文/廣西財經學院檔案室 秦紅

第一批開工建設的高校新校區(qū)大部分已竣工并投入使用，新校區(qū)建設規(guī)劃布局好，各項功能設施齊全，現代化水平高，許多高校都把新校區(qū)作為學校的主校區(qū)，把學校的主要行政機構和重點學科院系搬遷到新校區(qū)，學校的主要活動都在新校區(qū)開展，新校區(qū)成為高校教育教學和學生活動的核心地帶。高校檔案管理是學校行政管理的重要組成部分，必須跟隨學校一同搬遷到新校區(qū)，在新校區(qū)這個嶄新的空間一展拳腳，創(chuàng)新檔案工作，提高檔案管理的質量，使高校檔案工作不斷發(fā)展壯大發(fā)展，為學校作出新的貢獻。然而，檔案搬遷不是一件容易的事情，搬遷之后新校區(qū)檔案管理會面臨很多新情況新問題，需要檔案工作者去思考研究。

一、高校新校區(qū)檔案管理具有較大的發(fā)展空間

（一）高校新校區(qū)檔案管理環(huán)境優(yōu)良。新校區(qū)檔案館的建設是經過專家的勘察論證，嚴格按照國家檔案管理的相關規(guī)定，確保各項指標符合要求的情況下建設的，它相比老校區(qū)具有更大的發(fā)展空間。首先是存放檔案的空間大，有的學校還根據需要安裝了密集架。其次是查閱室和辦公室分開辦公，互不干擾。再次是檔案館獨立辦公，并且安裝了防盜窗、防盜門，確保了檔案的私密性和安全性。

（二）高校新校區(qū)檔案管理設備先進。學校為新校區(qū)檔案管理提供了優(yōu)良的環(huán)境和先進的辦公設備，辦公配備有電腦、打印機、復印件、掃描儀，還安裝了能夠抽濕保持恒溫的空調機。工作中已經使用檔案信息管理系統(tǒng)，利用這一系統(tǒng)進行歸檔材料的錄入，形成電子目錄，同時打印紙質目錄，查閱利用檔案時可以通過電腦檢索，也可以通過紙質目錄查閱，初步實現檔案管理信息化建設。

（三）高校新校區(qū)檔案管理人員文化素質高?，F在，高校招聘的行政管理人才都必須是碩士研究生，檔案也一樣，參加工作的檔案人才都是檔案專業(yè)碩士研究生，具有較高的學歷和專業(yè)水平，檔案工作容易上手，對新知識新技能接受快，工資勇于創(chuàng)新，開拓進取，是高校新校區(qū)檔案管理發(fā)展的生力軍，是高校檔案信息化建設的高端人才。

二、高校新校區(qū)檔案管理中碰到的新問題

（一）高校新校區(qū)沒有規(guī)劃建設檔案館。由于檔案的特殊性，對檔案存放場所有著嚴格的要求。新校區(qū)建設中，由于學校領導沒有引起足夠的重視，沒有規(guī)劃建設檔案館，導致學校搬遷時檔案沒有適合的地方，無法搬遷，或者臨時找個地方搬遷一部分，形成檔案分開新老校區(qū)管理的局面，給檔案工作造成嚴重影響。因為行政都在新校區(qū)上班，大家意識里面就認為應該到新校區(qū)查檔，而當他們到新校區(qū)后才發(fā)現不在，然后又跑回老校區(qū)，來回折騰。其次，各部門檔案歸檔時，在新校區(qū)工作形成的文件材料必須要搬到老校區(qū)歸檔，浪費人力、物力，路途中還很不安全。

（二）高校新校區(qū)檔案數量增加速度快。由于擴招和學校建設，高校檔案產生的數量逐年增加，增加速度最快的就是基建檔案，其次是財務檔案和設備檔案。以前學校一年最多是建設一棟建筑，現在是建設一個新校區(qū)，相當于建設一所學校，所以產生的檔案很多，工作難度大。財務檔案也是一樣，以前學校的經費比起現在少之又少，光會計憑證這一塊檔案現在每年增加一倍。其他如設備、黨群、行政、科研等等，也是在不斷的增加中，所以學校存放檔案的庫房要做好計劃，新校區(qū)檔案館的建設要考慮存放檔案庫房要按照相關規(guī)定預留足夠的空間。

（三）高校新校區(qū)檔案人員更換頻繁。學校檔案館的檔案員相對比較穩(wěn)定，換崗情況比較少，但各部門設置的檔案員流動性就很大。各部門的檔案員一般是由部門秘書兼職擔任，這些兼職檔案基本上都是剛參加工作的新聘人員，他們不是檔案專業(yè)畢業(yè)，因為剛參加工作所有做一些部門的雜活，一般干幾年就會換崗或升職，尤其是各二級學院的秘書，招聘時是教師崗，但必須在秘書崗位工作2年就才能轉到教學崗位。這種情況對檔案工作有很大影響，一是他們都不是檔案專業(yè)的人才，對檔案工作不了解，經過2年的工作之后，剛熟悉就又換崗，造成檔案崗位上工作的都是新手，檔案的收集歸檔總是處于青黃不接的階段，很難開展工作。

（四）高校新校區(qū)檔案管理信息化建設速度慢。高校新校區(qū)檔案管理雖然配備了電腦、打印機、復印機、掃描儀等現代化的辦公設備，開始使用檔案信息系統(tǒng)，但是檔案信息化建設速度慢。主要所使用的檔案信息系統(tǒng)只能單機使用，信息傳遞只能通過U盤進行上報接收，系統(tǒng)之間不能聯網。因此，檔案信息系統(tǒng)在檔案館內沒有聯網，也沒有與校園網以及OA辦公自動化系統(tǒng)聯網。這樣的檔案信息系統(tǒng)弊端很多，阻礙了檔案信息化建設的進程，需要升級改進。其次是沒有實現館藏的數字化建設，檔案管理工作大部分仍處于手工作業(yè)階段，查閱使用非常不方便。

三、對做好高校新校區(qū)檔案管理的幾點思考

（一）高校要重視新校區(qū)檔案館的規(guī)劃建設。新校區(qū)檔案館建設，是學校升級評估的重要組成部分，必須用科學的、發(fā)展的工作思路，建設好新校區(qū)檔案館。首先，學校應合理制定檔案館的建設規(guī)劃，嚴格按照中華人民共和國建設部、中華人民共和國發(fā)展和改革委員會、中華人民共和國國家檔案局聯合下發(fā)的《檔案館建設標準》（建標103—2008，2008年7月1日實施）的明確規(guī)定作為新校區(qū)檔案館的建設標準，確保檔案館的選址、面積、庫房、總平面布置等都能夠達到標準要求。

（二）加強高校新校區(qū)檔案信息化建設。檔案信息化建設是檔案現代化發(fā)展趨勢，高校辦公自動化發(fā)展飛快，現代化的辦公設備、校園網、智慧校園、OA辦公自動化是高校信息化的標志。檔案工作也應快馬加鞭，跟上時代的快車，開發(fā)適合的檔案管理信息系統(tǒng)，作為一個分鏈接，并入數字校園系統(tǒng)，使檔案工作與校園網聯網、與智慧校園聯網、與OA辦公自動化聯網，實現網絡檢索、網絡歸檔。盡快實現館藏檔案數字化，爭取早日建成數字化檔案館。

（三）加強高校新校區(qū)檔案人員的管理培訓。根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》制定適合高校新校區(qū)特點的檔案管理規(guī)章制度，把檔案人員崗位職責納入到各部門年終績效考評中。學校檔案館負責學校的檔案管理工作，學校各部門、二級學院應設有兼職檔案員，這些兼職檔案員負責各自部門檔案的收集、整理、歸檔工作。檔案館要加強學校兼職檔案員的培訓工作，尤其是現在兼職檔案員流動性大，經常換崗，作為學校的檔案館應該堅持每個學期開展一次檔案培訓工作，指導兼職檔案員學習學校檔案工作的要求和規(guī)定，在日常工作中并針對工作出現的問題進行實時指導，不斷提高學校檔案人員的業(yè)務水平和檔案工作質量。