孫雪芳
檔案資料通常來源較為分散,難免出現(xiàn)各個相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況,在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此,對于繁雜冗余的大量檔案資料,進行科學(xué)的篩選、管理,合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發(fā)掘,就成為了一項重要課題。通常情況下,囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制,檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強,浪費大量人力物力。
隨著經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后,造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查,難以保障當前對檔案信息的現(xiàn)實需要。近年來,國家大力推進信息化辦公進程,然而在部分檔案管理部門,仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足,檔案管理流程繁復(fù),造成檔案信息服務(wù)效率低下。
在大力推動檔案信息化建設(shè)的新形勢下,檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中,檔案管理單位主動性較低,部分管理人員服務(wù)意識差,工作缺乏熱情和責(zé)任感,難以在實際工作中樹立正確的工作態(tài)度,無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識,怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作,難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題,影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。
檔案信息化建設(shè)是當今形勢的需要,也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過程復(fù)雜繁瑣,建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后,直接通過軟件操作進行篩選、整理,檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作,且歸檔清晰明確,整理方便快捷,大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié),為檔案使用者提供便利,從而提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過程繁瑣,往往造成檔案使用者的種種不便,影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下,檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié),無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案,還可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對所需信息進行獲取,極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。
檔案管理工作機制的健全,是推進檔案管理信息化建設(shè)的重中之重,決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先,要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時,制定相應(yīng)的電子管理制度,與其他信息化管理條例共同執(zhí)行,保障檔案管理各個環(huán)節(jié)的政策落實。同時,檔案管理機構(gòu)應(yīng)加強各部門的組織配合,形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動,積極應(yīng)對電子檔案管理的新形式,主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題,共同解決問題。
檔案管理信息化建設(shè)的推進,意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態(tài),夯實檔案管理的專業(yè)知識。同時,信息化檔案系統(tǒng)的建立,意味著需要管理人員具備對新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式,熟練把握新的工作流程;深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試,為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議;對管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解,將工作細則落實到切實操作中。
檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度,彩能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先,應(yīng)當提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度,為具體工作的開展制定相應(yīng)的計劃方案,同時建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次,對紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升,保障數(shù)字化建設(shè)進程。同時對相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級優(yōu)化,在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。
檔案信息化建設(shè)的積極推進,有助于幫助檔案管理工作更好的實現(xiàn)和發(fā)展。隨著我國在政治制度和建設(shè)方向的不斷深化改革,檔案管理部門應(yīng)當順應(yīng)發(fā)展形式,積極響應(yīng)政策發(fā)展檔案信息化建設(shè),保障檔案管理工作的進一步發(fā)展。
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