摘 要:竣工文件是核電項(xiàng)目施工活動(dòng)全過程的真實(shí)記錄,為以后電站的生產(chǎn)維修、事故處理、擴(kuò)建、改建、審計(jì)等提供參考信息及價(jià)值憑證,但如何保證竣工文件的歸檔質(zhì)量,保證竣工文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性一直是核電項(xiàng)目檔案工作關(guān)注的重點(diǎn)。本文主要以海陽(yáng)AP1000核電工程項(xiàng)目竣工文件管理經(jīng)驗(yàn)為例,總結(jié)了竣工文件常見問題以及導(dǎo)致問題的原因,并提出了解決措施,給同行及后續(xù)項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)及參考。
關(guān)鍵詞:竣工文件 過程控制 歸檔質(zhì)量
1 引言
核電工程項(xiàng)目分為核島廠房、常規(guī)島廠房、BOP輔助設(shè)施等,其建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng),參與建設(shè)的單位多,子項(xiàng)多,各單位相互之間的接口以及單位內(nèi)部各專業(yè)、各施工隊(duì)間的接口繁多,因此核電項(xiàng)目在建設(shè)過程中,建安供方產(chǎn)生的各類文件、記錄數(shù)量龐大、種類繁多、專業(yè)性強(qiáng),如何有效管控這些文件、記錄,確保其滿足后續(xù)竣工文件移交的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性要求成為檔案部門關(guān)注的重點(diǎn),并需要積極協(xié)調(diào)、采取措施來(lái)提高文件的歸檔質(zhì)量。
2 文件存在的問題
2.1早期文件形成質(zhì)量狀況
在對(duì)海陽(yáng)核電一期工程竣工文件檢查時(shí)發(fā)現(xiàn),在工程開工早期文件形成質(zhì)量較差,存在各種基礎(chǔ)性問題,如文件的表格樣式問題,書寫規(guī)范性問題,隨意更改文件內(nèi)容不簽名及日期等等。同時(shí)在早期,由于人員管理經(jīng)驗(yàn)及重視程度等原因,缺少對(duì)竣工文件管理的統(tǒng)籌規(guī)劃以及對(duì)后期竣工文件移交等的長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮,過程中的文件質(zhì)量未能有效把控,導(dǎo)致后期整理竣工文件時(shí),問題一并暴露,給竣工文件工作人員增加了文件整理、審查、整改及歸檔難度,進(jìn)而影響了文件的移交進(jìn)度。
2.2竣工文件出現(xiàn)的常見問題
竣工文件存在的問題可從專業(yè)性及規(guī)范性兩個(gè)方面來(lái)闡述,并且不同類型的文件會(huì)出現(xiàn)不同問題。下面主要對(duì)幾類典型文件列舉幾例常見問題:如質(zhì)量計(jì)劃類文件常見問題:質(zhì)量計(jì)劃表頭填寫不全、填寫潦草;已完工序已選點(diǎn)未簽字;關(guān)閉欄未及時(shí)填寫;各級(jí)單位簽字放行時(shí)間邏輯不對(duì)等。報(bào)審類文件如文件編碼不符合AP1000四段碼要求,出現(xiàn)五段六段;報(bào)審文件的附件順序與報(bào)審表上列的順序不一致等;報(bào)審的復(fù)印件的文件,未蓋相關(guān)單位公章;附件報(bào)審的資質(zhì)類文件不清晰等。施工記錄類文件常見問題:部分須填寫的欄空白,養(yǎng)護(hù)記錄養(yǎng)護(hù)人簽名為機(jī)打簽名;部分施工記錄未按程序要求進(jìn)行編碼,例如:文件類型錯(cuò)誤;未編寫編碼;序列號(hào)編寫錯(cuò)誤。 工程照片常見問題:拍攝不及時(shí)、整理不及時(shí)、移交不及時(shí);未按業(yè)主要求編制六要素;雖已按業(yè)主要求編制了word版的照片六要素,但沒有保存原始照片。
3 解決措施
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視
卓越核安全文化八大原則中的第二條就是領(lǐng)導(dǎo)重視,在文件檔案管理領(lǐng)域,領(lǐng)導(dǎo)也需要提高重視程度,避免以前重建設(shè)輕檔案的做法,也只有領(lǐng)導(dǎo)給予充分重視,檔案工作才能順利開展,核電檔案質(zhì)量才能從根本上得以解決。
3.2合同管理
將文檔管理的基本要求納入到合同管理中,如竣工文件編制的質(zhì)量要求,移交方式、數(shù)量、份數(shù)、移交時(shí)間等納入到合同條款中,明確施工承包商的責(zé)任。在合同支付申請(qǐng)中,增加了文檔會(huì)簽的職能,使文檔移交和單位工程移交同步進(jìn)行。另外,還需制定相應(yīng)的文檔考核條款,明確相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。只用將文檔管理貫穿到合同執(zhí)行的全過程,才能確保項(xiàng)目竣工文件收集質(zhì)量,以便順利移交。
3.3文檔程序體系管理
《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》(HAF 003)文件控制和記錄章節(jié)中中分別規(guī)定了文件的編制、審核和批準(zhǔn)、文件的發(fā)布與分發(fā)、文件變更的控制和質(zhì)量保證記錄的編寫、收集、貯存和保管等要求?!逗穗姀S質(zhì)量保證記錄制度》(HAD 003/04)規(guī)定:“每個(gè)核電廠必須按書面程序和指令建立和執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量保證記錄的編寫、標(biāo)識(shí)、收集、編索、貯存、保管及處理的制度?!辈⑶疫@些管理要求覆蓋了核電業(yè)主、核電項(xiàng)目的總包商(工程公司)和專業(yè)分包商等單位及其文檔部門、職能部門以及全體工作人員對(duì)核電文件檔案的管理。因此,在開工之前,必須根據(jù)核安全法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及業(yè)主程序及合同要求,建立總承包方程序體系,內(nèi)容需涵蓋包括文件的編、審、批要求,提交、編碼、格式、通信渠道等文檔管理各個(gè)方面的工作,同時(shí)需將這些要求延伸至承包商的程序中,并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行。
3.4同步性控制
各單位應(yīng)將文檔工作納入項(xiàng)目管理的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃,應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步實(shí)施。
工程項(xiàng)目建檔工作應(yīng)與項(xiàng)目進(jìn)展同步,工程竣工文件材料的積累、編制和審定工作應(yīng)與工程建設(shè)過程同步,檢查文件的形成應(yīng)與檢查項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)度同步,工程檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步。
3.5檔案分級(jí)管理
業(yè)主公司文件、檔案和資料工作在業(yè)主公司文檔管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,接受國(guó)家、部、省檔案行政部門、國(guó)家核安全局、原子能機(jī)構(gòu)和集團(tuán)公司的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。監(jiān)理單位、總承包商和承包商建立本單位完善的文檔管理程序體系和組織機(jī)構(gòu),明確文檔歸口管理部門,并配置足夠且合格的人力資源。各級(jí)單位文檔歸口管理部門統(tǒng)一管理本單位全部文件、檔案、資料,對(duì)文檔進(jìn)行集中控制。
3.6 過程控制
文件的形成質(zhì)量需要從源頭抓起,竣工文件是真實(shí)記錄工程詳細(xì)情況的技術(shù)資料,是工程從開工到竣工實(shí)施逐漸積累而形成的,過程控制到位,竣工文件的質(zhì)量就從根本上有了保證。首先在過程中就要保證文件形成與實(shí)體的同步,這是竣工文件合格的前提條件,或工程開工前,文檔人員需對(duì)各承包商開展文件及檔案管理相關(guān)培訓(xùn),并負(fù)責(zé)編制有關(guān)教材以發(fā)給施工單位,在工程施工過程中,檔案人員要深入現(xiàn)場(chǎng)對(duì)施工單位竣工文件的編制提供實(shí)質(zhì)性指導(dǎo),早發(fā)現(xiàn)問題早解決,避免問題都積壓到竣工文件階段,影響文件的移交質(zhì)量及移交進(jìn)度。
3.7強(qiáng)化全員檔案意識(shí)
竣工文件的形成不僅僅是檔案部門的事,文件的形成遍及各個(gè)專業(yè)部門,每個(gè)專業(yè)工程師都可能產(chǎn)生需要?dú)w檔的文件,這就很有必要宣貫全員檔案意識(shí),強(qiáng)化檔案管理理念,如開展定期培訓(xùn)制度,使各部門各專業(yè)有關(guān)技術(shù)人員及時(shí)了解和掌握檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、合同及程序要求,并明確現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)管理人員對(duì)竣工文件的質(zhì)量責(zé)任。
4 海陽(yáng)核電后續(xù)項(xiàng)目竣工文件管理建議
4.1以海陽(yáng)核電項(xiàng)目二期創(chuàng)優(yōu)為目標(biāo),做好文檔管理工作
提前介入學(xué)習(xí)核電項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)工作對(duì)檔案的歸檔要求,并在項(xiàng)目前期做好策劃,固化并明確管理要求,后續(xù)各承包商統(tǒng)一執(zhí)行,為項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)提前打好基礎(chǔ)。
4.2合并重組后效益最大化
原中電投工程公司常規(guī)島板塊與國(guó)核工程合并重組,由于原中電投在常規(guī)火電方面有著較為成熟的檔案管理體系,而國(guó)核工程也積累了一定的AP1000核島方面檔案管理的經(jīng)驗(yàn),因此,合并重組后應(yīng)發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì),核島與常規(guī)島應(yīng)互相借鑒良好經(jīng)驗(yàn)及實(shí)踐,做好經(jīng)驗(yàn)反饋,加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流,在后續(xù)項(xiàng)目的檔案管理方面各取所長(zhǎng),使海陽(yáng)核電后續(xù)項(xiàng)目的檔案管理更上一臺(tái)階。
5 總結(jié)
綜上所述,核電檔案是體現(xiàn)核電工程施工質(zhì)量的重要組成部分,是核電廠投入商運(yùn)后管理、維修、改造等工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ),是提升工程項(xiàng)目管理水平的重要環(huán)節(jié),因此參與核電建設(shè)的各級(jí)單位以及人員都要重視過程中文件的形成質(zhì)量,保證文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,為日后電站的安全運(yùn)行以及生產(chǎn)維修提供可靠的檔案依據(jù)。
作者簡(jiǎn)介
李春穎(1982— ),女,吉林人,工程師,主要從事竣工文件管理工作。