文/農(nóng)業(yè)農(nóng)村部機(jī)關(guān)服務(wù)局 張崴 鄢敏

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，越來(lái)越多的機(jī)關(guān)、單位開(kāi)始重視起辦公信息化程度的普及和提升。多年來(lái)，這已經(jīng)是一個(gè)必然的發(fā)展方向，也標(biāo)志著一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位的持續(xù)發(fā)展能力。其中，檔案信息化作為一個(gè)邊緣行業(yè)，處于信息化發(fā)展的緩慢地帶。但是，檔案信息化的程度，又是標(biāo)志著大數(shù)據(jù)系統(tǒng)整合的一個(gè)基礎(chǔ)度量衡，沒(méi)有強(qiáng)大的檔案資源支撐，就沒(méi)有真正意義上的大數(shù)據(jù)。

一、檔案信息化普及的必要性

信息化程度的飛速發(fā)展，帶動(dòng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的誕生，數(shù)據(jù)由何而來(lái)？由各行各業(yè)、各地各區(qū)形成、整合并提供利用。數(shù)據(jù)和資源大多數(shù)來(lái)自于檔案資料，沒(méi)有大規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)，就沒(méi)有大數(shù)據(jù)的根基。

（一）提高檔案利用率需要檔案信息化的普及。傳統(tǒng)檔案管理方式具有一定的局限性，信息化的檔案管理模式有助于檔案管理從保管和利用的職能逐漸轉(zhuǎn)化為信息采集與服務(wù)的職能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與管理。檔案信息化可以極大滿足檔案的長(zhǎng)期保存、高效查閱、整合利用、資源共享，對(duì)參謀決策有著很大的影響。

（二）檔案收集和保管的高效進(jìn)行需要檔案信息化的帶動(dòng)。隨著社會(huì)發(fā)展，人們漸漸意識(shí)到了檔案的重要性，手工檔案的收集量會(huì)越加龐大和復(fù)雜。傳統(tǒng)管理方式也不再適宜。文檔一體化的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，省略了很多程序，實(shí)現(xiàn)了一次錄入多次使用的模式。在查詢上也更加快捷方便，可以根據(jù)不同的字段和項(xiàng)目，進(jìn)行系統(tǒng)查閱，減少了工作人員的手工調(diào)閱量，提高了檔案使用率，使檔案更大地發(fā)揮了作用。

二、檔案信息化推進(jìn)的途徑和方式

以今年來(lái)對(duì)各地各單位的走訪調(diào)研來(lái)看，檔案信息化的普及程度，跟整個(gè)地區(qū)、單位的經(jīng)濟(jì)情況成正比，也同政策一致性息息相關(guān)。因此建議，對(duì)于各地區(qū)、各單位的檔案信息化工作，可參考以下幾條途徑。

（一）經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)區(qū)域先行，欠發(fā)達(dá)地區(qū)緩步推進(jìn)。經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，政務(wù)信息化發(fā)展迅猛，政策決定層整體意識(shí)前瞻性強(qiáng)，在面對(duì)新事物的發(fā)展上，愿意拿出資金和精力的支持。這對(duì)工作的開(kāi)展是極其有利的一個(gè)因素。以浙江省為例，他們推行的智慧城市、智慧檔案已經(jīng)走在全國(guó)前列。以省、市、區(qū)、鎮(zhèn)、村一級(jí)帶動(dòng)一級(jí)的模式，鄉(xiāng)鎮(zhèn)四大平臺(tái)建設(shè)，統(tǒng)一政務(wù)系統(tǒng)，行政窗口聯(lián)網(wǎng)辦公，檔案資源APP預(yù)約并遠(yuǎn)程共享，一對(duì)一提供調(diào)閱服務(wù)。紹興市檔案館作為全國(guó)第一家檔案信息化試點(diǎn)示范檔案館，在全市的檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮了極大的作用。他們制作的千村檔案，以視頻形式展現(xiàn)了紹興市各個(gè)歷史文化名村的發(fā)展和現(xiàn)狀。紹興市的檔案信息化普及工作，是在強(qiáng)大的資金支持下，在政府強(qiáng)有力的引領(lǐng)扶助下初見(jiàn)成效的。欠發(fā)達(dá)地區(qū)，還應(yīng)分別實(shí)行，緩步推進(jìn)。積極學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，少走彎路，分批分撥解決存量問(wèn)題，積極解決增量數(shù)字化。

（二）機(jī)關(guān)單位自上而下，一套政策宣貫結(jié)合。在調(diào)研中我們也發(fā)現(xiàn)，一套上下統(tǒng)一的政務(wù)系統(tǒng)，是解決檔案信息化的捷徑。很多單位檔案信息化多年來(lái)發(fā)展不起來(lái)，很大程度上是檔案系統(tǒng)與政務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一、無(wú)法掛接等問(wèn)題造成的。有些單位緩步不前就是持觀望態(tài)度，在等待統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)框架。所以，在檔案信息化的發(fā)展路上，一定要自上而下地形成一貫性、統(tǒng)一性、可拓展的系統(tǒng)框架，要政令一致，宣貫有力結(jié)合，切實(shí)起到指導(dǎo)實(shí)施的作用。在對(duì)某科研院所的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，其下屬研究所有很多已經(jīng)具備了檔案信息化的意識(shí)和初步的工作推進(jìn)，但是發(fā)展速度不一、管理系統(tǒng)差異也很大，在大數(shù)據(jù)整合的要求下，很難一次性形成規(guī)模，必須要進(jìn)行二次建設(shè)。所以從開(kāi)始推進(jìn)就使用一致性的政策和系統(tǒng)框架是非常必要的。

（三）集中資金優(yōu)先解決存量問(wèn)題。很多單位對(duì)于檔案信息化工作都有很明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)其必要性是肯定的。但是苦于存量巨大、領(lǐng)導(dǎo)不夠關(guān)注、資金無(wú)法到位、專業(yè)人員缺乏等因素影響，很少能夠做到下定決心全部數(shù)字化。有個(gè)別單位也是招聘專職人員，一人一機(jī)進(jìn)行著長(zhǎng)期而艱苦的工作。在這個(gè)問(wèn)題上，最好的解決方法依然是決策層能夠集中資金先幫助下級(jí)單位完成存量檔案的數(shù)字化工作，解決了這個(gè)大難題，后續(xù)的增量數(shù)字化，各個(gè)單位就有能力自行按部就班地去完成了。

（四）對(duì)“零、散、少”單位打包進(jìn)行，形成規(guī)模。檔案數(shù)字化外包是一個(gè)趨勢(shì)，因?yàn)楦鱾€(gè)單位都沒(méi)有形成規(guī)模的工作設(shè)備和人員來(lái)完成這一工作。很多單位自建國(guó)至今，存量是龐大的。而也有很多單位，規(guī)模小、成立時(shí)間短、年收集量少，外包合同難簽。這樣的單位更需要上級(jí)單位統(tǒng)一謀劃，將有相同問(wèn)題的單位組織起來(lái)，打包進(jìn)行工程外包，這樣既可以解決存量，又可以解決年復(fù)一年的持續(xù)增量問(wèn)題。外包公司執(zhí)行起來(lái)也就降低了成本，愿意接受合同。

以上僅是筆者的一點(diǎn)拙見(jiàn)，但是檔案作為原始證據(jù)，它的保存及使用是長(zhǎng)期的，信息化利用是將死檔案活用、發(fā)揮大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的關(guān)鍵?？傊?，檔案信息化的發(fā)展離不開(kāi)決策層意識(shí)的提高、領(lǐng)導(dǎo)的重視和資金的支持，更離不開(kāi)檔案工作者的辛勤推進(jìn)，這是任重而道遠(yuǎn)的工作，是大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的根，根基越密實(shí)茂盛，枝干才會(huì)有蓬勃的朝氣發(fā)展壯大。