群眾的詢問(wèn)也愛(ài)理不理，更有甚者，因?yàn)槿瞬耪?、服?wù)期限未滿、缺少離職材料等原因，卡著人事檔案不放，直到群眾調(diào)檔時(shí)，才告知相關(guān)的規(guī)定和程序。結(jié)果很簡(jiǎn)單的查檔或調(diào)檔事項(xiàng)，需要群眾來(lái)回折騰好幾趟，嚴(yán)重破壞了檔案管理的服務(wù)功能。

筆者認(rèn)為，提升人事檔案管理服務(wù)效能，切實(shí)解決流動(dòng)人員人事檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，可以從幾下幾點(diǎn)入手：

（一）建立專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。本著“專業(yè)的人做專業(yè)的事”的精神，必須建立專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。人才中心在錄用工作人員時(shí)應(yīng)該優(yōu)先考慮被錄用者的專業(yè)性質(zhì)。非對(duì)口專業(yè)的，至少要有多年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，上崗前應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)細(xì)致的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容不僅要包括檔案專業(yè)技能，如檔案的整理、裝訂、歸檔、保管和利用等，還要包含檔案專業(yè)素養(yǎng)，著力提升檔案工作人員對(duì)群眾的工作效率和工作質(zhì)量。對(duì)于有條件的地方，還應(yīng)該經(jīng)常組織檔案工作人員到發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案管理中心去交流、學(xué)習(xí)別人的工作方式和方法，在交流和學(xué)習(xí)中不斷改進(jìn)不足之處，提升自己的服務(wù)性能，從而更好地服務(wù)群眾。

（二）提高人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平?！耙匀藶楸尽崩砟畹纳钊氚l(fā)展，要求切實(shí)提升人才中心的服務(wù)能力。在日新月異的當(dāng)今社會(huì)，加速人才引進(jìn)的同時(shí)要加快人事檔案管理的現(xiàn)代化步伐，確保引進(jìn)人才無(wú)后顧之憂，提高檔案管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化?？梢杂谩盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的風(fēng)潮來(lái)提高人才中心的服務(wù)能力和辦事效率，還可以推出相應(yīng)的流動(dòng)人員檔案管理APP、大型人才檔案一網(wǎng)通的網(wǎng)站，使得流動(dòng)人員人事檔案管理更加信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，提高人事檔案信息資源的功效和使用效率，促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案的快速穩(wěn)定發(fā)展。

（三）健全人事檔案管理的法律法規(guī)。在利用檔案的過(guò)程中，應(yīng)遵循特定的程序、履行必要的手續(xù)，這是保證管理秩序的重要手段。雖然前有中組部、人事部出臺(tái)的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，但由于流動(dòng)人員涉及群眾面廣，群眾職業(yè)多樣，情況多變，特別是如今大量引進(jìn)人才帶來(lái)的紛繁復(fù)雜的人員關(guān)系調(diào)動(dòng)，原有的檔案管理的法律法規(guī)就略顯無(wú)力，某些人甚至產(chǎn)生了篡改檔案等不良想法。為保證流動(dòng)人員人事檔案管理的穩(wěn)定性，必須根據(jù)新情況不斷完善人事檔案管理的法律法規(guī)，不斷增加新的細(xì)則條例來(lái)適應(yīng)新常態(tài)下的檔案工作，對(duì)于法律法規(guī)中不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的部分，必須予以修正或取消。使人事檔案管理工作真正做到有法可依、有法必依，促進(jìn)人事檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督、加大執(zhí)法力度。想要充分發(fā)揮檔案工作者的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督，完善監(jiān)督管理體制。人事檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于所保管的檔案要進(jìn)行不定期的風(fēng)險(xiǎn)排查，每年盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存檔案至少一次。檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不好的苗頭要及時(shí)制止。大力宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)范疇，讓更多的人知曉流動(dòng)人員人事檔案管理原則、管理范圍與對(duì)象、轉(zhuǎn)遞及收集整理利用規(guī)定等。諸如人事檔案的丟失、篡改、偽造、銷(xiāo)毀、泄密等問(wèn)題，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴(yán)肅處理，進(jìn)而更好地維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和可靠性。

（五）規(guī)范檔案管理日常工作。檔案管理的日常工作必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)執(zhí)行，不得拒收符合存放政策的人事檔案。接收的檔案材料要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，能夠如實(shí)反映存檔人員的出生日期、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等。對(duì)于接收的人事檔案必須妥善保管，重點(diǎn)在于保護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性。檔案的保管環(huán)境應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25）規(guī)定。檔案庫(kù)房的日常管理要注意防火、防水、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防盜、防塵等。人事檔案的利用，要遵守相關(guān)的查借閱制度。在檔案利用過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)管理，避免檔案原件的磨損。有條件的檔案管理部門(mén)可以將檔案材料掃描錄入計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，查閱、復(fù)印檔案時(shí)，提供掃描件即可。轉(zhuǎn)遞人事檔案時(shí)手續(xù)必須齊全，應(yīng)嚴(yán)密包封并通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案。