孫玲玲

摘 要：檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；服務(wù)；意義；問(wèn)題；措施

社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。管好、用好檔案是每個(gè)職能部門(mén)必須履行的重要職責(zé)。

1 做好檔案管理服務(wù)工作具有重要意義

1.1 檔案管理服務(wù)工作對(duì)民生檔案整體工作有檢驗(yàn)帶動(dòng)作用

管理服務(wù)工作如何，直接檢驗(yàn)民生整體工作的優(yōu)劣，既可以看出檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研開(kāi)發(fā)和現(xiàn)代化管理各環(huán)節(jié)工作的好壞，也能檢驗(yàn)出工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)理念、服務(wù)態(tài)度，重視管理服務(wù)工作，及時(shí)聽(tīng)取反饋意見(jiàn)，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展、改進(jìn)，必將起到極大的帶動(dòng)作用，從而推動(dòng)民生檔案工作整體水平的提高。

1.2 提供檔案服務(wù)是檔案業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿

“管理檔案”和“提供檔案服務(wù)”是檔案管理工作的兩個(gè)方面，是指管理者和檔案館及工作人員而言，二者緊密相聯(lián)，相輔相成。檔案服務(wù)工作是管理檔案的必要條件，管理檔案發(fā)揮作用，是管理工作的直接目的。保存檔案和開(kāi)發(fā)檔案信息資源的目的只有一個(gè)，就是為社會(huì)提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。這既是整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)，也是檔案工作的落腳點(diǎn)。

1.3 管理服務(wù)工作直接關(guān)系檔案工作的整體發(fā)展

民生檔案是人社建設(shè)發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，是發(fā)展、建設(shè)、管理民生事業(yè)的重要依據(jù)，檔案具有記載憑證、科學(xué)參考借鑒作用。保存檔案，就是為了發(fā)揮其潛在價(jià)值，更好地為社會(huì)服務(wù)。通過(guò)管理服務(wù)工作，擴(kuò)大檔案工作在社會(huì)上的影響，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，提高自身的地位，獲得各界的支持。管理服務(wù)作為檔案聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)重要窗口，工作做得如何，也是衡量檔案業(yè)務(wù)工作開(kāi)展的程度和整體工作好壞的主要標(biāo)志。

2 檔案管理服務(wù)工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理觀念還較為落后

一是管理方式陳舊。當(dāng)前檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位。用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。

2.2 管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象

一是檔案門(mén)類(lèi)不夠豐富。有的部門(mén)只注重文書(shū)檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕管理。一些單位在工作中，忽視了檔案資料的作用，一旦編撰成卷就束之高閣，不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為管理提供服務(wù)，以此來(lái)提高工作效率，這樣就降低了工作成本，造成大量信息資源閑置。

2.3 檔案管理意識(shí)還較為淡薄

一是思想認(rèn)識(shí)模糊。部分人員沒(méi)有把檔案管理工作放到夯實(shí)基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識(shí)，存在“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”，互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識(shí)，不知道為什么要開(kāi)展檔案管理工作，怎樣開(kāi)展檔案管理。二是實(shí)際重視不夠。少數(shù)人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)時(shí)的文件材料，投入人力、物力、財(cái)力去管理，出不了政績(jī)，是得不償失的徒勞，存在“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。三是缺乏主觀能動(dòng)性。重形式輕內(nèi)容，沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)人社事業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

2.4 檔案管理力量還較為薄弱

一是隊(duì)伍不穩(wěn)定。人力資源和社會(huì)保障工作服務(wù)范圍廣，工作千頭萬(wàn)緒，信手拈來(lái)任意一件也是涉及民生的大事。檔案管理人員基本上從外單位借調(diào)使用，且變動(dòng)頻繁，專業(yè)化程度不高，存在“不懂不問(wèn)、剛會(huì)就走”的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。二是管理質(zhì)量不夠高。其主要表現(xiàn)在有的檔案工作者只會(huì)立卷歸檔的基本知識(shí)，對(duì)檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷號(hào)、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的情況。檔案的目錄索引不全，年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表，致使在用時(shí)用不上，不能很好地為人力資源和社會(huì)保障工作服務(wù)。對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，使檔案的管理價(jià)值顯現(xiàn)不出來(lái)，致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。

3 做好檔案管理服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考

3.1 樹(shù)立正確的檔案服務(wù)意識(shí)

檔案工作人員端正服務(wù)方向，是搞好檔案管理服務(wù)工件的前提。在現(xiàn)代歷史條件下，檔案管理服務(wù)工作應(yīng)一切圍繞經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，全面地為政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科研、文化以及其他各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。在這一總的原則指導(dǎo)下，去做好檔案信息資源的整合開(kāi)發(fā)和各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。端正服務(wù)意識(shí)還必須樹(shù)立堅(jiān)定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度，做到有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，有默默無(wú)聞、吃苦耐勞、精益求精、甘愿奉獻(xiàn)的精神，能熱情耐心主動(dòng)地為管理者服務(wù)，并不斷提高服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。

3.2 正確處理管理與保密的關(guān)系

保密與管理服務(wù)工作是辯證的統(tǒng)一，總體是一致的。保密的目的，最終是為了更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值，為社會(huì)所管理。因而應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真地做好檔案的鑒定區(qū)分工作，做到既保護(hù)檔案所有者的權(quán)利，又適時(shí)充分發(fā)揮檔案應(yīng)該發(fā)揮的作用。

3.3 強(qiáng)化教育培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

一是選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛(ài)檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來(lái)，從政治上愛(ài)護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們干一行、愛(ài)一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，應(yīng)考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡可能在培養(yǎng)了成熟的檔案管理人員的前提下再考慮檔案管理人員的調(diào)整，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性、延續(xù)性。二是強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。積極選送檔案干部參加檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。三是組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的辦法，一方面請(qǐng)檔案主管部門(mén)的業(yè)務(wù)專家上門(mén)指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能，以促進(jìn)檔案工作健康、平衡發(fā)展。

3.4 及時(shí)把握社會(huì)發(fā)展需求

通過(guò)多種形式做好社會(huì)調(diào)查和查訪者的信息反饋工作，把握社會(huì)對(duì)利用檔案的需求，是做好管理服務(wù)工作的關(guān)鍵。因?yàn)橹挥小爸褐恕保拍苡械姆攀?，變被?dòng)為主動(dòng)，從而把握管理服務(wù)工作的規(guī)律，自覺(jué)主動(dòng)地做好這一工作。應(yīng)樹(shù)立良好形象，凡來(lái)申請(qǐng)查閱檔案的都是我們的服務(wù)對(duì)象，都要熱情接待，用好禮貌用語(yǔ)，實(shí)行微笑服務(wù)。

3.5 管理現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)工具提供即時(shí)查詢管理服務(wù)

隨著息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用，提供更加方便、快捷、全面、高效和更高層次的服務(wù)變成現(xiàn)實(shí)。因而，檔案室必須順應(yīng)形勢(shì)，多方搭建快速服務(wù)平臺(tái)，開(kāi)設(shè)網(wǎng)絡(luò)查詢。依據(jù)檔案內(nèi)容，管理網(wǎng)絡(luò)為查詢者所提出的問(wèn)題解答或因勢(shì)利導(dǎo)使查訪者獲得所需資料的線索。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，作為檔案工作者必須認(rèn)清形勢(shì)，提高認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，自覺(jué)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)思路，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改進(jìn)服務(wù)方法，做好檔案管理服務(wù)工作，努力實(shí)現(xiàn)人力資源和社會(huì)保障工作持續(xù)健康發(fā)展。

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