梁淑儀

隨著經(jīng)濟、社會的高速發(fā)展，信息技術日益廣泛地滲透到人們的工作、學習和生活中。作為國家重要信息資源之一的檔案信息，受到越來越多的重視和關注，尤其是房地產(chǎn)企業(yè)的檔案。那么房地產(chǎn)檔案如何進行有效、安全、系統(tǒng)的管理，正是房地產(chǎn)企業(yè)面臨的一個機遇與挑戰(zhàn)。

如何讓房地產(chǎn)企業(yè)能準確、全面、系統(tǒng)地將檔案儲存與利用，使資源有效濃縮儲存，提供方便快捷的查找？那重點就在于運用。運用，是現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的特點。而傳統(tǒng)運用中，檔案工作者面對眾多檔案信息，完全是依靠手工操作。特別是借閱檔案時，借助分類目錄進行人工查找速度慢、效率低，達不到100%的準確程度。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提供了卓越的查詢、檢索、統(tǒng)計分析的功能。因此，在今后的檔案資源加工中，應盡可能地利用現(xiàn)代技術，彌補手工操作的不足，注重檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化應用與推廣變得尤為重要。

所謂檔案數(shù)字化（digitization）是指用計算機技術將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。以下是一些有關房地產(chǎn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的認識、應用與推廣。

1 企業(yè)檔案管理目前的狀態(tài)

檔案管理部門在企業(yè)的整個體系來看，一般是不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的，鑒于這個特點，大多數(shù)企業(yè)的各業(yè)務部門也不是特別的重視。從而出現(xiàn)不及時收集相關的文件，不按規(guī)范整理，不在規(guī)定的時間內(nèi)移交應該歸檔的文件，甚至覺得移交到了檔案室以后，利用起來很麻煩等等的情況。使得企業(yè)檔案的管理陷入一個尷尬的局面。

2 建設檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的重要性

企業(yè)中各職能部門，基至企業(yè)的高層領導，對檔案的管理會存在不了解，為什么檔案還要用檔案數(shù)字化管理，像傳統(tǒng)的人工管理不也是挺好的？這就有必要在這里說說檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的重要性。具體有以下幾點：

1）節(jié)省成本：查找速度大幅提高，人工和時間成本也大幅降低。數(shù)字化管理檔案通過新形式，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機讀檔案，極大地減少了保管存儲費用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，查閱起來也就節(jié)約了大量時間，從而避免因反復印刷復印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

2）提高工作效率：檔案數(shù)字化能夠提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負擔。檔案庫也從原來的文件實體存儲，擴展成為既能存儲實物，也把損傷降致最低，同時也是提供信息存儲調(diào)用的管理中心。

3）提高服務性：檔案數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案面向企業(yè)及其自身內(nèi)部管理提供了更為全面的服務工作。

3 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的特點

1）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠保護檔案原有的模樣，建立可靠的海量電子檔案庫，能和紙質(zhì)檔案關聯(lián)。

2）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠提供多種途徑，建立電子化流程，在線檔案檢索，支持檔案借閱、發(fā)布等管理，使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。

3）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠更好地讓檔案專題發(fā)布，建立檔案的關聯(lián)，方便知識的獲取。

4）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠使固定的檔案庫變?yōu)椤耙苿拥臋n案庫”，讓舊有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，現(xiàn)有的電子檔案合理化。

4 啟動企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的必要性

企業(yè)的檔案管理部門應有效地增強檔案管理工作的效率，保障檔案材料的安全性，提升對檔案材料的處理速度與相關人員查詢使用檔案的速度。借助現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，結合適合自身企業(yè)發(fā)展的特點，為企業(yè)各部門提供準確到位、穩(wěn)定快捷的服務，從而讓檔案管理工作真正服務于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。應積極利用計算機來實現(xiàn)檔案資源的自動化管理，提升檔案材料的利用效率，根據(jù)企業(yè)的實際情況打造檔案信息化管理平臺，讓企業(yè)各部門能夠借助于這一平臺來查詢相關信息，為房地產(chǎn)項目的順利實施提供有力保障。

4.1 企業(yè)檔案收集工作發(fā)展所需

房地產(chǎn)企業(yè)收集的檔案材料，需要面向的不單是在同一個地方或同一個部門，還要面向不同地方的不同項目，甚至是不同的行業(yè)所產(chǎn)生的檔案材料等等。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，把原始的檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化后，可以有效及時地收集到重要的信息，并下達重要的指示。

4.2 企業(yè)檔案存儲工作發(fā)展所需

從人類歷史文明角度來說，檔案是具有價值的歷史文獻，而傳統(tǒng)的檔案存儲方式主要以紙質(zhì)、縮微膠片和照片音像等形式存在，由于其載體本身的固有性質(zhì)容易對檔案原件造成損壞甚至丟失，保存安全系數(shù)不高。但將其數(shù)字化處理后，經(jīng)由檔案管理系統(tǒng)進行存儲，一方面既可以代替原檔案使用，又可以最大程度延長其存儲時間。

4.3 企業(yè)檔案利用工作發(fā)展所需

檔案數(shù)字化能夠使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。不再拘泥于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的“一份一地”，也免去了檔案復制、轉(zhuǎn)移的繁瑣程序，一份檔案可以同時提供給多個需要的人使用，覆蓋面大大提高，有效地實現(xiàn)了資源共享。同時在不同地域之間的傳輸、不同時間空間的調(diào)閱也成為可能。不同形式的檔案文件可以利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢進行不同地域之間的傳輸，以此來擴大檔案的利用空間，同時也縮短檔案的傳送時間、節(jié)約傳送費用，提高檔案查詢、檢索速度。利用計算機所具有的高速檢索功能和高科技的處理能力，短時間內(nèi)它能從海量的數(shù)據(jù)中迅速準確地找到數(shù)據(jù)。

5 完善企業(yè)檔案數(shù)字化管理與服務模式

數(shù)字化說是當今社會很多行業(yè)發(fā)展的一個重要趨勢，也是數(shù)字化應用發(fā)展的一個重要表現(xiàn)，而檔案管理作為社會發(fā)展極為關鍵的一個組成部分也應該獲得相應的發(fā)展，數(shù)字化技術的應用恰好能夠在較大程度上提高檔案管理的水平，具體到房地產(chǎn)企業(yè)來看，雖然說檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為了一種必然的趨勢，并且當前很多的房地產(chǎn)企業(yè)也都已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，但是對于這種數(shù)字化應用的安全性卻需要引起房地產(chǎn)企業(yè)管理人員的足夠重視，并且還應該促進房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設的全面發(fā)展，從管理人員到管理制度，再到具體的數(shù)字化管理技術，都需要有關人員進行密切的關注，切實保障數(shù)字化技術能夠在房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理中發(fā)揮應有的作用，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理將會進入一個創(chuàng)新與先進并舉的管理與服務模式。

本人在檔案工作中不停地探索與創(chuàng)新，在堅持各項檔案管理原則的前題下，結合先進的技術，希望能使房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化加快腳步，更快更好地進行應用，讓企業(yè)得到更全面的發(fā)展，從而讓數(shù)字化技術得到加速推廣并有效利用，更好地保證檔案管理與時俱進。