劉蔚

[摘 要]第三次工業(yè)革命使人類邁入了知識經(jīng)濟(jì)時代，科技資源所蘊(yùn)含的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值愈加凸顯?，F(xiàn)階段，各種科研活動呈現(xiàn)出迅猛增長的態(tài)勢，科研活動中產(chǎn)生的各種信息也成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會建設(shè)尤為重要的信息資源。這些信息資源被人類有意識地加以采集、歸類并整理后就形成了科技檔案，對科技檔案進(jìn)行深層次開發(fā)，運用信息化技術(shù)挖掘潛藏在科技檔案中的價值，符合社會發(fā)展的規(guī)律以及科研活動的需要?？萍紮n案信息化管理、利用工作是我國檔案事業(yè)的關(guān)鍵部分，有必要對其開展相應(yīng)探討。

[關(guān)鍵詞]科技檔案；信息共享；綜合素質(zhì)；管理體制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.064

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-0-02

0 引 言

隨著科技在綜合國力競爭中的作用越來越突出，科技檔案建設(shè)工作備受社會各界的廣泛關(guān)注?，F(xiàn)階段，科技檔案信息化建設(shè)的目的就是利用信息技術(shù)挖掘科技檔案中的潛在價值，進(jìn)而使科技檔案能夠為各項工作提供服務(wù)，最終構(gòu)建以用戶需求為驅(qū)動的科技檔案信息化管理模式。雖然我國科技檔案管理信息化建設(shè)有一定深度的理論研究，實踐工作也取得了一定的進(jìn)展，但與域外發(fā)達(dá)國家相比仍存在很大差距，許多理論和技術(shù)尚不成熟，有必要對該領(lǐng)域進(jìn)行研究。筆者將信息化建設(shè)融入科技檔案管理理念中，從檔案學(xué)的角度分析了科技檔案信息化建設(shè)，以期能找出可行性路徑來推動科技檔案管理信息化建設(shè)的步伐，進(jìn)而豐富我國檔案事業(yè)的外延與內(nèi)涵。

1 科技檔案管理信息化概述

1.1 科技檔案管理信息化的概念

基于唯物辯證法視角，科技檔案與一般檔案屬于個別與一般的關(guān)系，科技檔案中既具有一般檔案的共同屬性——原始記錄性，也有其特性。這種特性使科技檔案在記錄性和原始性上呈現(xiàn)出不同的特點。從記錄的角度來看，它記載了某一社會個體從事科研活動的整個過程和結(jié)果，能夠反映出社會個體從事科研活動時的情景。從原始的角度來看，科技檔案中的信息是記錄的科研活動，從而會保留科研活動的各種標(biāo)記，能夠反映科技檔案的原始特征。筆者將科技檔案信息化定義為：在法律法規(guī)的框架下，單位檔案管理人員運用信息技術(shù)對科研活動產(chǎn)生的各種信息進(jìn)行分類整理，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對各種信息進(jìn)行深層次挖掘的一種檔案管理模式。

1.2 科技檔案管理信息化的特點

1.2.1 專業(yè)性

在形成領(lǐng)域方面，科研活動需要按照專業(yè)進(jìn)行分工，不同專業(yè)的科研活動也不同，因此伴隨科研活動產(chǎn)生的科技檔案也會涉及不同專業(yè)的不同領(lǐng)域，對這些科技檔案進(jìn)行信息化建設(shè)也會呈現(xiàn)出專業(yè)性的特點。在內(nèi)容性質(zhì)方面，依托于信息技術(shù)對科技檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)⒖萍紮n案里面的各項內(nèi)容加以電子化和數(shù)據(jù)化，進(jìn)而在內(nèi)容性質(zhì)上呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)化、專業(yè)化的特點。

1.2.2 成套性

在科技檔案形成階段，科研活動處于不同時期會形成不同的科技檔案，科技檔案信息化建設(shè)不是僅僅對某一部分的科技檔案進(jìn)行信息化、數(shù)據(jù)化處理，而是成套地對科研活動所有階段的科技檔案進(jìn)行信息化和數(shù)據(jù)化處理。在科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成上，一個科研活動項目的科技檔案材料應(yīng)當(dāng)齊全，這是科技檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

1.2.3 以信息技術(shù)為依托的檔案管理模式

信息技術(shù)是這一系統(tǒng)性工程建設(shè)的基石，一旦脫離這一基石，科技檔案管理信息化便無從談起。信息技術(shù)發(fā)展速度快，從最初最簡單的計算機(jī)技術(shù)到現(xiàn)階段的人工智能技術(shù)，無不說明信息技術(shù)仍呈現(xiàn)出快速發(fā)展的態(tài)勢?？萍紮n案管理信息化同樣也需要與時俱進(jìn)，充分利用信息技術(shù)的特點和優(yōu)勢服務(wù)科技檔案，不斷提高科技檔案管理工作的效率。

2 科技檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 信息化建設(shè)程度不高

一方面，科技檔案信息化工作體系有待完善。許多單位的檔案管理人員在對科技檔案進(jìn)行歸檔時處于被動狀態(tài)，科研部門送來什么科技檔案就對什么檔案進(jìn)行信息化處理，檔案信息化工作流于形式。檔案管理人員不能充分發(fā)揮主觀能動性，有意識地對科技檔案中的部分內(nèi)容進(jìn)行篩選處理，從而導(dǎo)致后期的信息資源整合任務(wù)不堪重負(fù)。另一方面，科技檔案信息化建設(shè)本來就是一項資金密集型工程，尤其在工作初期，更是需要投入較多的財力來購置相應(yīng)的檔案管理軟件和硬件設(shè)施，加之檔案信息化建設(shè)的見效周期較長，部分單位往往不愿意在科技檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域投入過多的資金，各種軟硬件設(shè)施也面臨著淘汰升級的困境，現(xiàn)有的科技檔案管理的工作環(huán)境亟待優(yōu)化。

2.2 檔案管理人員知識老化

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案管理人員只需要檔案管理的基礎(chǔ)知識就能對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理并利用，而在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員則需要掌握一定的計算機(jī)操作技能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?，F(xiàn)階段，許多單位檔案管理人員只掌握了簡單的計算機(jī)操作技能，在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建科技檔案管理網(wǎng)以及靈活運用科技檔案管理系統(tǒng)上則顯得生疏，從而導(dǎo)致科技檔案管理工作容易出現(xiàn)紕漏。同時，部分單位不能夠開展有針對性的培訓(xùn)活動，導(dǎo)致檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)老化，與信息化建設(shè)工作的需求脫軌。總而言之，單位檔案管理人員的整體素質(zhì)不高是制約科技檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，單位只有打通這一環(huán)節(jié)，才能真正落實信息化建設(shè)工作。

3 科技檔案信息化建設(shè)的路徑

3.1 跟蹤運用最新的信息化技術(shù)

信息化技術(shù)更新?lián)Q代較快，檔案管理人員需要跟蹤運用最新的信息化技術(shù)對科技檔案進(jìn)行綜合管理。例如，檔案管理人員利用數(shù)據(jù)著錄技術(shù)對所有科技檔案進(jìn)行統(tǒng)一著錄，方便今后對科技檔案進(jìn)行查找；檔案管理人員利用信息服務(wù)技術(shù)搭建一站式檔案服務(wù)平臺。同時，檔案管理人員要使科技檔案管理朝著管理專業(yè)化、信息集成化和信息數(shù)字化的方向發(fā)展，搭建科技檔案信息資源平臺來加強(qiáng)科技檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，在此技術(shù)上與其他單位進(jìn)行合作，建立信息資源共享平臺來加強(qiáng)單位之間的聯(lián)系，消除信息壁壘。

3.2 增加資金投入，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)意識

一方面，單位要加大軟硬件設(shè)施方面的投入，確保軟硬件更新速度與信息技術(shù)的更迭速度相匹配。例如，單位要購置相應(yīng)的檔案軟件管理系統(tǒng)，購置激光掃描儀、高傳輸速度硬盤等硬件設(shè)施，進(jìn)而優(yōu)化科技檔案工作環(huán)境，提升工作效率。單位可以探索吸引社會資本參與科技檔案管理的合作機(jī)制，加強(qiáng)同信息技術(shù)企業(yè)之間的聯(lián)系，調(diào)動多種力量，形成共享、共建和共贏的科技檔案開發(fā)利用新局面。另一方面，單位的領(lǐng)導(dǎo)層要樹立開發(fā)意識、效益意識和超前意識，認(rèn)識到科技檔案的價值，促使科技檔案利用工作由靜態(tài)服務(wù)向動態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由封閉型利用向開放型利用轉(zhuǎn)變。同時，科技檔案管理人員要主動加強(qiáng)與科研部門的聯(lián)系，了解相關(guān)的科研進(jìn)展，有計劃地開展檔案管理和利用工作。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

科技檔案管理領(lǐng)域不僅需要檔案管理基本知識，還需要辨別科技信息和處理科技信息的能力，從而要求檔案管理人員要有完善的知識結(jié)構(gòu)和良好的知識素養(yǎng)。因此，單位有必要開展相應(yīng)的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。例如，單位可以與本區(qū)域的高校開展合作，針對本單位檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)有針對性地分批組織培訓(xùn)；單位也可以聘請有關(guān)領(lǐng)域的專家到單位開展講座和技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的知識素養(yǎng)。除此之外，檔案管理人員也要主動了解本單位科研項目的技術(shù)路線和技術(shù)方案，在進(jìn)行歸檔時才能做到更加合理。

4 科技檔案信息化建設(shè)服務(wù)創(chuàng)新

4.1 用戶自助服務(wù)

隨著人工智能技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，拓寬了檔案利用的途徑，能夠為檔案需求者提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。用戶自助服務(wù)是基于用戶需求開發(fā)的一種檔案服務(wù)模式。科技檔案管理人員按照一定類別將一些有代表性、大眾化的用戶咨詢問題進(jìn)行分類后放置在檔案數(shù)據(jù)庫中。檔案需求者只需登錄檔案管理系統(tǒng)就能夠在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行自助科技檔案檢索和查詢有關(guān)咨詢問題。同時，用戶可以通過檢索功能查詢包括檔案目錄、科技檔案圖紙、科技檔案數(shù)據(jù)等科技檔案中的內(nèi)容。這種“一站式”的服務(wù)功能能夠節(jié)省檔案管理部門的人力、物力和財力開支，用戶也能夠在非工作日隨時調(diào)取科技檔案進(jìn)行查閱，有利于雙方實現(xiàn)共贏。

4.2 科技檔案專題服務(wù)

科技檔案專題服務(wù)主要指檔案管理人員利用信息技術(shù)讀取數(shù)據(jù)資源迅速這一特點，將科技檔案在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行分類。檔案管理人員按照科技檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類，能夠幫助用戶在獲取某一科技檔案的信息時，迅速找到與該科技檔案相關(guān)的其他檔案內(nèi)容，加強(qiáng)了科技檔案之間的關(guān)聯(lián)性，拓寬了科技檔案的利用廣度、深度和維度。科技檔案專題服務(wù)的前期基礎(chǔ)工作較為龐大和細(xì)致，需要檔案管理人員花費較多的時間，后期工作則較為輕松，檔案管理人員只需要及時將收集到的科技檔案歸入相應(yīng)專題中即可。同時，檔案管理人員也需要加強(qiáng)與科研工作人員的溝通，做好定向跟蹤，及時更新科技檔案中的內(nèi)容，確?？萍紮n案信息服務(wù)的時效性和有效性。

5 結(jié) 語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，為科技檔案的管理和開發(fā)利用提供了一條可行性路徑和可靠的技術(shù)保障?？萍紮n案信息化建設(shè)工作并不是一個孤立的系統(tǒng)，其有賴于信息技術(shù)、檔案管理人員和科技檔案管理理論共同發(fā)力，檔案管理人員應(yīng)在科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理理論下，運用信息化技術(shù)做好科技檔案管理工作。一方面，既要在理論研究上進(jìn)一步提升科技檔案管理信息化的層次，尋找出一套科學(xué)合理的開發(fā)方案，另一方面，也要在實踐中探索相關(guān)方法，對理論進(jìn)行深層次加工，才能做到理論與實際相契合。由于筆者知識程度有限，對科技檔案的研究仍有許多不足之處，在未來的研究中有待進(jìn)一步完善。

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