文/唐山市食品藥品檢驗中心 劉志英

保密工作在檔案管理中至關(guān)重要，是檔案管理的重要基礎(chǔ)工作，檔案秘密的泄露會嚴重損害國家及單位的利益,對于如何做好檔案的保密工作，本人淺談幾點意見。

一、建立完善的檔案保密制度

檔案是國家的寶貴財富，檔案的管理工作內(nèi)容繁雜，工作量大，這需要各檔案部門貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，建立完善的檔案保密制度，使檔案部門和工作人員在檔案的日常管理中樹立保密觀念，遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全；同時各檔案部門要加強檔案保密制度的宣貫工作，要廣泛宣傳、提高認識，檔案保密制度要懸掛在查閱室的顯要位置，在嚴格執(zhí)行制度上下功夫使管理人員和利用者共同保守檔案機密，能夠?qū)Ω黝悪n案按規(guī)定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續(xù)，杜絕檔案在管理和利用過程中出現(xiàn)失密、泄密問題。

二、加強檔案保管過程中的保密工作

一是檔案保密的重點是檔案的庫房管理。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房設(shè)在單位辦公樓內(nèi)。從檔案保密的角度來看，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。二是絕密檔案是檔案保密工作的核心。絕密檔案管理關(guān)系到黨和國家的安全，關(guān)系到國家的政治活動、軍事活動和經(jīng)濟發(fā)展的成敗。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題應(yīng)及時查明原因，進行補救。三是做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護產(chǎn)生法律效力的時限。對有保密期限的檔案，在授權(quán)機關(guān)做出解密前，其他單位應(yīng)當對其采取有效的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。各檔案部門對其所保管的注有密級的檔案，也要定期解密，否則影響了檔案的開放利用。秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進行管理。向社會各界開放的檔案必須是到了一定時限的檔案，要開放必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。

三、正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

檔案員在檔案管理中十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。以上情況表明檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的管理觀念，在做好保密工作的同時提高檔案的利用率。同時利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，無限制地利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。因此對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。要嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用。在檔案的利用中要加強監(jiān)督工作，要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。將檔案監(jiān)督工作做好，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，既便于執(zhí)行又做到有章可循。做到勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；勤分析利用者的情況和利用效果；勤檢查被利用的案卷；勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回損失。確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

四、確保涉密電子檔案的安全

隨著社會信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。電子檔案保密工作與傳統(tǒng)型檔案保密工作相比，有其特殊之處，電子檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進行壓縮，存儲介質(zhì)占用空間小，對存放場地要求相對低。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，雖方便用戶使用，但電子涉密類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點會給檔案管理工作和經(jīng)濟社會發(fā)展帶來巨大危害，其損失難以在短時間內(nèi)彌補。這需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。做好電子信息涉密檔案保密工作，總的原則應(yīng)該是在充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢下，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，取長補短，努力克服問題和不足。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子信息檔案的特點制定更加完善的電子檔案管理制度。既要充分保證涉密電子檔案儲存介質(zhì)的安全又要便于電子檔案的利用。電子檔案載體材料受外界因素影響很大，往往會因為保存環(huán)境不善造成損壞，而且電子檔案載體的有些損壞不易被發(fā)現(xiàn)，只能由設(shè)備來檢驗。因此在制作過程中，應(yīng)該制定檢測和檢查機制，及時恢復(fù)。電子檔案是存儲在磁、光介質(zhì)上，因此對于保存環(huán)境的要求更為嚴格。要做好對電子檔案的防護，保證硬件安全。另一方面要及時做好相應(yīng)備份，防止電子儲存介質(zhì)發(fā)生故障后丟失重要資料。同時要保證電子檔案管理系統(tǒng)的安全運行，還必須遵照國際、國內(nèi)的防范標準和規(guī)范，通過系統(tǒng)的技術(shù)防御措施和非技術(shù)防御措施，制定出合理的網(wǎng)絡(luò)安全體系結(jié)構(gòu)，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個安全環(huán)境。利用電子信息技術(shù)進行涉密檔案管理是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要在今后的工作中加強對檔案管理人員的電子信息管理技術(shù)專業(yè)培訓(xùn)。

五、提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對檔案的安全負有直接責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個關(guān)鍵。但是在我國各個單位從事檔案管理工作的人員中，有的人員是兼職的，有的未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，未取得崗位資格證書就在檔案管理崗位上工作，這都將影響檔案的保密工作。因此要提高檔案管理人員的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)。三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題?？傊瑱n案管理人員要具有較強的責任心，事業(yè)心，扎實的專業(yè)知識和高度的保密意識，防止檔案秘密的泄露。把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應(yīng)盡的義務(wù)。