劉幸幸
摘 要:檔案是人類社會各種實(shí)踐活動的真實(shí)記錄,是人類社會的寶貴財富,是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案信息化是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路,必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。本文分析了檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn),必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化建設(shè)。
關(guān)鍵詞:檔案;信息化;建設(shè);對策
檔案是人類社會實(shí)踐活動的真實(shí)記錄,是信息的主要來源。它是人類寶貴的財富,是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案信息是計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段,基于現(xiàn)代管理理念,服務(wù)社會的宗旨,開展實(shí)際工作,涉及多學(xué)科知識交叉模式,核心目標(biāo)是檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展,提高檔案管理的現(xiàn)代化水平,挖掘檔案的社會價值,提高全民族的文化素質(zhì),造福子孫后代。檔案信息化是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路,必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn),是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。使用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù),并不斷適應(yīng)發(fā)展變化的檔案數(shù)字環(huán)境下活動,提高檔案管理水平和服務(wù)效率,最大限度的滿足需求的社會檔案,檔案信息是工程建設(shè)的主要目的。
1 檔案信息化建設(shè)的意義
“檔案是數(shù)據(jù)本身的原始記錄”,是一種信息。但我們想要了解的信息不僅限于檔案信息的記錄,還包括信息社會的原始信息處理和其他形式的信息社會整合。
檔案信息化建設(shè)是根據(jù)國家檔案館統(tǒng)一規(guī)劃和組織、檔案管理部門在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用、檔案管理和信息資源管理等方面進(jìn)行的。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案工作的重要組成部分和發(fā)展方向,也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化要求的一個業(yè)務(wù)單位,是實(shí)現(xiàn)高信息服務(wù)的必由之路。為了更好地管理檔案信息資源管理,檔案管理部門要面對現(xiàn)實(shí),積極尋求有效可行的方法,促進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化管理。因此,有必要加快檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè),推動檔案信息化建設(shè)早日完成。
2 檔案信息化建設(shè)的對策
2.1 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備
支持軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施是當(dāng)前檔案信息管理的必要條件,包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境和系統(tǒng)軟件三部分。應(yīng)用系統(tǒng)的選擇應(yīng)該首先考慮開放和包容,同時考慮到應(yīng)用系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。作為一個軟件存儲平臺,可以保證檔案數(shù)據(jù)和軟件的安全,并可根據(jù)情況靈活地操作平臺的各個部分。其功能還應(yīng)包括檔案的數(shù)字化處理、電子文件的信息收集和檔案的數(shù)字化。該領(lǐng)域的關(guān)鍵技術(shù)是當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)和信息領(lǐng)域的最佳發(fā)展前景的科學(xué)技術(shù)。加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備,提高檔案管理的技術(shù)含量,有效實(shí)現(xiàn)技術(shù)的先進(jìn)性。
2.2 建立高質(zhì)量檔案組
建立一支高文化素質(zhì)檔案人員。業(yè)務(wù)能力的檔案隊伍是當(dāng)前企業(yè)檔案群體構(gòu)建的首要任務(wù)。首先,要提高檔案管理小組的政治素養(yǎng),根據(jù)國家和黨的政策和黨的規(guī)章制度,首先為人民服務(wù)。其次,要提高檔案管理團(tuán)隊的文化素養(yǎng)。做好檔案管理工作,不僅需要管理人員掌握專業(yè)知識,還需要具備必要的科學(xué)文化知識和寫作基礎(chǔ)。最后,提高檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)充分掌握檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和理論,根據(jù)檔案特點(diǎn),完善、準(zhǔn)確地管理檔案信息,提供及時有效的服務(wù)。
2.3 全面提高檔案信息管理水平
信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,使檔案建設(shè)的中心向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。如今,計算機(jī)管理軟件的應(yīng)用在計算機(jī)管理滲透的形式下,為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)做出了巨大的貢獻(xiàn)。檔案部建立了自己的局域網(wǎng),并增加了電腦、光盤、掃描儀等,在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用中發(fā)揮著重要作用。
①隨著電子文件的大量使用,如何安全有效地管理電子文件已成為一個不可回避的問題。因此,選擇適合于電子文件形成單位特點(diǎn)的文件管理軟件,有計劃地進(jìn)行,以進(jìn)入、開發(fā)和利用工作在檔案信息化建設(shè)中是不可避免的一項重要工作。
②文件管理軟件的對象是電子文件。通過選擇合適的文件管理軟件,可以有效地管理企業(yè)檔案。
③信息化建設(shè)的想法,需要科學(xué)的檔案管理軟件的支持,只是在傳統(tǒng)的方法來管理大量的電子文件,不正確的做法,文件管理軟件設(shè)置的綜合功能,智能的優(yōu)勢,方便,高效,提高質(zhì)量和效率是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié),在很大程度上決定了檔案信息化建設(shè)的成功或失敗。
④從安全的角度來看,其自身安全設(shè)置的良好文件管理軟件,如訪問權(quán)限、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊,已成為電子文檔管理,使用了堅實(shí)的屏障,能夠有效地保障檔案信息的安全。
2.4 領(lǐng)導(dǎo)重視,組織得力
單位領(lǐng)導(dǎo),特別是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案和檔案工作的意識,充分認(rèn)識到在我們局的文件管理的重要地位和作用,文件管理,文件工作提上議事日程,定期報告工作和檔案工作中解決實(shí)際問題。定期研究和部署檔案工作,制定檔案的近期或長期規(guī)劃和實(shí)施計劃,制定計劃、部署、檢查、實(shí)施;主動關(guān)心文件工人工作、學(xué)習(xí)和生活,當(dāng)他們工作的成功或成功完成的工作任務(wù),經(jīng)理應(yīng)及時給予表揚(yáng)和認(rèn)可,但也讓他們享受平等的晉升機(jī)會,這些措施能提高檔案工作的性能。
2.5 充分利用計算機(jī)功能,提高文件管理的效率
計算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了極大的方便,使用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),特殊的檔案管理平臺,不僅可以有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的動態(tài)管理,提高企業(yè)檔案管理的效率,還可以節(jié)省大量的人力和物力。為保證檔案信息化建設(shè)的發(fā)展,促進(jìn)企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,提供了快速有效的檔案管理功能。對于企業(yè)來說,文件管理的質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。因此,企業(yè)的管理需要認(rèn)真對待檔案管理。
我們應(yīng)該以黨的十八大精神為指引,認(rèn)真落實(shí)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和管理體系,推進(jìn)依法治理,加強(qiáng)檔案管理,深刻理解加強(qiáng)建設(shè)檔案,檔案信息化發(fā)展的科技檔案管理隊伍建設(shè),不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性,抓住每一分鐘的態(tài)度和執(zhí)行,為檔案信息工作的深入發(fā)展、注入力量的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ),以我們的知識和智慧,努力促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]黃順奎.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù), 2016(8).