文/石家莊市藁城區(qū)新能源辦公室 丁麗娟

信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)對(duì)我國(guó)的檔案管理工作提出了新的要求。但在這種新形勢(shì)下，我國(guó)很多單位內(nèi)的檔案管理工作還是停留在比較落后的紙質(zhì)管理層面，這多少和單位內(nèi)對(duì)檔案管理工作的重視程度有關(guān)。只有重視起檔案管理工作，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，將單位內(nèi)的檔案管理工作推向一個(gè)規(guī)范化的進(jìn)程中，檔案管理才能更好地為單位服務(wù)。

一、當(dāng)前項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理檔案意識(shí)薄弱，檔案利用率低。在管理項(xiàng)目檔案時(shí)，檔案管理人員只是按部就班地把資料文件收集好，放到檔案室中，之后就很少再有將檔案拿出來(lái)的機(jī)會(huì)了。他們簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理就是停留在將項(xiàng)目檔案收集好而已，并沒(méi)有將這些資料好好利用起來(lái)。項(xiàng)目的檔案資料中蘊(yùn)含著很多項(xiàng)目在發(fā)展過(guò)程中的一些重要記錄，這些重要的信息資源對(duì)于以后推廣項(xiàng)目和項(xiàng)目開(kāi)發(fā)具有重要的借鑒價(jià)值。然而由于檔案管理人員的重“藏”輕“用”，讓項(xiàng)目的檔案管理失去了它原有的價(jià)值。

（二）檔案管理制度不健全。項(xiàng)目檔案管理由于制度上的缺陷，導(dǎo)致管理上出現(xiàn)許多不規(guī)范的問(wèn)題。對(duì)于不同類別的檔案資料應(yīng)該分門別類地歸放到正確的地方。這樣不僅善于保存，而且在需要用到時(shí)也方便尋找。可是在項(xiàng)目檔案管理中卻出現(xiàn)不同檔號(hào)的資料出現(xiàn)在同一個(gè)地方，不同組卷的檔案出現(xiàn)在同一個(gè)地方。甚至有些重要資料沒(méi)有歸檔，零散地存放于個(gè)別工作人員手中，這樣就會(huì)容易造成檔案的丟失。

（三）對(duì)檔案管理投入的經(jīng)費(fèi)不足。由于單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，所以投入在檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)就比較少。隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，在這種新形勢(shì)下，檔案管理工作應(yīng)該步入電子化管理。然而由于經(jīng)費(fèi)不足，往往單位內(nèi)的檔案室條件都會(huì)比較簡(jiǎn)陋，跟不上時(shí)代的步伐。檔案館內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)備大多已經(jīng)陳舊老化，不能為檔案管理提供更好的服務(wù)。這些硬性基礎(chǔ)設(shè)施的不足，也是導(dǎo)致檔案管理工作難以規(guī)范化的一個(gè)重要因素。

二、相關(guān)的對(duì)應(yīng)策略

（一）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度可以推動(dòng)檔案管理工作朝著一個(gè)規(guī)范化的方向發(fā)展?？茖W(xué)、合理的檔案管理制度可以讓檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)有法可依、有章可循。這樣開(kāi)展工作的時(shí)候，也會(huì)井然有序。此外，檔案管理制度對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)具有約束性，在其位謀其職。管理制度這種硬性要求，讓工作人員不得不遵守單位內(nèi)的規(guī)章制度。在遵守制度的過(guò)程中，工作人員也會(huì)因?yàn)榱?xí)慣將工作流程和工作要求銘記于心，從而推動(dòng)項(xiàng)目的檔案管理工作朝著一個(gè)規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入。在新形勢(shì)下，原來(lái)的紙質(zhì)版管理已經(jīng)不符合時(shí)代的要求了。單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，不斷完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施。用先進(jìn)的信息化設(shè)備代替原來(lái)陳舊老化的設(shè)備，使用計(jì)算機(jī)來(lái)達(dá)到輔助管理檔案的目的。這樣不僅可以簡(jiǎn)化檔案管理工作，而且可以使檔案管理得以永久保存，不用擔(dān)心紙質(zhì)版的資料歷經(jīng)歲月后被腐蝕導(dǎo)致資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生。有了這些先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備的保障，單位內(nèi)的檔案管理也可以早日步入電子化管理行列中。

（三）增強(qiáng)工作人員服務(wù)意識(shí)。作為檔案管理工作人員需要具備一定的服務(wù)意識(shí)，要清楚地知道自己所從事的工作是在為單位服務(wù)，為國(guó)家服務(wù)。項(xiàng)目的檔案管理中蘊(yùn)含著很多重要的信息資料，對(duì)于單位而言它是日后進(jìn)行項(xiàng)目推廣的重要數(shù)據(jù)資料，對(duì)于國(guó)家而言，它是我國(guó)項(xiàng)目推廣行業(yè)的發(fā)展記錄。因此工作人員要提高自己的服務(wù)意識(shí)，只有意識(shí)層面有了新的高度，才能指導(dǎo)他們更好地做好檔案管理工作。他們才會(huì)更加敬業(yè)，才能提高其服務(wù)水平，才能使單位的檔案管理工作有質(zhì)量保障。

（四）提高工作人員專業(yè)素質(zhì)和能力。檔案管理目前是比較缺乏專業(yè)的檔案管理人員的，單位應(yīng)該提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和能力。定時(shí)為工作人員開(kāi)展檔案管理知識(shí)的講座，開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)，為檔案管理人員提供最新的專業(yè)知識(shí)理論和先進(jìn)的檔案管理方法；定時(shí)地安排檔案管理工作人員外出學(xué)習(xí)交流，提高其專業(yè)能力。此外，單位還應(yīng)該在招聘時(shí)，招聘一些檔案管理專業(yè)的人才進(jìn)來(lái)。術(shù)業(yè)有專攻，有專業(yè)人才的加入會(huì)給整個(gè)工作隊(duì)伍注入新的活力，充實(shí)隊(duì)伍，從而可以推動(dòng)檔案管理工作更好地開(kāi)展。

三、結(jié)語(yǔ)

推動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中檔案管理工作的開(kāi)展，不僅需要單位內(nèi)部建立完善的檔案管理制度，也需要檔案管理工作人員的專注與負(fù)責(zé)。檔案管理工作的質(zhì)量和檔案管理工作人員有著不可脫離的關(guān)系。檔案管理工作人員應(yīng)該不斷地提高自身的專業(yè)水平和能力，不斷地提高自身的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平，做好檔案管理工作，從而推動(dòng)推廣項(xiàng)目的檔案管理工作朝著一個(gè)有序化、規(guī)范化的方向發(fā)展。