田 鵬, 落巨福

(天津師范大學 國有資產(chǎn)管理處, 天津 300387)

在充分發(fā)揮使用效益成為高校設(shè)備管理主要目標的背景下,國內(nèi)學者和高校工作人員對設(shè)備全程管理[1]、精細化管理[2]、動態(tài)管理[3]及TNPM[4]等管理理念和模式進行了理論研究和實踐探索,全生命周期管理是眾多理念中在高校管理實踐中應(yīng)用度較廣的一種管理模式[5-6]。構(gòu)建適合高校實際的設(shè)備全生命周期管理模式,一方面可以借鑒并運用企業(yè)的“流程管理”與“全生命周期管理”理念[7],另一方面可以參照部分高校已經(jīng)實施的同類管理模式。但由于各高校在辦學規(guī)模、學科屬性、管理理念和傳統(tǒng)機構(gòu)設(shè)置等方面的差異,設(shè)備管理機構(gòu)的部門歸屬、名稱和職能范疇也不盡相同[8],因此如何將企業(yè)理念和兄弟院校管理模式的他山之石在高校中引進、內(nèi)化并有效實施,是高校提高設(shè)備管理實踐中要不斷探索的問題。

1 構(gòu)建高校設(shè)備全生命周期管理模式的理論基礎(chǔ)和技術(shù)路線

從固定資產(chǎn)管理角度,設(shè)備分為通用設(shè)備和專用設(shè)備兩大類,在使用方向上分為教學、科研、行政、生活、生產(chǎn)、技術(shù)開發(fā)、社會服務(wù)和其他共8個方面,從價值上可分為一般設(shè)備和貴重儀器設(shè)備(單價≥10萬元)。不同類別、不同使用方向,不同價值以及不同經(jīng)費來源的設(shè)備,其管理目的和要求不盡相同,在不同的高校中設(shè)備管理模式呈現(xiàn)多樣化。

構(gòu)建設(shè)備全生命周期管理模式的核心是實現(xiàn)設(shè)備管理系統(tǒng)化、規(guī)范化和信息化的動態(tài)管理過程。在系統(tǒng)論的視角下,設(shè)備全生命周期管理模式是設(shè)備管理主體在統(tǒng)一的目標下,通過規(guī)范流程和完善運行機制對設(shè)備實施“從生到死”的管理過程,關(guān)鍵是在管理流程各環(huán)節(jié)之間實現(xiàn)設(shè)備管理主體的信息交流并構(gòu)建反饋機制。構(gòu)建設(shè)備全生命周期管理的技術(shù)路線是:在了解當前高校設(shè)備管理及其存在問題的基礎(chǔ)上,切實制定管理流程并明確不同環(huán)節(jié)上的管理主體,進而規(guī)范形成設(shè)備管理的標準信息,通過制度建設(shè)實現(xiàn)信息交流、形成反饋機制。

2 高校設(shè)備全生命周期管理模式的實踐探索

天津師范大學國有資產(chǎn)管理處作為學校的設(shè)備管理職能部門,在確保學校儀器設(shè)備完好的基礎(chǔ)上,以充分發(fā)揮設(shè)備的使用效益為目標,根據(jù)高校設(shè)備管理的有關(guān)規(guī)定,多年來持續(xù)對設(shè)備的系統(tǒng)化管理[9]、配置管理[10]、采購管理模式[11]、維修[12]和開放共享[13]等進行了研究和探索,總結(jié)形成了構(gòu)建設(shè)備全生命周期管理的經(jīng)驗和研究成果,并將不同階段的研究成果應(yīng)用到實際工作中,逐步實現(xiàn)了每臺設(shè)備從申請立項、論證審批、采購安裝、驗收上賬、使用維修、效益考核、調(diào)劑調(diào)撥到報廢處置的全生命周期管理模式(見圖1)。并在完善“天津師范大學資產(chǎn)管理數(shù)字化平臺”和開發(fā)“天津師范大學采購管理系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上,將這兩個平臺進行對接,初步實現(xiàn)了全生命周期的信息化管理。

2.1 切實制定設(shè)備管理流程

高校設(shè)備管理系統(tǒng)的要素包括申請、論證、審批、采購、驗收、上賬、使用保養(yǎng)、維修、處置以及效益考核[9],這些要素即全生命周期管理的內(nèi)容。按照設(shè)備“從生到死”的順序,結(jié)合學校實際規(guī)范了管理流程,將設(shè)備管理明確劃分為申請立項、論證審批、招標采購、驗收上賬、使用維修、效益考核、調(diào)劑調(diào)撥和報廢處置共8個環(huán)節(jié),40個節(jié)點。每個環(huán)節(jié)包括3～6個不同的節(jié)點(見圖1)。

圖1 儀器設(shè)備全生命周期管理模式結(jié)構(gòu)體系

2.2 規(guī)范管理指標形成標準信息

通過梳理設(shè)備管理流程各環(huán)節(jié)、各節(jié)點的實際工作內(nèi)容,提取出設(shè)備全生命周期管理的9項主要指標,包括:A-預(yù)算清單(含名稱、價值、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、品牌型號和經(jīng)費來源)；B-技術(shù)規(guī)格；C-用途(使用方向和開放共享)；D-預(yù)期效益(使用機時、成果產(chǎn)出和培訓人員)；E-放置地點及安裝條件；F-使用人(操作或管理人員)；G-使用效益(設(shè)備的考核結(jié)果)；H-運行費用(使用過程中的維護、耗材和維修費用)；I-合同信息(供應(yīng)商、質(zhì)保期和與預(yù)算清單內(nèi)容對應(yīng)的合同清單)。

管理流程的各環(huán)節(jié)與9項主要管理指標有不同程度的相關(guān)性(見表1),即各環(huán)節(jié)的管理主體都通過分析這些指標的具體內(nèi)容來實施管理。因此,將管理指標的內(nèi)容表述進行規(guī)范,形成含義唯一、表述科學準確的標準信息,從申請立項到報廢處置,每個環(huán)節(jié)都統(tǒng)一使用標準信息,奠定信息交流和反饋的基礎(chǔ)。

2.3 明確管理主體及其職責

在表1中使用人與設(shè)備管理流程的各環(huán)節(jié)相關(guān),故將其確定為設(shè)備管理主體,即校內(nèi)所有設(shè)備的使用人和領(lǐng)用人為設(shè)備管理的具體責任人。使用人所在的設(shè)備使用單位,是設(shè)備管理8個環(huán)節(jié)的主體管理單位,承擔設(shè)備及其使用人的日常管理。國有資產(chǎn)管理處作為學校設(shè)備主管單位組織落實設(shè)備論證審批、驗收上賬、使用維修、效益考核、調(diào)劑調(diào)撥和報廢處置等環(huán)節(jié)的管理職能,是這6個環(huán)節(jié)的主管單位之一。財務(wù)處具有審核和監(jiān)督設(shè)備上賬及報廢處置的職能,確定其為驗收上賬和報廢處置環(huán)節(jié)的主管單位之一。招標采購管理辦公室負責組織設(shè)備的采購執(zhí)行、監(jiān)管安裝和驗收工作,是采購安裝及驗收上賬環(huán)節(jié)的主管單位之一。

表1 設(shè)備全生命周期管理基礎(chǔ)信息表

注:表中A—I代表的內(nèi)容與文中2.2所代表的內(nèi)容一致。

2.4 完善管理制度

在天津師范大學國有資產(chǎn)管理辦法(試行)的基礎(chǔ)上,通過修訂和完善學校固定資產(chǎn)配置管理、實驗室設(shè)備管理、辦公設(shè)備配置以及采購、驗收、上賬、處置等管理制度和實施細則(見表1),形成了覆蓋管理流程各環(huán)節(jié)的內(nèi)部反饋機制,為設(shè)備全生命周期管理體系整體運行和發(fā)揮作用提供了保障。

2.5 構(gòu)建信息化管理基礎(chǔ)上的流程和反饋機制

在完成規(guī)范管理機制和標準信息建設(shè)的基礎(chǔ)上,將原來獨立建設(shè)的“采購管理系統(tǒng)”和“資產(chǎn)管理數(shù)字化平臺”進行對接,進而建成了設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)。同時,主體單位通過管理系統(tǒng)將設(shè)備管理指標規(guī)范錄入,形成數(shù)據(jù)庫,供全生命周期管理各主體使用,全面實現(xiàn)設(shè)備管理的網(wǎng)上辦公,其具體內(nèi)容如下:

(1) 申請立項。使用單位根據(jù)需求調(diào)研后,通過采購管理系統(tǒng)申報采購計劃,內(nèi)容包括預(yù)算清單、技術(shù)規(guī)格、用途、預(yù)期效益、放置地點及安裝條件、運行經(jīng)費和使用人等指標。必要時項目使用單位需進行內(nèi)部論證,確保設(shè)備購置的必要性和可行性。

(2) 論證審批。單價或批量預(yù)算金額≥10萬元的設(shè)備購置項目由國資處組織專家進行論證,論證通過后再提交學校審批,審批后方可形成購置計劃。論證不僅對申請立項的各項指標進行復(fù)核,而且對使用單位的發(fā)展規(guī)劃、工作任務(wù)以及校內(nèi)同類設(shè)備的數(shù)量和使用效益等進行綜合分析,形成綜合性的論證建議提交學校審批。審批結(jié)果通過采購管理系統(tǒng)反饋給使用單位和招標采購管理辦公室。

(3) 招標采購。凡通過國資處或?qū)W校審批的采購計劃,招標采購管理辦公室方可按照采購制度實施采購,并形成規(guī)范的合同信息,通過系統(tǒng)反饋給使用單位和國資處。

(4) 驗收上賬。在使用單位和國資處共同完成實物驗收后,使用人在“資產(chǎn)管理數(shù)字化平臺”中核對“預(yù)算清單、技術(shù)規(guī)格、用途、預(yù)期效益、放置地點及安裝條件、運行經(jīng)費和合同信息”等指標,并申請上賬,國資處資產(chǎn)管理科確認無誤后確認上賬。

(5) 使用維修。使用人按照合同中的相關(guān)條款和設(shè)備技術(shù)說明書的內(nèi)容,定期對設(shè)備進行保養(yǎng)和維護,出現(xiàn)故障后及時報修,國資處負責審核維修計劃,單次預(yù)算金額達到10萬元的大型儀器設(shè)備維修,需組織專家進行論證,維修供應(yīng)商按照政府采購規(guī)定確定。維修完成后在系統(tǒng)中完成維修記錄。

(6) 效益考核。由國資處按學年組織實施,每學年的“使用效益”錄入系統(tǒng),作為各單位實施管理的依據(jù)。

(7) 調(diào)劑調(diào)撥。校內(nèi)調(diào)撥由調(diào)入和調(diào)出單位申請,國資處審核同意后網(wǎng)上辦理；校外調(diào)撥需由學校審批后執(zhí)行。

(8) 報廢處置。使用單位通過對設(shè)備技術(shù)規(guī)格、用途、使用效益和運行經(jīng)費等指標進行綜合判定,確實沒有使用價值的設(shè)備可提出報廢,大型儀器設(shè)備需進行論證,通過后方可報廢。國資處履行學校審核職責并向上級主管部門申報。

3 結(jié)語

實踐運行證明,系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化基礎(chǔ)上的設(shè)備全生命周期管理可明顯提高高校設(shè)備管理的工作效率,節(jié)約人力成本,同時對提高設(shè)備使用效益具有一定的促進作用。在此基礎(chǔ)上,作為設(shè)備主管部門,需要加強校內(nèi)設(shè)備全生命周期管理意識的宣傳,并加強設(shè)備管理隊伍建設(shè),切實制定辦公設(shè)備、教學設(shè)備和科研設(shè)備的配置標準,在系統(tǒng)化管理的同時確保不同使用方向設(shè)備管理的科學性和可行性。要不斷完善全生命周期管理過程中的主要管理指標,及時進行調(diào)整,優(yōu)化系統(tǒng)的功能。另外,在實現(xiàn)“采購管理系統(tǒng)”和“資產(chǎn)管理數(shù)字化平臺”有效整合的基礎(chǔ)上,要完成與學校財務(wù)管理平臺的對接,使設(shè)備購置預(yù)算的前端管理與財務(wù)預(yù)算管理結(jié)合,后端設(shè)備賬與財務(wù)賬管理結(jié)合,全面提升設(shè)備的全生命周期管理水平。