馮霞

[摘 要]隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的信息數(shù)據(jù)，使得檔案管理的難度和工作量不斷提升，所以當(dāng)前對檔案管理提出了信息化要求。為有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，促使檔案管理效率與質(zhì)量不斷提升，需要將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，確保最大限度發(fā)揮出檔案的價(jià)值與作用。在檔案管理信息化建設(shè)中，主要通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)等，把傳統(tǒng)紙質(zhì)、聲像等資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，并建立起檔案信息庫，這樣可以確保各項(xiàng)信息資料的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)通過提升檔案管理信息化水平，有利于今后對檔案科學(xué)利用與開發(fā)，真正順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 檔案 檔案管理 信息化管理 計(jì)算機(jī)運(yùn)用

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人對各類活動(dòng)進(jìn)行記錄的工作，在社會全面發(fā)展過程中，維護(hù)檔案完整性和安全性具有重要意義，也能充分符合社會發(fā)展的基本潮流。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作內(nèi)容，需要相關(guān)管理人員在采用先進(jìn)管理技術(shù)的基礎(chǔ)上，遵循各項(xiàng)工作原則，對管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能更好地提升檔案管理效率和質(zhì)量，確保檔案的有效利用。在社會發(fā)展新形勢下，信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效應(yīng)用全面拓寬了檔案管理新空間，豐富了檔案管理內(nèi)容，為各項(xiàng)管理工作提供了技術(shù)支持。

一、檔案管理信息化的基本概述

對于檔案管理信息化發(fā)展來說，主要是檔案管理人員在信息化管理理念基礎(chǔ)上，對檔案管理各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。整合各項(xiàng)資源，引入更多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)設(shè)備管理，使得檔案管理工作能夠適應(yīng)現(xiàn)階段社會發(fā)展的基本要求，從而優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理基本模式，促進(jìn)檔案管理工作智能化、系統(tǒng)化、信息化發(fā)展。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展背景下，加上我國近些年來科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展較快，能夠有效拓寬網(wǎng)絡(luò)發(fā)展空間，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化發(fā)展，使得管理人員能夠明確各項(xiàng)管理工作的核心內(nèi)容，從而更好地促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展[1]。

二、檔案管理信息化的意義

現(xiàn)階段，社會電子化和無紙化已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，對檔案管理工作有了新的要求，不僅要提升檔案管理電子化水平，還要通過信息化建設(shè)，保證檔案資料的系統(tǒng)性與真實(shí)性，為檔案管理人員帶來了嚴(yán)峻考驗(yàn)。通過檔案管理信息化建設(shè)，可以讓單位的發(fā)展獲得足夠的資源，確保領(lǐng)導(dǎo)決策具有科學(xué)性與有效性。在新的歷史發(fā)展時(shí)期，我們要重視創(chuàng)新檔案管理工作，擴(kuò)大其覆蓋面，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念。

三、新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)由于剛剛步入正軌，還有許多不足之處，而由它們所形成的問題制約了檔案管理信息化優(yōu)化發(fā)展進(jìn)程，必須首先指出并正視它們。

（一）檔案管理制度不完善

當(dāng)前很多單位、企業(yè)都存在檔案管理制度不完善的問題。就目前來看，許多單位在檔案內(nèi)容、范圍、質(zhì)量管理方面都有問題，經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸檔內(nèi)容與檔案材料相互不符的情況，甚至出現(xiàn)了檔案工作過程中工作人員相互推諉責(zé)任、無法明確檔案信息利用及管理權(quán)限的問題。

（二）檔案信息資源利用程度低

當(dāng)前有些單位在檔案信息資源利用程度上偏低，主要體現(xiàn)在檔案信息資源的利用程度、存儲模式與檢索方式上不夠健全，且檔案信息化保存的持久性嚴(yán)重欠缺，這導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容的閱讀便捷性也大幅度降低。再一方面，由于某些傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)才剛剛實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)化，檔案工作管理人員為了維護(hù)檔案信息資源的完整性與安全性，拒絕檔案信息的查閱與借閱，這也直接降低了檔案信息資源的利用率。同時(shí)當(dāng)前單位檔案數(shù)據(jù)庫檢索利用率的偏低和檢索功能不夠完善也嚴(yán)重阻礙了檔案的有效利用程度[2]。

四、檔案管理信息化的基本原理分析

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原理

在目前檔案管理工作全面構(gòu)建的過程中，各項(xiàng)工作可以依據(jù)相關(guān)原理劃分為不同種類。首先是基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，就是各項(xiàng)管理工作需要全面依照社會發(fā)展中大眾化的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行管理。其次是完善的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是通過信息化發(fā)展技術(shù)，對所需的檔案信息進(jìn)行收集。最后是管理標(biāo)準(zhǔn)，就是在遵照法律要求和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上，對管理目標(biāo)進(jìn)行優(yōu)化，設(shè)計(jì)各項(xiàng)管理工作。

（二）最優(yōu)化管理

在檔案管理信息化工作背景下，當(dāng)前相關(guān)檔案管理部門需要建立最完善的管理體系，在檔案管理人員開展各項(xiàng)管理工作時(shí)，需要全面發(fā)揮出最優(yōu)化的基本原則，更好的促進(jìn)管理工作的開展。此外，在檔案管理工作中需要對各個(gè)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行創(chuàng)新，需要提高管理人員自身責(zé)任意識，對管理項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，這樣能夠更好的完善管理工作機(jī)制。

（三）簡潔化原理

針對檔案管理工作各項(xiàng)內(nèi)容來看，在對檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，各類資料信息較為復(fù)雜，此類問題的出現(xiàn)將會導(dǎo)致檔案資料收集過程中存在較多問題。所以當(dāng)前對檔案資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整時(shí)，需要積極構(gòu)建信息化管理理念，確保檔案內(nèi)容管理效率的提升。在節(jié)約檔案信息完整性的基礎(chǔ)上，節(jié)約勞動(dòng)力，使得檔案管理工作設(shè)計(jì)理念能夠得到有效優(yōu)化，避免各項(xiàng)問題的出現(xiàn)。

（四）統(tǒng)一化原理

在檔案管理工作體系全面構(gòu)建的構(gòu)成中，主要目的是為了強(qiáng)化檔案資源的有效管理。在對檔案管理工作統(tǒng)一化原理進(jìn)行分析時(shí)，其中主要包括多項(xiàng)原則。首先是統(tǒng)一的管理工作與規(guī)范化要求，在檔案資源管理過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)管理規(guī)范化和合理化要求。其次是相關(guān)工作人員需要全面按照規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案資源進(jìn)行收集，統(tǒng)一信息內(nèi)容。最后在檔案信息進(jìn)行全面收集時(shí)，要加快實(shí)現(xiàn)不同信息之間更替，這樣能夠便于信息的統(tǒng)一化管理。

五、檔案管理原理在檔案管理信息化中的運(yùn)用探析

（一）動(dòng)力管理原理在檔案管理信息化中的應(yīng)用

目前要想全面提升檔案管理質(zhì)量，需要給予管理人員有效的動(dòng)力，不斷創(chuàng)新管理辦法。當(dāng)前可以將動(dòng)力管理原理全面應(yīng)用在檔案管理信息化工作中，根據(jù)不同檔案管理內(nèi)容對主要?jiǎng)恿碓催M(jìn)行分析，這樣能夠全面提升管理人員工作動(dòng)力。當(dāng)前全面提升檔案管理工作動(dòng)力的機(jī)構(gòu)是檔案管理機(jī)構(gòu)，所以此機(jī)構(gòu)需要全面加強(qiáng)管理工作的重視。在管理工作中通過精神方面的動(dòng)力能夠?yàn)楣芾砣藛T帶來重要的興趣支持，通過專業(yè)知識培訓(xùn)以及各項(xiàng)宣傳工作，提高管理人員工作積極性。

（二）反饋管理原理在檔案管理信息化中的應(yīng)用

檔案管理信息反饋是檔案管理系統(tǒng)在發(fā)布各項(xiàng)管理工作命令之后接收各項(xiàng)信息，是檔案管理工作的重要意義和應(yīng)用價(jià)值。當(dāng)前社會相關(guān)部門需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理信息反饋機(jī)制，全面提升各項(xiàng)信息的精準(zhǔn)性。

（三）系統(tǒng)化管理理論在檔案管理信息化中的應(yīng)用

當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展過程中應(yīng)用系統(tǒng)管理理論就是要求各項(xiàng)管理工作能夠全面提升整體性和系統(tǒng)性。目前要想全面優(yōu)化檔案管理工作，相關(guān)管理人員需要樹立整體意識，對管理理念和管理思想進(jìn)行調(diào)整，確保相關(guān)部門能夠在配合過程中實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。所以目前需要強(qiáng)化系統(tǒng)管理理論的時(shí)間，對管理工作中存在的問題進(jìn)行調(diào)整，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，提高檔案管理信息化、電子化、數(shù)字化發(fā)展質(zhì)量，為檔案管理信息化發(fā)展提供良好的發(fā)展環(huán)境。

（四）整合分管理原理的應(yīng)用

整合分管理基本原理就是對某項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)致劃分，產(chǎn)生多個(gè)組成要素，然后將各個(gè)要素根據(jù)相關(guān)規(guī)律進(jìn)行組合和排列，這樣能夠全面提升此項(xiàng)工作的效率。所以當(dāng)前在檔案管理工作中需要對檔案管理工作的價(jià)值進(jìn)行整合，將各項(xiàng)管理工作進(jìn)行劃分，而后進(jìn)行有效的排列組合，能夠獲取較大的管理效益。當(dāng)前相關(guān)管理部門需要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際內(nèi)容以及管理目標(biāo)，對目標(biāo)提出集體規(guī)劃，這樣能夠提高檔案管理的綜合水平。

六、檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新。對此要盡快轉(zhuǎn)變信息化管理理念，單位各級領(lǐng)導(dǎo)與員工要切實(shí)增強(qiáng)信息意識，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重提升信息化管理水平與業(yè)務(wù)工作水平，要在政務(wù)建設(shè)中納入檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容，盡快打造檔案信息平臺，促使檔案管理工作效率與水平得到提升。

（二）增加投入，完善軟硬件設(shè)施

逐步增加資金投入力度，從檔案管理工作實(shí)際情況出發(fā)，將所需的各項(xiàng)軟硬件設(shè)施配置齊全，所購置的設(shè)備符合穩(wěn)定性要求，這樣才能確保檔案的安全性，避免出現(xiàn)不完整的情況。

（三）逐步完善檔案管理制度

檔案管理部門要結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，制定相應(yīng)的檔案管理制度，確保信息化建設(shè)需求得到滿足。一是完善檔案管理業(yè)務(wù)流程與技術(shù)規(guī)范，對電子檔案管理工作各項(xiàng)步驟與環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。二是將安全措施落實(shí)到位，尤其是對電子文件與電子檔案而言，要保證其更加完整與安全。三是將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一下來。

（四）注重人才的引進(jìn)與培養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)的效果，還取決于檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低。對此，一是要培養(yǎng)更多的系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理等方面的能力，滿足網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需求。二是加大對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育。三是為檔案管理人員提供在職培訓(xùn)和進(jìn)修的機(jī)會，優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)，從整體上提升他們的知識水平。四是重視開展理論研討工作，加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流，提升檔案編研水平。

七、結(jié)語

檔案管理原理在檔案管理信息化發(fā)展中具有重要意義，加快檔案管理信息化建設(shè)，才能滿足時(shí)代發(fā)展需求，將檔案的作用充分發(fā)揮出來，為單位的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。因此單位領(lǐng)導(dǎo)與管理人員要充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的意義，思想上引起足夠的重視，既要增加資金投入，優(yōu)化各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，還要建立完善的檔案管理制度，培養(yǎng)更多檔案管理人才，這樣才能促進(jìn)檔案管理順利開展，并提升其信息化水平。

（作者單位：陜西省榆林市米脂縣信息開發(fā)中心）

參考文獻(xiàn)：

[1]戴彥.檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策[J].城建檔案， 2017（01）：25- 26.

[2]方萍.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展[J].金融經(jīng)濟(jì)，2016（12）：168- 169.