陳 佳， 吳安青， 張建華， 劉連忠

(北京航空航天大學(xué) 校園規(guī)劃建設(shè)與資產(chǎn)管理處，北京 100191)

0 引 言

近年來，高校儀器設(shè)備管理已引入全生命周期管理的理念，旨在將儀器設(shè)備的購置論證、采購、驗收入庫、運行使用、維修保養(yǎng)、回收調(diào)劑和處置等多個分散的管理階段重新梳理，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計和優(yōu)化[1-3]。流程優(yōu)化是全生命周期管理中的重要組成部分，是對整個生命周期管理做頂層設(shè)計和各階段業(yè)務(wù)改進(jìn)優(yōu)化的實施手段與技術(shù)方法[4-6]。

采用國際先進(jìn)的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)(Business Process Modeling Notation,BPMN)，結(jié)合高校儀器設(shè)備管理的特點，才能對高校的儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)展開有針對性、有先進(jìn)性的流程梳理和優(yōu)化。才能切實保障全生命周期管理體系從體系架構(gòu)的戰(zhàn)略高度落實到日常的管理中去，提高儀器設(shè)備業(yè)務(wù)的辦理效率和管理水平。

1 BPMN流程管理簡介

BPMN是由業(yè)務(wù)流程管理倡議組織(Business Process Management Initiative, BPMI)于2003年提出的，被對象管理組織(Object Management Group, OMG)采納的一種建模規(guī)范[7]。BPMN2.0標(biāo)準(zhǔn)于2009年正式發(fā)布，其所提供的圖形建模符號易被業(yè)務(wù)分析員理解,是目前工業(yè)界最流行的業(yè)務(wù)流程可視化描述語言[8-10]。

只需對BPMN2.0標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行簡單的學(xué)習(xí)，高校內(nèi)部各層管理人員，無論是做頂層設(shè)計，還是業(yè)務(wù)梳理或信息系統(tǒng)開發(fā)，都可在一張流程圖上開展工作，避免對業(yè)務(wù)的理解存在偏差。

2 高校儀器設(shè)備流程優(yōu)化的實施步驟

基于BPMN的高校儀器設(shè)備流程優(yōu)化需結(jié)合自身的特點。高校是以教育科研為主體的事業(yè)單位，管理著種類繁多的儀器設(shè)備。這些儀器設(shè)備歸屬國家所有，由高校相關(guān)行政部門統(tǒng)一管理，高校的師生職工實際使用。在全生命周期管理過程中，所涉及的管理部門眾多，各級管理層比企業(yè)和小型事業(yè)單位更為松散[11-12]。

根據(jù)高校儀器設(shè)備的管理特點，提出了具有高校特色的流程優(yōu)化實施方案。包括自頂向下的設(shè)計，自下而上的業(yè)務(wù)梳理，和統(tǒng)一融合的流程優(yōu)化過程。具體包括了4個實施步驟：

(1) 頂層設(shè)計。首先實現(xiàn)宏觀的頂層設(shè)計、全流程優(yōu)化。從整體設(shè)計全生命周期管理框架，確認(rèn)關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點和優(yōu)化目標(biāo)，重點梳理部門之間的業(yè)務(wù)交互和數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。

(2) 多層次業(yè)務(wù)分析和流程優(yōu)化。對全生命周期各個階段的業(yè)務(wù)做多層次的分割，逐級優(yōu)化。應(yīng)仔細(xì)了解底層業(yè)務(wù)需求，展開細(xì)致詳盡的流程繪制和梳理工作，并提出相應(yīng)的流程優(yōu)化方案。

(3) 將頂層設(shè)計和底層流程優(yōu)化相結(jié)合，全盤統(tǒng)籌規(guī)劃。去除局部最優(yōu)方案而選擇總體最優(yōu)方案，去除單個部門受益方案而選擇多部門受益方案，去除業(yè)務(wù)員單方面優(yōu)化方案而選擇高校師生利益最大化的方案。并對所有方案分類、分級、分工、分期做好實施規(guī)劃表。

(4) 實施階段。這是一個漫長且曲折的過程。在實施過程中，應(yīng)不斷做總結(jié)和調(diào)整。既不可固化思維，一成不變。也不能跟風(fēng)亂跑，推翻原有的戰(zhàn)略目標(biāo)而盲目引進(jìn)新技術(shù)或概念。

同時應(yīng)注意，流程優(yōu)化只是全生命周期管理的一項工作，不可能單獨實施。應(yīng)協(xié)同展開全生命周期管理的多種類工作，包括：管理層的制度重編修訂、戰(zhàn)略目標(biāo)修訂；部門間的業(yè)務(wù)打通、數(shù)據(jù)共享；業(yè)務(wù)層的業(yè)務(wù)辦理優(yōu)化、整合；技術(shù)層的信息化系統(tǒng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，財務(wù)專業(yè)技術(shù)支持等[13-17]。

3 頂層設(shè)計和優(yōu)化

在校儀器設(shè)備的全生命周期管理體系指導(dǎo)下，流程優(yōu)化中頂層設(shè)計的主要任務(wù)有：戰(zhàn)略目標(biāo)的確定、全生命周期業(yè)務(wù)階段的劃分和關(guān)鍵業(yè)務(wù)的確定、摸清多部門多業(yè)務(wù)的實際辦理情況和流轉(zhuǎn)情況，將業(yè)務(wù)提煉并轉(zhuǎn)換成BPMN事件和流程，理清現(xiàn)實辦理過程中的業(yè)務(wù)邏輯。

根據(jù)高校實際的業(yè)務(wù)辦理過程，按照全生命周期管理理念，梳理設(shè)計出的流程簡圖如圖1所示。按照BPMN2.0標(biāo)準(zhǔn)，每個業(yè)務(wù)的相關(guān)角色，包括部門和用戶，都是圖中的一個泳道。泳道中繪制了業(yè)務(wù)辦理中的事件、群組事件、網(wǎng)關(guān)和外部輸入數(shù)據(jù)。不同角色的業(yè)務(wù)相關(guān)活動都在其對應(yīng)的泳道里畫出，同一泳道中的實線表示了事件發(fā)展的順序。而不同泳道間的虛線表示了角色間的溝通。

圖1共繪制了用戶、用戶使用單位、招標(biāo)采購中心、設(shè)備管理部門、財務(wù)處、檔案館和科研院7條泳道。說明在此高校的儀器設(shè)備管理過程中，除了用戶和用戶使用管理單位外，共有5個部門需要積極參與流程優(yōu)化。此外，設(shè)備管理中的人事數(shù)據(jù)應(yīng)由人事部門提供，數(shù)據(jù)共享由網(wǎng)絡(luò)信息中心提供技術(shù)支持。

圖1中設(shè)備管理部門的泳道中詳細(xì)畫出了設(shè)備建賬、設(shè)備使用和設(shè)備處置等關(guān)鍵事件的流程。因為圖1是頂層設(shè)計圖，所以對建賬、處置等業(yè)務(wù)的詳細(xì)細(xì)節(jié)是無需體現(xiàn)的，應(yīng)在底層的業(yè)務(wù)流程圖中詳細(xì)繪制。

通過頂層設(shè)計和梳理，可以發(fā)現(xiàn)總體業(yè)務(wù)的幾個主要問題類型：①部門間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)沒有完全打通，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)重復(fù)輸入；②部分業(yè)務(wù)的缺失，造成過程不完整，后續(xù)業(yè)務(wù)辦理時邏輯混亂；③部分業(yè)務(wù)的邏輯順序有錯誤，導(dǎo)致了師生辦理業(yè)務(wù)時，需多次來往。

這些問題都有其形成的必然因素。有些問題是多年的管理缺陷，有些是技術(shù)手段落后導(dǎo)致，還有些是不同管轄部門的溝通缺失。例如，設(shè)備數(shù)據(jù)在采購、合同、建賬、建檔過程中的重復(fù)輸入，就是因為部門間未溝通，數(shù)據(jù)沒有共享所致。設(shè)備調(diào)賬業(yè)務(wù)大多源于設(shè)備論證階段的疏忽。設(shè)備使用階段直接連接到設(shè)備處置報廢事件，表明了設(shè)備調(diào)劑和共享業(yè)務(wù)的缺失。

通過頂層設(shè)計和總體流程梳理所發(fā)現(xiàn)的問題，在后續(xù)流程優(yōu)化中，都會進(jìn)一步調(diào)研并尋找解決方案。但并非所有的問題，都可以一次性解決，必須分期、分工、分類，逐步優(yōu)化。其中，跨部門的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和關(guān)鍵業(yè)務(wù)的優(yōu)化是當(dāng)前工作的重點和難點，也是應(yīng)首要解決的問題。

圖1 高校儀器設(shè)備全生命周期管理流程簡圖

4 多部門間的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

儀器設(shè)備全生命周期管理的主導(dǎo)思想，將全生命周期中的各種類業(yè)務(wù)按照用戶服務(wù)和管理的需求，統(tǒng)一管理。儀器設(shè)備管理流程中的各類業(yè)務(wù)，需消除高校多部門間的門戶隔閡和人為分割不同業(yè)務(wù)所導(dǎo)致的差異。因此，多部門間的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是基于BPMN的高校儀器設(shè)備管理流程優(yōu)化的重點和難點之一。

以設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集為例。目前，師生員工在多個部門辦理設(shè)備前期業(yè)務(wù)時，需多次重復(fù)錄入設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。因此，需梳理與儀器設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入相關(guān)的多部門業(yè)務(wù)流程并提出優(yōu)化措施。設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是在設(shè)備購置后、使用前，錄入高校設(shè)備庫的設(shè)備屬性數(shù)據(jù)、設(shè)備財務(wù)數(shù)據(jù)和設(shè)備采購數(shù)據(jù)。例如，設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、購置方式、設(shè)備金額、經(jīng)費號、發(fā)票號等。在流程優(yōu)化的第一和第二步驟中發(fā)現(xiàn)，以上信息在采購業(yè)務(wù)、合同蓋章業(yè)務(wù)、財務(wù)報銷業(yè)務(wù)和設(shè)備建賬業(yè)務(wù)中都分別有重復(fù)錄入現(xiàn)象。

通過比對，設(shè)備名稱等屬性數(shù)據(jù)在合同蓋章、設(shè)備驗收和建賬環(huán)節(jié)都有錄入，因此應(yīng)將三者的流程打通，從合同蓋章環(huán)節(jié)得到設(shè)備屬性數(shù)據(jù)后，從信息系統(tǒng)傳給驗收和建賬業(yè)務(wù)。①避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，②避免建賬環(huán)節(jié)的替換篡改行為。同時，建賬時如發(fā)生信息修改，應(yīng)回傳至合同業(yè)務(wù)，由合同管理部門發(fā)起相應(yīng)的審核流程。

目前設(shè)備財務(wù)數(shù)據(jù)都是通過用戶手動填寫獲得，而其中經(jīng)費號、經(jīng)費使用方向應(yīng)從財務(wù)系統(tǒng)獲得。因此流程優(yōu)化時，儀器設(shè)備管理部門應(yīng)和財務(wù)部門溝通獲得經(jīng)費相關(guān)信息。設(shè)備建賬后，將建賬標(biāo)識傳送給財務(wù)部門。財務(wù)部門在設(shè)備報銷完成后，再將報銷信息推送回去，確保兩個部門的業(yè)務(wù)信息聯(lián)動和階段性的設(shè)備財務(wù)數(shù)據(jù)同步。該流程在實際辦理過程中，會遇到很多實際問題，需要長期磨合。以上所說的部門間的業(yè)務(wù)交互和數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)都已采用BPMN中的編排圖來展現(xiàn)(見圖2)。

圖2 與設(shè)備數(shù)據(jù)錄入相關(guān)的業(yè)務(wù)編排圖

通過對設(shè)備使用管理流程的梳理，還發(fā)現(xiàn)人事調(diào)動業(yè)務(wù)和設(shè)備調(diào)撥業(yè)務(wù)并未關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致人員調(diào)動后設(shè)備未及時變更所屬單位或更換負(fù)責(zé)人。由此提出的流程優(yōu)化措施包括，人事調(diào)動數(shù)據(jù)需定期推送給設(shè)備管理部門，由設(shè)備管理部門通知相關(guān)單位和人員，及時辦理設(shè)備系統(tǒng)中的設(shè)備調(diào)撥。調(diào)撥完成后，回傳消息給人事部門，完成人事檔案的調(diào)撥。

除以上案例，在實際工作中，基于BPMN的流程分析，還幫助多個部門的業(yè)務(wù)員和管理人員，發(fā)現(xiàn)了業(yè)務(wù)或數(shù)據(jù)未能溝通導(dǎo)致的管理缺陷。在經(jīng)過多次溝通后，確認(rèn)了多個跨部門的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和改進(jìn)點。以此為基礎(chǔ)，展開了對管理制度、業(yè)務(wù)合作、數(shù)據(jù)共享、技術(shù)支持等多種類的部門層面的合作。

5 面向師生的關(guān)鍵業(yè)務(wù)點流程優(yōu)化

部門間的流程優(yōu)化，使得儀器設(shè)備的全生命周期管理有了外部環(huán)境支持，而內(nèi)部管理流程優(yōu)化則是設(shè)備管理推進(jìn)的關(guān)鍵所在。其中，業(yè)務(wù)量大、師生反復(fù)來往業(yè)務(wù)，是優(yōu)化中的關(guān)鍵點。包括了設(shè)備建賬、設(shè)備報廢、設(shè)備調(diào)撥、設(shè)備調(diào)賬、院系設(shè)備管理員管理等多項業(yè)務(wù)。本文選擇其中的設(shè)備建賬展開詳細(xì)闡述。

設(shè)備建賬業(yè)務(wù)是設(shè)備進(jìn)入國有資產(chǎn)庫的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是目前辦理量最大的設(shè)備業(yè)務(wù)?，F(xiàn)有的設(shè)備建賬流程，大多是設(shè)備驗收后，由設(shè)備負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)里填寫驗收單并打印。再通過線下的院系、學(xué)校兩級審批，審批合格后建賬入庫。很多師生員工反映，打印的驗收單在院系一級審批通過后，學(xué)校審核常常不通過。導(dǎo)致師生需重復(fù)打印單據(jù)，再次至院系、學(xué)校申請審核。因此，設(shè)備建賬的流程優(yōu)化目標(biāo)是，便利于師生，減少師生在建賬過程中的往返跑行為。優(yōu)化后流程為:設(shè)備負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中填寫驗收單，先不打印。由院系、學(xué)校線上審批。審批不合格時，僅在線上修改并重新申請。審批通過后，方可打印單據(jù)。打印出的單據(jù)附有院系、學(xué)校審批人的電子簽名，和設(shè)備科的管理公章，無需再跑至各單位蓋章。此外，單據(jù)上附有二維碼，可由設(shè)備負(fù)責(zé)人在自助標(biāo)簽打印機(jī)上，掃描二維碼來打印標(biāo)簽。

設(shè)備建賬業(yè)務(wù)的流程本著方便師生的原則，采用現(xiàn)有可行技術(shù)，替換了原有的紙質(zhì)蓋章流程。貌似對管理人員的業(yè)績沒有過多幫助，但大大減少了師生辦理業(yè)務(wù)的時間。不僅避免了原業(yè)務(wù)中的往返現(xiàn)象，甚至還直接免去了業(yè)務(wù)辦理中的往返，直接實現(xiàn)全流程線上辦理和設(shè)備標(biāo)簽的自助打印。是設(shè)備管理智能化、高效化改革的重要改進(jìn)舉措。流程改進(jìn)的效果圖如圖3所示。

圖3 設(shè)備建賬流程優(yōu)化示意圖

6 結(jié) 語

采用國際通用的BPMN對高校儀器設(shè)備流程優(yōu)化，是設(shè)備全生命周期管理體系中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過4個步驟的流程優(yōu)化工作，高校設(shè)備管理能夠?qū)崿F(xiàn)各部門業(yè)務(wù)的協(xié)同優(yōu)化和關(guān)鍵業(yè)務(wù)的優(yōu)化。而每項流程優(yōu)化的落實都涉及到制度改進(jìn)、業(yè)務(wù)改進(jìn)、人員協(xié)調(diào)、技術(shù)支持甚至是部門整合等多項工作，非常不易。因此，在儀器設(shè)備全生命周期管理體系下的流程優(yōu)化，是極其關(guān)鍵而又艱難的一項工作。部分流程優(yōu)化工作能夠快速實施，受到好評，但大部分流程優(yōu)化工作仍需長期堅持不懈的努力。而正是這些持續(xù)不斷的流程優(yōu)化工作，才能使得高校的儀器設(shè)備管理工作真正實現(xiàn)符合高校管理特點的全生命周期管理，長期保持高效和先進(jìn)性。