文/盧治鋼，國網(wǎng)四川省電力公司遂寧供電公司

1 引言

隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部錯(cuò)綜復(fù)雜的業(yè)務(wù)線條、經(jīng)營模式、流程應(yīng)用、考核方式，迫使企業(yè)管理者必須通過各種信息化手段提高信息傳遞質(zhì)量和效率，克服地理空間的限制，提高集約化管理水平。原始憑證是會計(jì)核算的基礎(chǔ)資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要信息來源，傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證形式多樣，數(shù)據(jù)量大，分布廣泛，手工流轉(zhuǎn)容易破損、毀壞、丟失，難以保證原始憑證的完整性、安全性，無法實(shí)現(xiàn)對原始憑證的在線審核和追溯。電子化財(cái)務(wù)原始憑證可以有效彌補(bǔ)紙質(zhì)原始憑證在經(jīng)濟(jì)性、時(shí)效性、真實(shí)性以及完整性等方面的不足，已經(jīng)成為會計(jì)檔案保存形式及管理方式變革的必然趨勢。

2 業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化精益化的過程與經(jīng)驗(yàn)

2.1 測量

單據(jù)流轉(zhuǎn)周期自業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫單據(jù)起至財(cái)務(wù)在系統(tǒng)中完成賬務(wù)處理為止，由系統(tǒng)內(nèi)單據(jù)的流轉(zhuǎn)時(shí)間和線下紙質(zhì)單據(jù)的傳遞時(shí)間兩部分構(gòu)成。平均流轉(zhuǎn)周期消除數(shù)據(jù)個(gè)數(shù)和單個(gè)數(shù)據(jù)的偏差，用以反映流程的一般水平：單據(jù)平均流轉(zhuǎn)周期=(∑〖（單據(jù)流轉(zhuǎn)時(shí)間*該時(shí)間出現(xiàn)頻數(shù)）〗)/統(tǒng)計(jì)期間所有單據(jù)總流轉(zhuǎn)時(shí)間。

基于流程范圍，通過繪制詳細(xì)流程圖，詳盡檢查各制程，找出可能存在的因子。

通過因果矩陣，找出與CTQ相關(guān)的流程步驟及其輸入：發(fā)起系統(tǒng)流程、線上審核、紙質(zhì)審核、傳遞紙質(zhì)單據(jù)、賬務(wù)處理五個(gè)流程步驟?；陉P(guān)鍵輸入變量及CTQ，編制《測量方案》，制定數(shù)據(jù)收集計(jì)劃，確定收集內(nèi)容。

基于數(shù)據(jù)收集方案，項(xiàng)目組制定數(shù)據(jù)收集記錄表，將收集到的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行記錄。項(xiàng)目組從員工報(bào)銷系統(tǒng)中采集了2015年12月至2017年6月30日共計(jì)7736條流程記錄。

將數(shù)據(jù)按流程性質(zhì)分為三類，進(jìn)行簡單處理后進(jìn)行分析。可以通過數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，三類審批流程中，只經(jīng)過部門和財(cái)務(wù)審核的單據(jù)最多，平均周期最慢，同時(shí)要經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)和總會計(jì)師的單據(jù)數(shù)量居中，但是平均周期最短。因此在進(jìn)一步數(shù)據(jù)收集中，重點(diǎn)對前兩類單據(jù)的回退和延遲數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。根據(jù)收集到的數(shù)據(jù)利用過程能力分析，計(jì)算出目前這兩類流程的cpk及ppk均為負(fù)值。

且指標(biāo)y的現(xiàn)狀值為Y=19.73天，遠(yuǎn)高于目標(biāo)值12天。確立項(xiàng)目改善主要目標(biāo)后，利用帕累托圖工具，對公司業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化兩類流程的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行了詳細(xì)測量，確定了上傳影像不完整、費(fèi)用大類選擇錯(cuò)誤、領(lǐng)導(dǎo)未審核等十個(gè)潛在因素，是導(dǎo)致單據(jù)憑據(jù)流轉(zhuǎn)周期增加主要問題。

圖1 過程能力分析圖

2.2 分析

項(xiàng)目分析階段，著重對影響周期的十個(gè)問題三個(gè)子流程進(jìn)行分析：發(fā)起系統(tǒng)流程、審核（線上/紙質(zhì)）、紙質(zhì)歸檔，分別采用了原因分類、五問法、改善機(jī)會分析、VSM價(jià)值流圖、失效模式等方法，確保分析的深入透徹。

在對發(fā)起流程、審核、紙質(zhì)單據(jù)歸檔三個(gè)環(huán)節(jié)的分析后，得出影響平均流轉(zhuǎn)周期增加的六個(gè)原因，通過對其對應(yīng)的關(guān)鍵流程步驟/輸入進(jìn)行失效模式分析。

2.3 改進(jìn)措施

2.3.1 梳理業(yè)務(wù)權(quán)限，固化審核規(guī)則

針對公司成本報(bào)銷28類常用費(fèi)用類型，根據(jù)《國家電網(wǎng)公司資金管理辦法》、《國家電網(wǎng)公司報(bào)銷管理辦法》和四川省電力公司資金管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合遂寧供電公司生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際，發(fā)布《國網(wǎng)四川省電力公司遂寧供電公司資金管理實(shí)施細(xì)則》。對崗位職責(zé)分工、分離進(jìn)行評估，抓準(zhǔn)流程中的稽核點(diǎn)和平衡點(diǎn)，定制個(gè)性化的資金審批權(quán)限，對敏感業(yè)務(wù)交易給出足夠的訪問限制：一般費(fèi)用超過兩千的需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批、超過兩萬的提交財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，超過五十萬的提交總經(jīng)理審批。重點(diǎn)管控費(fèi)用（差旅費(fèi)、車輛使用費(fèi)、勞動保護(hù)費(fèi)等）均需經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。特殊費(fèi)用（會議費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、福利費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)等）增加有關(guān)專業(yè)管理部門的審批。將細(xì)則要求固化在系統(tǒng)中，系統(tǒng)通過經(jīng)辦人所在部門和提報(bào)的業(yè)務(wù)類型以及資金金額自動判斷，將單據(jù)推送至規(guī)定審批人。進(jìn)一步規(guī)范資金管理行為，防范資金管理風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效益。

同時(shí)，項(xiàng)目組本著重要性原則完善了《國家電網(wǎng)公司原始憑證管理辦法》關(guān)于成本費(fèi)用核算附件要求。將每一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的必輸原始憑據(jù)類別細(xì)化、對應(yīng)到成本末級科目，進(jìn)一步明確、具體化標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《國家電網(wǎng)公司會計(jì)核算辦法》對各類成本費(fèi)用核算內(nèi)容進(jìn)行明確和解釋。提高用戶在發(fā)起流程時(shí)的提報(bào)的準(zhǔn)確性、各級審批中有據(jù)可依。降低審批流程時(shí)長的同時(shí)，大大降低審批過程中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.3.2 優(yōu)化審核流程

原審批流程中不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)審批流程存在部分費(fèi)用審批不符合實(shí)際財(cái)務(wù)審批要求，標(biāo)準(zhǔn)不一，較為混亂。因此，按照梳理出的業(yè)務(wù)資金權(quán)限表重新對系統(tǒng)中費(fèi)用審批環(huán)節(jié)更正。各級審批單據(jù)由系統(tǒng)依據(jù)業(yè)務(wù)資金權(quán)限表自動分發(fā)至各級審批崗位，逐級審核，層層把關(guān)。

同時(shí)，合并原流程中類似或重復(fù)的步驟，省略掉不必要的步驟（紙質(zhì)審核），造橫向協(xié)同流程，精簡流程，使其更加清晰、簡潔。基本取消紙質(zhì)單據(jù)的流轉(zhuǎn)審核，僅在紙質(zhì)單據(jù)歸檔環(huán)節(jié)核對一致性，完全依賴電子業(yè)務(wù)憑據(jù)的線上審核流程。為確保系統(tǒng)中的審核與紙質(zhì)審核具有同樣的效力，引入電子簽名，系統(tǒng)中直接生成帶有電子簽名的單子審批單。

2.3.3 設(shè)計(jì)發(fā)起流程協(xié)助向?qū)?/p>

以業(yè)務(wù)資金權(quán)限及必輸附件梳理表為基礎(chǔ)，結(jié)合費(fèi)用在日常審核中常見的問題、財(cái)務(wù)稽核中發(fā)現(xiàn)的問題，提煉出3-5點(diǎn)提示或要求，在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)協(xié)助向?qū)А＝?jīng)辦人、審核人在填寫單據(jù)、上傳附件、審核的過程中可實(shí)時(shí)查看相關(guān)要求和幫助信息。杜絕在流程啟動時(shí)因選擇的費(fèi)用類型與業(yè)務(wù)對應(yīng)錯(cuò)誤、信息填寫錯(cuò)誤、上傳原始單據(jù)不完整等問題造成的流程退回、審核周期延長；避免在各級審批中因標(biāo)準(zhǔn)不明確造成的審批時(shí)間延遲；減少電話咨詢、查詢文件造成的時(shí)間浪費(fèi)。同時(shí)賦予財(cái)務(wù)人員對協(xié)助向?qū)畔⒌木S護(hù)更新權(quán)限，以末端的財(cái)務(wù)部門提出的要求，反向推動流程前端參與到審核過程中，使流程中每一位參與者都承擔(dān)一定的審核責(zé)任，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)源頭的風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

3 控制措施

3.1 建立制度，落實(shí)責(zé)任

編制《財(cái)務(wù)在線審核用戶手冊》，明確了在審核流程中的要求、職責(zé)分工、附件分類、填寫要求、報(bào)銷流程、時(shí)限要求等內(nèi)容，確保相關(guān)工作清晰明了，操作性和針對強(qiáng)。操作同時(shí)對業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)、附件內(nèi)容作提出了考核評價(jià)要求。財(cái)務(wù)部根據(jù)日常管理要求：制定規(guī)范原始票據(jù)的粘貼統(tǒng)一格式和要求，制定電子影像上傳要求，制定紙質(zhì)單據(jù)與電子影像一致性考核標(biāo)準(zhǔn)，制定不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填寫格式要求，制定原始憑證提交財(cái)務(wù)存檔時(shí)間要求，明確各類費(fèi)用的系統(tǒng)流程、流轉(zhuǎn)要求。將上述內(nèi)容制作成財(cái)務(wù)在線審核操作手冊，采用圖片與文字結(jié)合的方式，直觀易懂，確保經(jīng)辦人對每項(xiàng)業(yè)務(wù)要求、系統(tǒng)操作都能諳熟于心。提高公司員工對財(cái)經(jīng)法規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)管控的意識，為業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化流程順利推進(jìn)奠定了基礎(chǔ)。

3.2 強(qiáng)化協(xié)同，內(nèi)外聯(lián)動

為提升電子業(yè)務(wù)憑據(jù)應(yīng)用流程工作質(zhì)量，強(qiáng)化內(nèi)外協(xié)同聯(lián)動，相關(guān)信息實(shí)時(shí)共享，推動各子流程分配給相應(yīng)責(zé)任部門進(jìn)行改進(jìn)，以縱向改進(jìn)促進(jìn)橫向效率提高。

建立內(nèi)部信息聯(lián)動機(jī)制，完善報(bào)賬員制度。為實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息及時(shí)交流，建立了內(nèi)部信息交流平臺如布谷鳥群，將本部各部門報(bào)賬員作為群成員，成為政策傳遞貫徹的紐帶。讓各協(xié)作單元每一位參與人都有發(fā)表意見的機(jī)會，及時(shí)跟蹤掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況、存在的問題、需要的支持等，充分發(fā)揮流程中客戶的主觀能動性。定期開展報(bào)賬員培訓(xùn)，在群組中上傳學(xué)習(xí)文件，方便及時(shí)下載學(xué)習(xí)。向員工及時(shí)、精準(zhǔn)傳達(dá)報(bào)銷政策、普及財(cái)經(jīng)知識，提高業(yè)務(wù)水平。

以月為時(shí)間單位，收集在線審核運(yùn)行意見，整理當(dāng)月審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，發(fā)布在交流平臺及報(bào)銷系統(tǒng)的審核提示窗中。通報(bào)不符合內(nèi)部管理要求的行為和部門，如紙質(zhì)單據(jù)與電子影像不一致、未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交紙質(zhì)單據(jù)與財(cái)務(wù)部門歸檔、提供的報(bào)銷依據(jù)有誤等。警示經(jīng)辦人在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，嚴(yán)格遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識。

3.3 制定控制計(jì)劃，監(jiān)控審批時(shí)效

經(jīng)過反復(fù)模擬推演，項(xiàng)目組制定控制計(jì)劃，重點(diǎn)監(jiān)控隨著在線審核機(jī)制的引入而可能存在的系統(tǒng)控制風(fēng)險(xiǎn)，如服務(wù)器死機(jī)、通道受阻、網(wǎng)絡(luò)癱瘓、系統(tǒng)權(quán)限管理不嚴(yán)、流程控制點(diǎn)缺失等問題，保證電子業(yè)務(wù)憑據(jù)應(yīng)用平臺有效運(yùn)行。

為監(jiān)督各環(huán)節(jié)審批人審核責(zé)任，杜絕將審核權(quán)限任意開放給其他用戶，失去分級審批意義，項(xiàng)目組通過規(guī)則引擎設(shè)計(jì)，跟蹤電子簽名物理地址，做到審批在后臺有記錄、可追蹤、可追溯。以此提高審批人責(zé)任意識，提高電子簽名可靠性。堵塞管理漏洞，確保流程可控再控，減少違規(guī)成本。

同時(shí)，公司成立專門的項(xiàng)目小組。明確組內(nèi)分工，定期開展業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化應(yīng)用流程的各項(xiàng)控制環(huán)節(jié)的稽核。這些環(huán)節(jié)包括：業(yè)務(wù)流程、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份等各種與系統(tǒng)運(yùn)行有關(guān)的內(nèi)容，評估其風(fēng)險(xiǎn)控制的情況，不斷提出改進(jìn)和防范的措施，促進(jìn)信息和業(yè)務(wù)的穩(wěn)定健康運(yùn)行。

4 結(jié)束語

業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化精益化應(yīng)用項(xiàng)目實(shí)施中突出應(yīng)用主體、立足業(yè)務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)票據(jù)處理方式的跨越式轉(zhuǎn)變、整體資源優(yōu)化。項(xiàng)目實(shí)施后，業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化應(yīng)用流程大幅提升了審核效率。同時(shí)強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新，支撐電子業(yè)務(wù)憑據(jù)的深入應(yīng)用，促進(jìn)資源共享，提高流程應(yīng)用效率、業(yè)財(cái)協(xié)同水平。通過流程協(xié)助、在線信息溝通平臺等手段，財(cái)務(wù)人員接到詢問電話數(shù)量明顯下降。將財(cái)務(wù)人員從繁瑣的咨詢中解脫出來，提高了工作效率。