文/山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院植物保護(hù)研究所 付亞萍

當(dāng)前，由于傳統(tǒng)手工方式的慣性作用，使得數(shù)字化管理方式存在著一定的局限性，所以如何高效利用信息化手段進(jìn)行人事檔案的管理工作是事業(yè)單位需要解決的重要問題。現(xiàn)代事業(yè)檔案的管理要力圖做到手工和電子管理的協(xié)調(diào)性，以此發(fā)揮人事檔案對(duì)事業(yè)單位的作用，同時(shí)促進(jìn)單位檔案信息化管理的深化，這既是目前信息化發(fā)展的趨勢，同時(shí)也是單位未來發(fā)展的方向。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要性

所謂事業(yè)單位，主要是指在運(yùn)行過程中，為了將事業(yè)單位的社會(huì)公益性價(jià)值可以有效地體現(xiàn)出來，由國家機(jī)關(guān)授權(quán)并開設(shè)的國有資產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)以及可從事衛(wèi)生醫(yī)療、文化建設(shè)、科教等活動(dòng)的社會(huì)組織機(jī)構(gòu)。從實(shí)際情況來看，企業(yè)單位具有一定的特征，比如特殊性，正是這一性質(zhì)決定了事業(yè)單位檔案管理的必要性。事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容包括以下三個(gè)方面：分別是人事檔案以及基建檔案、文書檔案，這三個(gè)方面的檔案管理效率和質(zhì)量對(duì)于事業(yè)單位正需運(yùn)行以及公益性組織功能服務(wù)的充分發(fā)揮具有非常重要的作用。而檔案管理的主要目的是保證檔案信息能為需求者提供價(jià)值定位、參考標(biāo)準(zhǔn)等作用，對(duì)于事業(yè)單位實(shí)施的檔案管理工作而言，不僅可以使檔案發(fā)揮出一定的優(yōu)勢，同時(shí)還可以防止普通檔案管理出現(xiàn)一系列問題，比如查找效率低下、管理效率低等現(xiàn)象。同時(shí)，在普通的檔案管理信息中，就會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)紙張霉變、人為涂改造假等多種問題，通過實(shí)施數(shù)字化管理以后，便可以最大程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享以及信息引用等，由此一來，工作量會(huì)降低。因此對(duì)于事業(yè)單位來說，要有效地實(shí)施數(shù)字化管理，這樣可以幫助檔案在最大程度上發(fā)揮出自身的優(yōu)勢，從而在提升檔案管理效率的基礎(chǔ)上大大降低檔案管理人員的工作量。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的有效措施

（一）建立完善檔案管理系統(tǒng)。目前，對(duì)于事業(yè)單位來說，需要不斷實(shí)施數(shù)字化管理，借助互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代化信息手段對(duì)檔案實(shí)施管理，在這個(gè)階段中，管理內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化變換、檔案分類保存等。在檔案管理信息系統(tǒng)的建立上，還需要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際開展情況實(shí)施數(shù)字化管理工作，在事業(yè)單位內(nèi)部上，首先建立一個(gè)特殊域名的網(wǎng)站，然后將其稱為具有互聯(lián)網(wǎng)性能的檔案存儲(chǔ)庫，這樣在存儲(chǔ)庫中就可以保存所有的檔案數(shù)據(jù)，之后對(duì)檔案進(jìn)行整理。此外，因?yàn)樯婕暗膬?nèi)容比較多，因此事業(yè)單位需要根據(jù)自身的情況，然后建立完善科學(xué)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且做好對(duì)檔案信息掃描錄入、光盤備份等多項(xiàng)工作。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全管理。對(duì)于以往的檔案管理來說，數(shù)字化檔案管理不僅是在檔案信息中儲(chǔ)存的方式不一樣，同時(shí)在檔案的安全管理方面上存在比較大的問題。事業(yè)單位要想在最大程度上帶動(dòng)檔案數(shù)字化管理，那么就需要加強(qiáng)安全管理工作，這個(gè)也是數(shù)字化管理最基本的保證。事業(yè)單位在建立數(shù)字庫時(shí)，需要注意科學(xué)選擇相關(guān)設(shè)備，還需要建立起對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及軟硬件問題，所以，就需要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，方便以后數(shù)據(jù)庫功能可以正常使用。同時(shí)，還需要對(duì)檔案中的重要信息加強(qiáng)保護(hù)，規(guī)定相應(yīng)的安全保護(hù)級(jí)別。另外，應(yīng)用軟硬件可以有效提高系統(tǒng)性能，從而保障數(shù)據(jù)的安全性。

（三）提高數(shù)字化管理的規(guī)范性。首先，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作，不單單是檔案管理部門的工作，同時(shí)也是事業(yè)單位內(nèi)部所有部門的共同工作。從一方面來講，檔案部門在開展檔案工作的時(shí)候，可以從實(shí)際情況出發(fā)，然后還需要對(duì)檔案的收集時(shí)間以及各個(gè)部門的檔案提交格式等多方面進(jìn)行確定，并且各個(gè)部門之間需要進(jìn)行積極的配合，以便檔案管理人員收集檔案，從而使得檔案可以盡快歸檔。其次，對(duì)于那些已經(jīng)存在的紙質(zhì)檔案需要進(jìn)行數(shù)字化的掃描，還需要建立起各種檔案表格，而且對(duì)于相關(guān)的檔案，比如某些單位需要發(fā)展規(guī)劃檔案、員工個(gè)人檔案、會(huì)計(jì)管理檔案等，需要根據(jù)檔案信息的存儲(chǔ)位置以及分類等多種指標(biāo)，當(dāng)然還需要建立起對(duì)檔案資料的范本，并且在最后需要將范本發(fā)送到相關(guān)部門，要求相關(guān)的部門按照檔案范圍，提交標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)。

（四）合理分配檔案管理工作。我國事業(yè)單位在檔案數(shù)字化過程中發(fā)展比較晚，我國現(xiàn)階段事業(yè)單位保存的檔案信息還是以紙質(zhì)檔案為發(fā)展條件，特別是對(duì)于檔案管理人員而言，傳統(tǒng)檔案在數(shù)字化發(fā)展過程中比較復(fù)雜，再加上受其他因素的影響，檔案信息資料也比較多，分類也會(huì)比較詳細(xì)，因此就需要合理地分配檔案管理人員的工作。

三、總結(jié)

綜上所述，在我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展前提下，事業(yè)單位需要跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，還需要不斷提高數(shù)字化檔案管理工作，只有這樣，才可以緩解傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較大的工作量?，F(xiàn)代化信息管理工作可以全面及時(shí)地收集檔案信息管理，然后需要在短時(shí)間內(nèi)獲取權(quán)限比較多的檔案信息，發(fā)揮出自身的檔案資源優(yōu)勢，進(jìn)而在提高事業(yè)單位數(shù)字化管理基礎(chǔ)上，為以后的事業(yè)單位發(fā)展管理奠定基礎(chǔ)。