王芙榕

摘 要：檔案管理工作就是將過去形成的公文、文件資料等收集、整理、立卷、歸檔、保存、移交、銷毀等，及時做好相關(guān)檔案的借閱、對檔案存放地的保密管理等，從這些可以發(fā)現(xiàn)，文秘和檔案管理員的工作具有一定的重復(fù)性，是相輔相成的。當(dāng)今時代，計算機網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，辦公室自動化的優(yōu)勢越來越明顯，既能節(jié)約資源，減少辦公成本，又能大大提高工作效率，因此，辦公室工作人員必須努力跟上時代，順應(yīng)時代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，認真學(xué)習(xí)相關(guān)的計算機操作知識，努力提高自己的動手操作能力。

關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理

1引言

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作有效運轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)當(dāng)好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。文秘部門要加強檔案管理，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的同步發(fā)展，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手。

2文秘工作和文秘檔案管理的定義

2.1文秘工作的定義

作為辦公室的文秘，簡單理解就是領(lǐng)導(dǎo)的助手，負責(zé)傳達上級的指令和相關(guān)信息，還要幫助上級領(lǐng)導(dǎo)起草文書，整理文件，來協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作和決策，對于文秘來說，跟文件打交道，起草、整理、傳達文件，并且要及時處理好相關(guān)文件，完整地保管好文件，最大程度發(fā)揮公文的重要性并且有效推進，更好地為上級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，文秘是一項實踐工作，在單位中起著協(xié)調(diào)的作用，要有高度的政治覺悟和對于職業(yè)的道德水平，要有保密意識，對于重要的文書要高度重視并且保密。

2.2文秘檔案管理工作的定義

文秘檔案管理工作，主要是對單位內(nèi)部的檔案進行收集和管理，并且把資料和相關(guān)文書分類整理立卷并且妥善保管，工作的主體是文書、會計、人事的相關(guān)資料，文書檔案室記錄政務(wù)活動的檔案，是比較常見的檔案管理類型，是集中統(tǒng)一管理好管轄范圍內(nèi)的各種檔案，保障檔案的完整和安全，大力開發(fā)檔案信息資源，進而為領(lǐng)導(dǎo)決策和單位的各項事務(wù)工作提供科學(xué)的依據(jù)。

3文秘與檔案管理工作的關(guān)系

第一，檔案管理對文秘工作具有重要的基礎(chǔ)性作用。辦公室是開展管理工作的重要機構(gòu)，對于日常工作來說屬于“中樞”，因而辦公室一定要發(fā)揮好自身的作用，為工作創(chuàng)造條件。由于檔案管理是對各類信息進行收集、匯總、整理和分析，通過立卷歸檔的方式發(fā)揮自身的作用，從這一點來看檔案管理工作對辦公室的文秘工作能夠提供重要的基礎(chǔ)上工作，比如檔案信息可以成為文秘工作的重要依據(jù)，可以為決策提供有力的咨詢服務(wù)，特別是在信息化飛速發(fā)展的形勢下，通過大數(shù)據(jù)的運用，能夠為文秘工作的更好開展奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

第二，文秘工作對檔案管理具有重要的保障性作用。辦公室必須抓好溝通與協(xié)調(diào)工作，服務(wù)是辦公室的重要使命。文秘工作在服務(wù)方面具有專業(yè)化的特點，特別是掌握各類文件以及相關(guān)的信息，這就使得文秘工作能夠為檔案管理工作的深入開展提供重要的保障作用，比如文秘工作的很多文件資料、相關(guān)信息、影音資料等等，都應(yīng)當(dāng)進行歸檔，這也是檔案管理的重要內(nèi)容，因而文秘工作的保障性功能就會得到更大程度的發(fā)揮。

4優(yōu)化文秘檔案管理的策略

對于文秘與檔案工作來說，都是辦公室工作的重要內(nèi)容，特別是在當(dāng)前社會經(jīng)濟體制不斷改革的情況下，企業(yè)內(nèi)部管理體制的變革，都要求文秘與檔案管理工作更有效的開展，最大限度提升工作效率和工作質(zhì)量。通過對文秘與檔案管理的關(guān)系進行系統(tǒng)的分析，建立科學(xué)有效的運行體制和管理機制，使其能夠共同發(fā)揮作用，推動辦公室工作取得更好的成效。

4.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高自身專業(yè)素質(zhì)

隨著社會形勢的變化和發(fā)展，文秘檔案管理工作必須正確認識自己工作的重要性，并努力改變思想觀念，努力尋求高效兼顧的方法，提高工作效率的同時，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。首先對檔案工作要有高度的認識，重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，檔案整理工作的規(guī)范性要求隨著時代發(fā)展越來越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能僅憑主觀臆斷來確定文檔的歸檔價值。其次，要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。同時要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將 “檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。按照檔案管理辦法的相關(guān)要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。對形成檔案的公文進行科學(xué)地評估歸類。

4.2融通工作制度

從文秘工作與檔案管理工作的緊密型可知，其在工作中必須要在組織制度中進行有效的融合，實現(xiàn)對文檔的科學(xué)化和合理化管理。秘書部門與檔案管理部門在很多企業(yè)都屬于同一個部門的兩個獨立運行個體，在工作上由于溝通不到位或者理解存在偏差等，會使檔案的質(zhì)量難以得到保證，數(shù)量也存在缺失，進而使檔案管理面臨一定的困難，或者由于檔案管理的問題使得文秘工作的查閱不便。因此需要將文秘工作與檔案管理工作進行有效的結(jié)合，建立一個綜合性的工作制度，以我國相關(guān)的法律條例為基礎(chǔ)，制定嚴格的簽發(fā)、審核等手續(xù)，進而保證公文的質(zhì)量。同時根據(jù)管理的實際情況，建立嚴密的檔案收集以及整理人員網(wǎng)絡(luò)，使各部門的檔案管理人員做到各個崗位、各個層次都有人負責(zé)，形成一個互相配合、左右協(xié)調(diào)的管理體系，進而推動文秘工作與檔案管理工作的共同發(fā)展。

4.3及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作

隨著檔案管理信息化的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐步推進，統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案，最大限度實現(xiàn)信息資源共享成為必然的趨勢。文秘部門要主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。同時要在現(xiàn)有技術(shù)狀態(tài)下根據(jù)查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進行掃描，使其能全文瀏覽；然后根據(jù)客觀的人力、物力和財力情況，有針對性、有計劃性、有重點性地逐步實現(xiàn)原有檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

4.4加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作現(xiàn)代化水平

隨著以互聯(lián)網(wǎng)和云計算為代表的網(wǎng)絡(luò)時代與大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理現(xiàn)狀已不能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展需要，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的中心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。只有改變傳統(tǒng)的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全適合檔案的現(xiàn)代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會，避免檔案機構(gòu)變成純粹博物館式的收藏機構(gòu)。要加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，在建立科學(xué)的檢索體系方面下功夫。尤其要加強機讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不斷適應(yīng)信息化、現(xiàn)代化管理的需要，實現(xiàn)從手工檢索向計算機檢索的全面過渡。

5結(jié)束語

總之，文秘工作和檔案管理工作在企業(yè)里占有至關(guān)重要的地位，對于企業(yè)的長期發(fā)展有著一定的促進作用，與日常的工作管理內(nèi)容密切相關(guān)，實現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作的有效結(jié)合，相關(guān)單位要不斷引進先進的管理觀念，加強檔案信息化和數(shù)字化的管理；還要加強對文秘工作人員的專業(yè)技能的培訓(xùn)，找到兩者的關(guān)聯(lián)點，避免出現(xiàn)問題，并且采取一些措施，提升文秘工作和檔案管理工作的融合發(fā)展，提高工作效率和管理效率。

參考文獻

[1]崔淑花.強化辦公室文秘“檔案意識”提升檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，No.25017：145.

[2]蘇娟.規(guī)范與統(tǒng)一文秘工作與檔案管理的銜接[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，No.25724：106-107.

[3]謝雪薇.辦公室文秘和檔案管理工作的有效結(jié)合性分析[J].黑龍江史志，2013，No.30415：100.

[4]焦名海.基于建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論高職文秘檔案管理課程設(shè)計[J].蘭臺世界，2016，No.49602：41-42.