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菏澤市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)學(xué)會(huì)辦公室

隨著當(dāng)今社會(huì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)和事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的必然，事業(yè)單位的檔案管理工作必須緊跟時(shí)代的潮流，與現(xiàn)代化信息科技完美融合，才可以在最大程度上提升檔案管理的工作效率，更快速地實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，從根本上推動(dòng)我國事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)

(一)信息儲(chǔ)存工作更加便利

與我國事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式相比較，信息化管理更具備儲(chǔ)存便利的優(yōu)勢(shì)，事業(yè)單位內(nèi)部檔案比較繁多，在管理的過程中需要進(jìn)行分類整理和存放，傳統(tǒng)的檔案管理工作既浪費(fèi)了大量的人力物力，也沒有起到高效管理的工作目標(biāo)，往往會(huì)使得信息檔案出現(xiàn)流失現(xiàn)象，傳統(tǒng)的信息管理主要依靠紙張存留，這也對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境提出了比較高的要求，溫度和濕度過高過低都會(huì)影響紙張的質(zhì)量以及存放壽命，一旦檔案的紙張?jiān)谧匀画h(huán)境中發(fā)生氧化，就會(huì)使檔案信息出現(xiàn)流失，給事業(yè)單位造成不可估量的后果。而合理應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)可以避免這些缺漏，節(jié)省人力物力，大大提升了檔案管理的工作效率，一臺(tái)計(jì)算機(jī)可以對(duì)諸多文件檔案進(jìn)行管理，在儲(chǔ)存空間上也不需要考慮環(huán)境的制約因素，有效延長了檔案的存放時(shí)間。

(二)檔案信息查詢更加簡便

我國事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式給信息查找?guī)砹酥T多麻煩，檔案的排查和審閱都需要耗費(fèi)大量的人力，檔案紙質(zhì)質(zhì)量有所欠缺，長期查閱也會(huì)導(dǎo)致檔案信息的損壞，十分不利于事業(yè)單位的信息查詢工作。而現(xiàn)代信息化檔案管理工作模式能夠有效避免這一弊端，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，通過關(guān)鍵詞檢索就可以迅速找到需要查找的檔案資料，不僅節(jié)約了人力資源和時(shí)間，還可以簡化檔案的審閱程序，有效改善了檔案管理的查閱工作。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的不足之處

(一)信息化管理理念缺乏

大多數(shù)的事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的工作重視力度不足，信息化管理工作缺乏專業(yè)技術(shù)人才，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)工作投入的人力和資金較少，不能夠滿足當(dāng)前形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)。

(二)檔案管理信息化系統(tǒng)不夠完善

在我國事業(yè)單位長期的發(fā)展過程中，主要沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，在辦公過程中都是通過紙質(zhì)形式錄入資料信息，這種模式不僅給資料的儲(chǔ)存帶來了一定困難，還影響了資料的查閱審核效率，近年來，雖然我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有了一定的進(jìn)展，但仍舊存在信息系統(tǒng)不夠完善的情況，滯留了信息化建設(shè)的步伐。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理相關(guān)措施

(一)上層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視度

在事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)相關(guān)工作內(nèi)容和進(jìn)度表示極大的重視，強(qiáng)化信息化建設(shè)基本理念，才可以有效保證檔案管理信息化的整體進(jìn)展。專業(yè)科研人員應(yīng)該時(shí)刻保證在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，謹(jǐn)慎做出符合新時(shí)代發(fā)展的具體策略，推出檔案便利儲(chǔ)存和借閱的相應(yīng)制度，保障信息的安全穩(wěn)定性，有效實(shí)現(xiàn)資源共享。

(二)信息化建設(shè)方向需要不斷革新

我國事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)研究不能完全摒棄傳統(tǒng)管理模式，而是應(yīng)該在傳統(tǒng)管理模式上取其精華，結(jié)合單位具體發(fā)展需求，確立適合自身發(fā)展的信息化建設(shè)策略，保障單位檔案管理信息化建設(shè)工作的穩(wěn)步進(jìn)行，只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流不斷革新，才可以有效推動(dòng)事業(yè)單位的整體經(jīng)濟(jì)效率。

(三)強(qiáng)化事業(yè)單位信息化建設(shè)的管理規(guī)范

任何一個(gè)體系的建設(shè)工作都離不開制度和規(guī)范的保障，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，更應(yīng)該確立完整的工作管理規(guī)范，根據(jù)事業(yè)單位的基本發(fā)展情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作人員的積極性，促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案信息化管理工作有序開展。

(四)完善檔案管理信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是很有必要的，信息化的檔案管理離不開數(shù)據(jù)庫的完善，只有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)運(yùn)行才可以支撐檔案信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和處理，在信息管理過程中，應(yīng)該引進(jìn)專業(yè)管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)和管理服務(wù)，有效完善計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理信息化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然，信息化建設(shè)離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和基礎(chǔ)設(shè)施的支持，事業(yè)單位應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人才，在檔案管理信息化建設(shè)過程中不斷革新，尋求適合不同事業(yè)單位的發(fā)展模式，有效完善檔案管理的制度規(guī)范建設(shè)，將檔案管理與現(xiàn)代信息化科技完美融合，促進(jìn)單位信息資源的共享，為單位的發(fā)展提供良好的信息服務(wù)，從而提升事業(yè)單位整體經(jīng)濟(jì)發(fā)展效率。

參考文獻(xiàn)：

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