甘麗春

摘 要：本文就企業(yè)科研外協(xié)項目的特殊性，從日常檔案管理實務分析項目歸檔的具體范圍，歸檔流程等，確保企業(yè)科研外協(xié)項目歸檔工作高效、完整。給予工作在檔案一線的實操管理人員以借鑒參考。

關鍵詞：科研外協(xié)；檔案管理；歸檔范圍；歸檔流程

企業(yè)科技檔案管理從來都無固定的方式，更無可依照的規(guī)章制度，也無定式化的流程可照搬。科研外協(xié)項目檔案作為科技檔案一類，是我所在的企業(yè)因自身業(yè)務特點所形成的產(chǎn)物，更是無現(xiàn)成檔案管理方式可參照。通過對企業(yè)科研外協(xié)項目的管理模式進行分析，摸清項目管理的特點，理順各階段作用，從而探索出一條全新的檔案管理方式，助力于企業(yè)研制生產(chǎn)，保證流程制定科學、高效運轉(zhuǎn)。

1 什么是科研外協(xié)項目

本文所說的科研外協(xié)項目是指在產(chǎn)品研制生產(chǎn)過程中由于企業(yè)自身的技術、工藝、設備或時間節(jié)點等條件限制，必須交由企業(yè)以外的單位完成論證、設計、試驗、檢測、加工等任務的經(jīng)營行為，通過與外單位簽訂合同，約定項目技術要求、研制開發(fā)進度、驗收方式、最終交付要求等，進而來保障企業(yè)的相關利益，因此屬于企業(yè)合同一類。在某些企業(yè)也被叫做外包項目（合同）。

2 企業(yè)科研外協(xié)項目特點

企業(yè)工作圍繞產(chǎn)品設計、制造、試飛、客服為核心開展，但就目前以國外大型企業(yè)占領市場、主導趨勢的行業(yè)背景，企業(yè)要快速成長躋身前列，勢必要借助外力提升薄弱領域，引進先進技術。因此自成立以來，形成了大量的科研外協(xié)項目，借用國內(nèi)外供應商力量完成產(chǎn)品設計、制造。

作為國內(nèi)首家相關產(chǎn)品設計、制造、試飛、客服企業(yè)，因成立時間較短，產(chǎn)品雖還未走完一個完整研制生命周期，但比照國外先進成熟企業(yè)，產(chǎn)品的研制周期一般在20年左右，因此企業(yè)的科研外協(xié)項目履行時間、周期均較長。同時類型多種多樣，包括平臺開發(fā)、零部件制造、服務咨詢等。

項目自立項到最終驗收并進行后評價，前后流程歷經(jīng)九個階段（包括立項、外協(xié)承擔方選擇、合同談判、合同起草、評審與審批、合同簽訂與備案、合同執(zhí)行與履約、合同質(zhì)保、合同后評價），涉及到項目管理部門、法律部門等多個部門。

綜上，企業(yè)科研外協(xié)項目特點有如下幾點：

1）簽訂合同數(shù)量多；

2）合同類型多種多樣；

3）合同履行周期較長；

4）合同履行階段較多；

5）形成文件形式不一；

6）流程涉及部門較多。

3 科研外協(xié)項目檔案管理模式

面對科研外協(xié)項目諸多特點，檔案部門一直致力于研究如何有效的保證其歸檔的及時性、完整性、準確性。企業(yè)成立至今已經(jīng)形成了一整套適應于自身的檔案管理模式。按照集中統(tǒng)一管理的基本原則，建立、建全科研外協(xié)項目檔案歸檔工作。

3.1 歸檔職責的明確

科研外協(xié)項目檔案能否成功組織歸檔，確保所涉及多個部門形成的文件均能收集齊全。首要需明確文件收集、歸檔的職責。國家在1980年頒布的《科學技術檔案工作條例》中也明確提出了歸檔職責的重要性：“各單位應當把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產(chǎn)、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍”。

企業(yè)科研外協(xié)項目的承辦部門具有文件材料歸檔職責，項目負責人則負責進行收集、整理、歸檔等具體性的工作。在九個階段中，非承辦部門形成的文件，應將原件交至項目負責人收集歸檔，與我們常說的“誰形成誰歸檔”的原則不一致，遵循的是“項目負責人制”，這樣能夠很好的保證歸檔完整性，檔案部門也只需要進行一對一的移交對接。這樣我們首先解決了由誰來完成檔案收集、整理、歸檔的

問題。

3.2 歸檔范圍

針對科研外協(xié)項目類型多樣、履行周期長等六大特點，具體要歸檔哪些文件，這是檔案管理需要解決的核心問題，這也是保證歸檔文件完整性的重要一環(huán)節(jié)。檔案歸檔范圍明確，是歸檔工作的靈魂。歸檔范圍是指導項目負責人收集檔案的依據(jù)，也是檔案管理人員接收審核檔案是否完整的標準。很多企業(yè)僅僅歸檔合同檔案的文本，其它的相關材料并不一并歸檔，這樣違背了成套性管理的原則，也不能反映合同執(zhí)行過程各階段的情況，所以這里我們要編制的是體現(xiàn)合同全生命周期的歸檔范圍。

如何編制歸檔范圍？那么就要抓住科研外協(xié)項目各項管理要求，分析管理制度、文件中規(guī)定的流程環(huán)節(jié)，梳理其形成文件。我所在的企業(yè)分不同的層級編制了合同管理制度體系文件，規(guī)定了不同階段合同管理部門，從頂層上編制《合同管理制度》規(guī)定所有合同的通用的流程，并對各相關部門的職責進行了規(guī)定；為了細化供應商選擇的相關要求，供應商管理部門編制了《供應商選擇管理辦法》；針對尤其重要的科研外協(xié)檔案，檔案部門編制了《科研外協(xié)項目檔案管理辦法》，對流程進行了更加詳細的說明，并明確了各階段產(chǎn)生的文件及表單；逐級細化保證的科研外協(xié)項目成體系管理。檔案部門充分分析、了解各項制度要求，從流程著手，提取制度中涉及到有歸檔價值的文件類型及表單，形成科研外協(xié)項目歸檔范圍。

歸檔范圍表充分反應了項目從啟動、外協(xié)單位選擇、合同簽訂、實施、合同結(jié)束所產(chǎn)生的檔案，同時對外協(xié)單位選擇按項目金額執(zhí)行不同選擇方式進行了區(qū)分，便于項目負責人處于不同情況下對照應歸檔文件范圍。

3.3 歸檔流程

企業(yè)的檔案工作一直堅持“三納入”、“四參加”、“四同步”的原則指導科研外協(xié)項目檔案歸檔工作?！叭{入”是指檔案工作納入單位發(fā)展規(guī)劃、計劃管理、科技管理；檔案工作專項經(jīng)費納入單位財務預算；檔案工作納入各單位有關管理制度，并列入經(jīng)濟責任制進行考核?！八膮⒓印笔侵笝n案部門參加重要計劃工作會；參加各類項目評審、鑒定會；參加工程竣工驗收會；參加設備開箱?！八耐健笔侵赶逻_計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員職稱考核，檔案部門同時出具歸檔證明材料。

歸檔流程從收集-驗收-整改-接收-入庫分為5個流程。收集是指項目負責人按歸檔范圍收集整理好所有應歸檔文件；驗收是指檔案部門派人參與項目最終驗收，對項目文件的齊全、完整、準確提出意見，使之滿足后續(xù)歸檔要求。接收是指項目負責人按歸檔要求完成項目資料的完整性收集，并按驗收時提出的意見完成資料整改，將全套材料移交（包括紙制及其對應的電子文件）至檔案部門，完成交接手續(xù)。入庫是指完成檔案組卷、編目后裝盒按順序排入庫房。

歸檔流程中，檔案人員參與項目驗收作為流程中的重要環(huán)節(jié)，幫助項目負責人在過程中、從專業(yè)的角度把控住項目資料的完整性，避免待項目驗收完成后，供應商提供的成果類文件無法追溯、補全。因此應該重視參與驗收的重要性，驗收時盡量把檔案相關要求一次性提清，后續(xù)指導好整改，即可保證歸檔文件的齊全、完整、準確。

綜上，科研外協(xié)項目檔案管理職責明確、范圍清晰、流程合理的，保證歸檔工作穩(wěn)步推進中，這樣企業(yè)的科研外協(xié)項目檔案歸檔工作將會更加高效，完整。