林秀清

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在普遍影響著我國的機(jī)關(guān)工作，所以在檔案工作中由于信息技術(shù)的加入也為其工作帶來了更多的機(jī)遇，為檔案工作帶來了很多的挑戰(zhàn)。在機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)方面，雖然還處于初級(jí)發(fā)展階段，但是也給我們帶來了很多的便利。本文就對機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)行分析，從中分析機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的意義，并找出目前機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題，針對這些問題提出解決意見。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān) 檔案管理 信息化 建設(shè)

中圖分類號(hào)：D630 G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）20-0212-02

檔案管理的文件數(shù)量巨大，如果只是依靠人工對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理的話，就會(huì)存在遺漏或不方便查詢的問題，而利用網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)就可以解決這些問題，并提高和完善檔案管理的工作質(zhì)量。同時(shí)還能夠保證機(jī)關(guān)在檔案管理的發(fā)展方向上服務(wù)更加到位，更具有時(shí)效性和完整性。

一、機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的意義與內(nèi)涵

（一）機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的意義

在機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)發(fā)展過程中，最重要的環(huán)節(jié)就是信息化建檔，它能夠提高機(jī)關(guān)檔案管理的工作水平，簡化人為的繁瑣工作，所以對于提高機(jī)關(guān)檔案管理有著十分重要的意義。機(jī)關(guān)檔案管理在信息化建設(shè)方面可以幫助企業(yè)提供更多的資料和數(shù)據(jù)。并且，通過信息化建設(shè)還可以為老百姓和企業(yè)建立一個(gè)檔案查詢平臺(tái)，進(jìn)而對機(jī)關(guān)單位實(shí)行規(guī)范化、科學(xué)化、高效化的日常管理起到促進(jìn)作用。其次，檔案的信息化建設(shè)也能夠更快更廣地收集更多的檔案信息，在檔案的建立上和查找上都能夠省去大量的時(shí)間。并且，機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)還能節(jié)省機(jī)關(guān)的用地面積，節(jié)省檔案保存的空間和應(yīng)用物品。所以在機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面，就能夠有效地節(jié)省人力、物力，還能提高機(jī)關(guān)在檔案管理過程中的工作效率，簡化人員的工作步驟，提高機(jī)關(guān)單位的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)發(fā)展效益。

（二）機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的含義

對于機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，我們可以從兩個(gè)方面來分析，首先就是在檔案管理過程中利用信息技術(shù)對其進(jìn)行開發(fā)應(yīng)用，建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息平臺(tái)，建立管理口、分類口、查詢口，從而為機(jī)關(guān)檔案管理進(jìn)行科學(xué)的、快速的、方便的管理模式，有效提高檔案查詢的效率。其次，就是用現(xiàn)代的信息技術(shù)對機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行記錄和調(diào)控，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)發(fā)展中的綠色高效管理，節(jié)約機(jī)關(guān)發(fā)展中的各類資源。

二、機(jī)關(guān)檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

（一）檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對信息化管理不重視

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理的重要部分就包括電子檔案的錄入與管理。所以，在檔案信息管理過程中，采用信息化管理方式就能夠快速地對檔案信息進(jìn)行整合和查找，為決策者提供相應(yīng)的依據(jù)。但是，目前在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)人員對于信息化發(fā)展的認(rèn)識(shí)不到位，對檔案管理的信息化建設(shè)重視不夠，不能夠在工作過程中培養(yǎng)綜合性的檔案管理人才，就會(huì)阻礙信息化建設(shè)在機(jī)關(guān)檔案管理中的有序推進(jìn)，無法保障檔案管理的質(zhì)量，因而在工作中就會(huì)浪費(fèi)人力、物力。并且，由于領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化管理不重視，對于信息化建設(shè)的資金投入少，就會(huì)使檔案管理人員沒有充足的資金去支持檔案管理建設(shè)所應(yīng)用的設(shè)備以及開支，嚴(yán)重時(shí)使檔案管理信息化建設(shè)陷入停滯。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員

我國大部分機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面沿用的還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。并且，大部分的檔案管理員也沒有經(jīng)歷過相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，在管理檔案的方面就缺乏科學(xué)歸檔意識(shí)和對檔案的保管意識(shí)。由于大多數(shù)檔案管理人員都年齡偏大，所以也使得他們在檔案管理方面無法適應(yīng)現(xiàn)代化信息化的建設(shè)需求，從而就使得部分檔案在管理過程中出現(xiàn)缺損或丟失現(xiàn)象。

（三）缺少數(shù)字化的檔案管理資源

檔案在政府機(jī)關(guān)的保存都以紙質(zhì)為主，數(shù)字化的檔案管理資源非常的缺乏，而且也沒有統(tǒng)一的、規(guī)范的數(shù)據(jù)化檔案歸檔來源。這就造成機(jī)關(guān)檔案在管理過程中不能夠統(tǒng)一處理，不能夠信息共享，這也就使檔案信息化管理工作陷入困境。

（四）缺少檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

我國機(jī)關(guān)檔案管理在標(biāo)準(zhǔn)方面還缺少統(tǒng)一的規(guī)范，所以信息化管理在發(fā)展過程中起不到帶頭作用，也沒有標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)流程，所以這就使得各個(gè)地區(qū)機(jī)關(guān)單位檔案管理在實(shí)際的應(yīng)用過程中都存在著信息化管理失誤。但因?yàn)闆]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以各機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面都是從自身的情況考慮，自行管理，所以就與其他地區(qū)管理存在分離現(xiàn)象，無法做到全面協(xié)調(diào)發(fā)展。甚至有的地區(qū)在檔案管理方面還沒有建設(shè)信息化平臺(tái)，這就使得我國機(jī)關(guān)檔案管理在信息化建設(shè)方面仍然存在不同程度的脫節(jié)現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對信息化管理的重視度

機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的檔案管理工作人員要對檔案信息化建設(shè)提高重視度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提高對信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真地完善檔案管理工作，完善信息化建設(shè)的制度和體系。并且，支持檔案管理信息化。另外，檔案管理單位的領(lǐng)導(dǎo)還要建立良好的檔案管理環(huán)境，制定一套科學(xué)的、先進(jìn)的、智能化的檔案管理系統(tǒng)，引導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案管理人員對檔案進(jìn)行有序的信息化管理，并組織檔案的相關(guān)管理者參加專業(yè)的信息化建設(shè)培訓(xùn)，以提高自身對檔案管理信息化建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)，提高網(wǎng)絡(luò)工作的能力，制定科學(xué)的發(fā)展藍(lán)圖，在建設(shè)的過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而使信息化建設(shè)更快，質(zhì)量更好。

（二）建立專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

由于機(jī)關(guān)檔案管理要進(jìn)行信息化建設(shè)，所以在人員管理、團(tuán)隊(duì)方面就需要工作人員具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力以及對檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，各機(jī)關(guān)急需形成專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。因此，就必須吸納一些計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生或是選派工作人員進(jìn)行短期的計(jì)算機(jī)專業(yè)培訓(xùn)，以使其能夠達(dá)到信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。此外，還要加強(qiáng)工作人員對檔案的管理知識(shí)以及法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，并抽出一部分優(yōu)秀的科員參加檔案管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們成為整個(gè)團(tuán)隊(duì)中的骨干力量。

（三）建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫

在機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)過程中，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫是為了能夠更好地對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，從而改變傳統(tǒng)的管理方式，利用信息化技術(shù)來掌握全市各機(jī)關(guān)的所有檔案資源以及與其他省市的互聯(lián)互通。通過對數(shù)據(jù)的管理和存儲(chǔ)，使其構(gòu)成一個(gè)信息共享的、信息完整規(guī)范的平臺(tái)，為各機(jī)關(guān)社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)提供快捷準(zhǔn)確的查詢服務(wù)。同時(shí)，還要對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整理和保存，并將其分類后送至國家綜合檔案館，從而來取消紙質(zhì)檔案的存在，減少檔案管理的開支。

（四）完善檔案管理的體系

檔案部門采用傳統(tǒng)的檔案管理模式是無法建立統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、整體的管理體系的，所以各類檔案信息之間就缺乏交流與溝通，更使得各級(jí)部門之間在資源上無法得到共享。因此，檔案管理一直也就處于各自為政的狀態(tài)，影響到機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率。所以，建立信息化的，完善統(tǒng)一的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)是非常重要的。建立機(jī)關(guān)檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)就是結(jié)合現(xiàn)在政府檔案管理的實(shí)際情況，以科學(xué)的統(tǒng)一的方式建立檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，對檔案進(jìn)行電子歸檔、存儲(chǔ)整理、歸類、加密等，同時(shí)也能夠?qū)@些檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和規(guī)范，從而避免檔案丟失或損毀等問題。

四、結(jié)語

總之，機(jī)關(guān)檔案管理中建立信息化平臺(tái)是需要政府以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不斷努力重視和完善的，所以，上級(jí)機(jī)關(guān)也要為信息化建設(shè)提供足夠的資金、設(shè)備和技術(shù)以及人員的支持。同時(shí)，還要對檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，并且吸納更多的有信息技術(shù)能力的人才加入管理隊(duì)伍中，從而不斷完善信息化發(fā)展的團(tuán)隊(duì)，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，為社會(huì)以及企業(yè)單位提供更為便利的服務(wù)。

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責(zé)任編輯：楊國棟