于麗娟

摘 要：檔案管理在機關事業(yè)單位的各項管理工作中有很大的影響意義。檔案管理信息化建設能夠提高機關事業(yè)單位檔案管理工作的質量和效率，有利于提高對歷史檔案資料的利用率，也能夠保證檔案信息存儲的穩(wěn)定性和安全性。機關事業(yè)單位應當在思想認識上轉變管理理念，在實踐中加強檔案管理信息系統(tǒng)建設。只有做到以上幾個方面，才能保證機關事業(yè)單位檔案管理的信息化水平得到提高，使機關事業(yè)單位的檔案資料真正得到切實地利用，促進單位整體管理水平的提升。

關鍵詞：機關事業(yè)單位；檔案管理；信息化水平

機關事業(yè)單位人事檔案是人才信息的記錄，其中包含了個人的履歷信息和個人業(yè)績獎罰信息等，人事檔案還記錄著公司的運轉情況與單位人員近況等歷史記錄，是運行單位工作的重要依據。隨著信息技術的不斷發(fā)展與進步，對于檔案的管理顯得尤為重要，為了確保單位工作能有效進行，在為單位選拔人才與實施管理時，能更好地為其提供服務與帶來方便，并能提升檔案資料的查詢速度以及簡化工作的流程，有效發(fā)揮出機關事業(yè)單位檔案管理作用效果。目前我國檔案管理信息化的建設中存在很多不足之處，傳統(tǒng)的檔案是使用紙質來對其進行管理，不能將其很好地進行保存且信息的更新速度較慢，從而降低了檔案的利用率。因此本文將針對機關事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出具體可行的解決措施，確保事業(yè)機關單位的檔案能得到順利的開展與提高信息化的水平。

1 加強檔案管理信息化建設的重要意義

1.1 便于對歷史檔案的整理與利用

機關事業(yè)單位檔案管理能對其具有歷史意義的檔案文件資料進行有效的保管，但是由于傳統(tǒng)的歷史檔案是紙質檔案，不容易對其查詢與保存，且占用的空間較大，一些珍貴的歷史資料不能得到較好的利用，只能被長時間的封存。在進行信息化管理后，能運用電腦技術對機關事業(yè)單位檔案進行管理，擴大檔案的管理儲存空間，并且能較方便地對檔案進行查閱與使用，對較為有用的歷史資料也能方便將其調動出來，恢復其歷史資料的使用價值，對檔案管理的信息化建設有著十分顯著的作用。

1.2 提高檔案管理工作的效率

對于多數機關事業(yè)單位而言，檔案管理的對方都是紛繁復雜，千頭萬緒的，涉及單位工作的方方面面。在傳統(tǒng)的檔案管理制度下，由于資料繁雜，加上人手不足等原因，很多檔案因為管理上比較落后，會出現利用困難甚至遺失的后果。借助現代化的信息技術手段，檔案管理工作人員能夠極大地提高工作效率，方便檔案及時有效地得到整理和保存。

1.3 方便對歷史陳舊檔案進行整理和利用

機關事業(yè)單位的檔案管理是一個歷史過程，在這一過程中，許多具有高度歷史價值的文件資料都得應得到充分的保管。然而由于傳統(tǒng)的紙質檔案不易保存和查詢，保存空間有限等原因，珍貴的歷史資料都只能被長久塵封，不能得到很好地利用。借助網絡技術，能夠極大地擴充檔案存儲空間，并且方便以后對這些歷史資料進行查詢和調用。在恢復歷史陳舊檔案的價值上，檔案管理信息化建設也有重大作用。

1.4 有利于檔案管理的安全性與穩(wěn)定性

完善信息化建設能更有效地對電子檔案進行保存且保密性較強，讀取非常便利，能更好地保證檔案資料在傳輸與儲存的過程中安全性能提高。與傳統(tǒng)紙質版的檔案管理相比，該儲存方法能延長對電子檔案保存的時間，且能對檔案進行備份。

2 機關事業(yè)單位人事檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理方法落后

由于不少機關事業(yè)單位對于檔案信息化建設的重要性認知不足，導致傳統(tǒng)檔案管理存在著半手工或者手工的管理方法，對于某些要求較高的檔案記錄以及檔案的整理工作造成錯誤，并且發(fā)生的錯誤不容易被發(fā)現，也不能及時對錯誤進行改正，因此造成錯誤檔案被永久保存下來，影響日后檔案的管理與對人事的安排。在對檔案進行管理時，傳統(tǒng)的管理模式消耗的時間較長，且工作量較為繁瑣，會增加管理工作的錯誤率。

2.2 思想不重視，投入力度不足

提升檔案管理信息化水平，能夠促進信息的交流與共享。但是一些機關事業(yè)單位思想認識不到位，在檔案管理信息化建設上投入不足，無法實現檔案信息的共享。從傳統(tǒng)紙質檔案管理方式上看，在搬運、保管上存在諸多不便，也不利于今后的查詢。對此，機關事業(yè)單位必須提起足夠的重視，充分應用信息技術管理檔案，利用網絡來保管、查閱和共享信息，這樣既便捷，還能保證檔案信息的安全，避免出現遺漏的情況。

2.3 檔案資料不完善、不安全

機關事業(yè)單位在進行紙質檔案管理時，極易受到保存與環(huán)境等條件的影響，若是保存不妥善，將造成很多珍貴檔案資料被破壞。在信息化環(huán)境下，機關事業(yè)單位要用好電子檔案，避免受到各種外界因素的影響，這與傳統(tǒng)紙質檔案相比，可以實現檔案資料的長久保存，并不會被損壞。如此一來，既能夠節(jié)約存儲空間，還便于今后的利用。

3 機關事業(yè)單位檔案管理的對策

3.1 加強管理人員的信息化建設

重視機關事業(yè)單位對檔案管理人員的培訓，完善單位的考核評價機制，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，并對管理人員做出客觀公正的考核，將考核的制度落由于檔案管理的信息化建設需要許多計算機專業(yè)的工作人才，因此管理人員不僅需要對檔案業(yè)務進行熟知還應熟悉信息化建設的技術，并開展培訓班與交流會，讓管理人員能掌握更多更實用的信息化建設知識，能更有效地提升其業(yè)務能力實到位，強化機關事業(yè)單位管理信息化的完善。

3.2 強化信息資源的安全性

隨著網絡技術的不斷加強與迅速發(fā)展，許多不法分子會利用網絡病毒對機關單位檔案資料信息進行盜取，對工作管理造成嚴重的影響，并且由于檔案管理人員的錯誤操作與系統(tǒng)故障也會導致檔案信息的安全性遭到破壞，機關事業(yè)單位要在檔案管理的信息化建設過程中，加強對檔案、網絡、主機以及數據的安全管理。機關事業(yè)單位部門還應定期與不定期對數據備份、安裝防火墻或安裝殺毒軟件等，對檔案的信息資源提供安全可靠的保護工作。

3.3 在思想觀念上，需要轉變工作理念

首先，機關事業(yè)單位正確看待檔案管理工作，從傳統(tǒng)的將檔案管理作為一項管理型事務轉變?yōu)橐豁椃招褪聞铡臋n案利用者對檔案查詢的需求出發(fā)，充分利用信息化技術的優(yōu)勢，為服務對象提供更為完善和豐富的檔案資料，方便人們調查和查詢。其次，機關事業(yè)單位應變被動為主動，積極地及時更新檔案資料，并且對檔案資料進行專業(yè)的分類歸檔，方便人們查詢。最后，機關事業(yè)單位也應積極適應信息化的趨勢，積極學習和應用電子化檔案的管理方式，使辦公更加便捷。

3.4 積極應用檔案信息化管理系統(tǒng)，并不斷優(yōu)化

機關事業(yè)單位應當積極應用檔案信息數據庫，加強數據庫建設，做到檔案資料全部電子化，并及時對數據庫系統(tǒng)進行維護和更新。同時，也要加強對檔案管理工作人員的培訓，促使相關工作人員提高信息管理業(yè)務水平，并不斷對知識進行更新。

4 結語

總之，將現代信息技術應用到機關事業(yè)單位檔案管理工作中，能夠有效提升工作效率，最大限度發(fā)揮出檔案資料應有的價值，確保單位各項業(yè)務、工作和活動的順利展開。對此，機關事業(yè)單位要及時轉變觀念，不斷增加資金投入，將各種現代設備配置齊全，并重視對檔案管理人員的培訓工作。這樣才能真正提升檔案管理工作水平，更好應對信息化環(huán)境對機關事業(yè)單位的新要求和新挑戰(zhàn)。

參考文獻

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