摘 要：機關檔案的保存和利用是提升工作效率和質量的基礎保證，同時也是機關發(fā)展的歷史見證。各個機關的保密等級不同，但都包含了大量的國民社會、經濟發(fā)展的關鍵數(shù)據，事關國家安全與利益，意義重大。通過研究機關檔案的保密工作與科學的利用手段，正確認識機關檔案保密與利用的辯證關系，從而為做好相關工作提供有益思路。

關鍵詞：機關檔案；嚴格保密；科學利用

1 機關檔案保密工作路徑

機關檔案管理的主要工作就是保護檔案的安全與完整。這是與檔案工作開展的目的一致的。在對機關檔案開展利用的過程中，首要的一點就是確保檔案的保密。機關檔案保密工作主要從以下幾個方面

開展。

首先，要建立完善的機關檔案管理制度體系。建立健全機關檔案管理的各項規(guī)章制度，包括保密與利用，是檔案管理工作開展的首要內容。機關檔案涉及到的各個部門，都必須針對本部門的實際情況，對于不同場景、不同人員級別、不同時間節(jié)點等方面建立健全審批流程，使得檔案利用工作做到有章可循，確保檔案在利用過程中不泄露、不丟失。相關制度的建立必須健全而不繁瑣，具有可操作性，并在實踐的過程中不斷的進行總結，使得相關制度不斷完善和貼近日常工作開展。

其次，要建立一支高水平的檔案管理服務團隊。檔案管理和服務人員是檔案保密與利用工作的第一責任人，對于檔案的保密具有不可推脫的責任和義務，相應的其自身的能力與水平必須與職責對應。首先相關人員必須具有過硬的政治素養(yǎng)，具備極強的政治責任心和服務群眾的覺悟，同時對于檔案管理事業(yè)能夠全身心的投入；同時，檔案管理人員還要能夠充分利用自身專業(yè)技能來提升工作；檔案管理人員還要具備高度敏銳的洞察力和記憶力，能夠充分得到了解檔案利用者的需求與真實目的，對于檔案利用過程中可能發(fā)生的泄密和其他保密問題，能夠具備快速反應和正確應對的能力與素質。

再次，要強化檔案利用過程中的監(jiān)督。要根據不同的檔案使用人員以及使用的目的來確定檔案利用的真實情況。防治檔案利用人員對檔案故意或者無意的破壞，對于借閱人的不良使用習慣要及時的提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。對于較為嚴重的檔案泄密和損壞的事件，要及時向上級領導匯報，及時處理，將檔案破壞和丟失的損失降到最低。

2 檔案開放中的保密工作流程

第一，要做好檔案開放利用前的各項準備工作。要科學的進行機關檔案利用，就必須對相關檔案進行開放。而在機關檔案開放之前，需要做好各個方面的基礎準備工作。在檔案保存管理的基礎之上，要對機關檔案整體進行系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理，實施科學分類，檔案的檢索與管理要搭配適當工具，并對對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，做好檔案的副本工作。

第二，要嚴格對檔案進行開放前審查。對于即將開放的檔案來說，審查是一項必不可少又十分重要的工作。檔案審查是對相關檔案的可開放程度和可使用的范圍進行界定和論證。一般來說要經過初審、復審和終審三個過程，分別對應檔案內容、檔案年限和檔案使用范圍。只有對檔案認真審查，并綜合分析檔案初審、復審和終審結果，充分權衡檔案開放的利弊，最終決定檔案是否開放，以及開放的范圍和期限。

第三，要高度重視檔案解密。一般來說，機關檔案屬于保密資料，而保密資料根據其重要程度和敏感程度又分為不同的保密等級。我國機關檔案的保密等級又三級，分別是：絕密級、機密級和秘密級。將檔案按照不同密級來劃分，是為了幫助檔案管理人員選擇合適的檔案開放方案，使得檔案得到科學有效的利用。檔案的密級一旦確定不是永久不變的，當一分秘密檔案的秘密保管期限到期，那么我們就不能夠再按照原有的保密檔案管理方式來對其進行管理，應該在規(guī)定的時間內將其劃入到公開文件進行管理。向社會各屆開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密、解密，把未解密的列入控制使用范圍。

3 辯證分析機關檔案保密與利用的關系

作為一名守法公民，必須忠實履行保守國家機密的義務，同時，這也是機關檔案管理人員必須旅行的職責。在日常的工作開展過程中，檔案管理人員必須對所管理的每一分檔案高度重視。在傳統(tǒng)的機關檔案管理思維中，長期充斥著重保存輕利用的理念，機關檔案長期利用率不足，需求方需求不能得到有效滿足，大批的檔案被長期閑置，很多有著極高研究價值的檔案被束之高閣無法獲得應用的利用，并在傳統(tǒng)的管理模式中逐漸的淡出人們的視線，最終結局是浪費。上述情況表明，機關檔案工作要改變傳統(tǒng)觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能勢在必行。

第一，要明確一般和重點的關系。所謂的重點，也就是機關檔案保密管理的重點和目的。目前，伴隨著各個機關職能和業(yè)務領域的擴大，機關與外界的聯(lián)系進一步加強，為了提升機關檔案管理部門工作效率、完善檔案保密工作，應該將工作重點轉移到相關部門，樹立梳理核心檔案機密和非機密檔案等資料間的關系。

第二，要明確保密和開放的辯證關系。保密與開放都不是絕對的，及互相矛盾又互為一體，其融合有助于檔案管理工作的開展。要嚴格按照國家規(guī)定，按照上級機關要求，對于所管轄區(qū)域的檔案進行重新梳理，對于前期存在的問題進行整理和匯總，堅持對機關檔案的安全性負責，堅決做好保密文檔的保管和密度控制，而對于非機密檔案，要進行一定程度的處理，使其具備為人所用的條件。

第三，明確業(yè)務部門與管理部門的辯證關系。在新的經濟社會發(fā)展形勢下，各方面的合作越來越具有顛覆性和創(chuàng)新性，新時期的機關檔案保密與利用也需要形成新氣象，機關檔案保密管理部門要加強與兄弟部門的聯(lián)絡，通過多部門之問的協(xié)調配合充分調動部門工作的積極性，進而提升機關檔案管理工作的效率和質量，這是新形勢下機關檔案高效利用的不可多得的條件。

4 結論

機關檔案歷來就具有保密和開放的雙重屬性，在漫長的歷史發(fā)展過程中雖形態(tài)發(fā)生改變，但是目的是不變的。對于機關檔案，既不能束之高閣不允許使用，長期堅持僵化的管理模式；也不能漠視社會對于檔案公開的正當需求。利用必須是在保密基礎上的利用，無限制地利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用同樣重要，決不可偏頗。服務中要充分考慮其他部門的意見和建議，在時間、空間、形式等多方面積極配合，做到按需服務、精準服務。只有這樣，才能實現(xiàn)機關檔案既能夠有效保存又能夠獲得合理利用的根木目的。

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作者簡介

李崟（1972-），女，山東人，天津市建筑設計院，大本，館員，研究方向：檔案管理。