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        新時期人事檔案管理工作探析

        2018-11-07 09:16:02李大榮
        卷宗 2018年24期
        關(guān)鍵詞:人事檔案新時期管理

        李大榮

        摘 要:人事檔案管理在企業(yè)日常管理中占據(jù)重要位置。人事檔案管理要與企業(yè)日常管理保持一致性,在思想上能夠重視人事檔案管理工作的重要性,發(fā)揮出人事檔案管理的作用。人事檔案管理是對各項工作進行的考察和記錄,要建立系統(tǒng)規(guī)范的人事檔案管理制度不斷適應(yīng)社會和企業(yè)的發(fā)展變化,突出人事檔案管理工作的先進性。論文對人事檔案管理工作的重要性及作用進行了深入分析。

        關(guān)鍵詞:新時期;人事檔案;管理

        1 人事檔案管理存在的問題

        1.1 檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確

        現(xiàn)有的檔案材料中存在許多內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如: “三齡、兩歷、一身份”(出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份,家庭主要成員及重要社會關(guān)系等重要信息)記載多樣。出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意,且沒有說明。甚至更有個別干部的出生年月前后相差較大。參加工作時間、入黨入團時間前后不一致,基礎(chǔ)學(xué)歷越來越高。

        1.2 檔案材料不齊全

        人事檔案短缺,材料內(nèi)容不完整:如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全,填寫項目不完整。一些是年度考核表、履歷表短缺。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎懲等材料,仍在個人手中未能及時收集歸檔。

        1.3 人事檔案利用范圍狹窄

        提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的人事檔案管理制度來看,現(xiàn)有的人事檔案利用范圍小,頻率低。隨著企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革,事業(yè)單位工作人員由“單位人”變成了“社會人”,這就要求人事檔案要更加符合社會需求,擴大利用范圍,提高利用頻率。

        2 人事檔案管理工作的重要性

        人事檔案管理工作是對工作人員進行的有組織性考察,為開展考核提供重要的依據(jù)。人事檔案管理發(fā)揮的基礎(chǔ)性作用能夠幫助企業(yè)開展應(yīng)聘,對員工的實際情況進行有效的綜合性判斷,或者是通過個人檔案掌握現(xiàn)在員工基本工作信息能夠起到知人善任的效果。企業(yè)在制定發(fā)展戰(zhàn)略或者決策的過程中都需要人事檔案管理工作起到的輔助性作用。企業(yè)內(nèi)部績效考核等也是人事檔案管理的重要內(nèi)容。并且與員工的直接利益相關(guān)。員工的狀態(tài)、績效成績、工作水平等都會記錄到人事檔案當(dāng)中。通過對人事檔案的查詢能夠?qū)T工做出客觀性的評價,這樣也會增加企業(yè)對員工福利待遇設(shè)置的科學(xué)性。人事檔案能夠反映出企業(yè)在不同發(fā)展階段的基本情況,較為準(zhǔn)確全面地記錄企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。企業(yè)會通過人事檔案對政策和信息等進行更改,制定經(jīng)濟活動計劃的憑證。企業(yè)在選任干部的時候人事檔案能夠清晰地反映出員工的各項條件,獲取到最為真實的信息參考。通過人事檔案企業(yè)能夠了解到員工的成長,并且能夠挖掘出員工的優(yōu)勢特點,這對于開展全面的人才培養(yǎng)以及資源分配具有積極意義,更好地實現(xiàn)員工的個人價值。人事檔案管理工作也有助于人力資源管理的優(yōu)化創(chuàng)新,通過人事檔案管理實現(xiàn)與人力資源管理信息資源的共享,保證人才能夠在合理的范圍內(nèi)進行流動,實現(xiàn)人力資源配置的最優(yōu)化。

        3 完善新時期人事檔案管理工作的主要措施

        人事檔案記錄從業(yè)人員的工作經(jīng)歷、工作能力和工作業(yè)績等方面的內(nèi)容,是了解和管理從業(yè)人員的重要信息載體。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和個人追求的變化,傳統(tǒng)的一份工作干一輩子的現(xiàn)象將越來越少,從業(yè)人員的流動性逐漸加大,這就相應(yīng)地加大了人事檔案管理工作的難度,所以,注重動態(tài)管理及管理制度的完善,是人事檔案管理效果相對提升的必然需求。

        3.1 加強對人事檔案的動態(tài)管理

        人力資源部門是人事檔案的主要管理部門,但由于單位的人力資源部門的從業(yè)人員較少,并且要負責(zé)人員招聘、培訓(xùn)、績效考核等方面的內(nèi)容,工作量較大,所以,注重人事檔案的動態(tài)管理體系構(gòu)建及完善,需要從信息變動及信息存儲應(yīng)用等角度進行專項設(shè)計,以此實現(xiàn)人事檔案管理效果的相對提升。事業(yè)單位的從業(yè)人員流動性較大,所以對人事檔案也要隨著人員的流動而進行調(diào)整,對其進行動態(tài)管理。首先是人事檔案是從業(yè)人員在各個時期、各個階段真實狀態(tài)的反應(yīng),所以要體現(xiàn)從業(yè)人員的受教育水平、專業(yè)技術(shù)水平等。其次是單位要隨著從業(yè)人員個人的發(fā)展變化而補充相關(guān)資料,例如從業(yè)人員的工作水平、同事評價、工作考核、工作態(tài)度等方面的資料,讓從業(yè)人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業(yè)人員在單位所作出的貢獻,例如在人事檔案上記錄從業(yè)人員的個人專業(yè)技術(shù)水平,以及其發(fā)明和應(yīng)用的新技術(shù),讓檔案資料來增添從業(yè)人員的個人成就感,并且將讓該項榮譽伴隨從業(yè)人員一生。最后是歸納整理從業(yè)人員的學(xué)歷資料、工資獎金的變化等。這些檔案信息是基礎(chǔ)資料,同時也是隨著個人的發(fā)展而不斷變化的,進而見證從業(yè)人員不斷成長的過程。通過不斷增添和調(diào)整人事檔案資料中的內(nèi)容,可以看到一個準(zhǔn)確的、立體的從業(yè)人員的信息資料,進而為人才的綜合評定提供大量的理論資料。同時只有不斷增添個人信息資料,才能夠做到人事檔案的動態(tài)管理。

        3.2 提高人事檔案的管理水平

        在計算機技術(shù)的推動下,人事檔案管理要進入信息化管理系統(tǒng)內(nèi)。首先是企業(yè)必須建立起完善的計算機系統(tǒng),改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式,逐漸建立從業(yè)人員的個人電子檔案,以數(shù)字化的方式記錄從業(yè)人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調(diào)閱,而且提高了檔案資料的安全系數(shù)。其次是對檔案信息進行處理,并且建立內(nèi)部人事檔案網(wǎng)絡(luò),在企業(yè)的總公司和分公司進行人事檔案資料的交換,不僅實現(xiàn)了檔案信息資料的資源共享,而且保證個人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴(yán)格的檔案管理制度,規(guī)定從業(yè)人員人事檔案的調(diào)取方式,記錄方式,以便后期進行追蹤;二是加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè),設(shè)置防火墻,避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現(xiàn)從業(yè)人員信息檔案泄露的現(xiàn)象。最后是企業(yè)要加強信息化設(shè)備的投入數(shù)量,并且監(jiān)管其使用效率,保證授權(quán)部門能夠擴充和檢索人事信息,保證人事信息的真實性和準(zhǔn)確性,進而為企業(yè)推選更多優(yōu)秀的、合理的內(nèi)部人才。

        3.3 實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化

        人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化是人事檔案發(fā)展的需要,必須完善人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化的發(fā)展需要,必須科學(xué)合理的應(yīng)用。當(dāng)前的人事檔案管理中同時存在著紙質(zhì)材料和電子文件,因此檔案管理部門需要對兩者進行收集與共管,然后將管理的重點放在信息的存儲與二次開發(fā)工作上。這就需要依靠一套標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理科學(xué)、以及設(shè)置合理的人事檔案信息化系統(tǒng),并通過信息維護系統(tǒng)將原始檔案信息和檔案資料錄入微機,最終建立一個全國范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化,方便信息的共享。人事檔案資源的數(shù)據(jù)化必須根據(jù)人事檔案發(fā)展的要求,必須加強人事檔案信息化建設(shè)。

        4 結(jié)語

        人力資源部門在日常工作的過程中,必須更新檔案資料的管理理念,提高對人事檔案的重視程度,并且為了降低工作量、提高工作效率要建立電子化的人事檔案資料,并且根據(jù)從業(yè)人員信息資料的變化而進行增加或者調(diào)整,進而建立一個動態(tài)化、實時的全面的個人檔案資料庫,滿足企業(yè)對人才資料的多方位、全面的需求。

        參考文獻

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