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        失業(yè)人員檔案管理初探

        2018-11-07 11:39:44呂文娟
        經(jīng)營(yíng)者 2018年15期
        關(guān)鍵詞:檔案管理措施問(wèn)題

        呂文娟

        摘 要 隨著我國(guó)國(guó)有企業(yè)體制改革的深入以及我國(guó)就業(yè)形勢(shì)的改變,國(guó)有企業(yè)不再是具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的“鐵飯碗”,大多數(shù)員工都想從中跳出來(lái),謀求更好的職業(yè)發(fā)展。因此大部分員工相繼與國(guó)有企業(yè)解除勞動(dòng)關(guān)系,變成社會(huì)勞動(dòng)力。國(guó)有企業(yè)員工的批量離職或跳槽加大了我國(guó)相關(guān)就業(yè)服務(wù)部門對(duì)該類失業(yè)人員的檔案管理工作量。本文主要對(duì)我國(guó)目前失業(yè)人員檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,并在此基礎(chǔ)上對(duì)如何加強(qiáng)我國(guó)失業(yè)人員檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議,旨在提高我國(guó)失業(yè)人員檔案管理的水平。

        關(guān)鍵詞 失業(yè)人員 檔案管理 問(wèn)題 措施

        伴隨我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,我國(guó)企業(yè)人事管理制度也在不斷變革發(fā)展,員工檔案管理工作變得越來(lái)越重要,尤其是針對(duì)失業(yè)人員。失業(yè)人員檔案管理工作關(guān)系失業(yè)人員的切身利益,也會(huì)對(duì)國(guó)家相關(guān)政策的制定與實(shí)施產(chǎn)生影響。失業(yè)人員屬于社會(huì)弱勢(shì)群體,是我國(guó)全面建設(shè)和諧社會(huì)必須面對(duì)和解決的民生問(wèn)題。加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理工作,利用科學(xué)的方法對(duì)失業(yè)人員的檔案進(jìn)行管理能有效地推進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建,改善民生。

        一、失業(yè)人員檔案管理工作中存在的問(wèn)題

        (一)對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作不重視

        目前在我國(guó)大多數(shù)國(guó)有企業(yè)人力資源管理工作中,為了節(jié)約管理成本,減少工作內(nèi)容,存在丟棄離職員工檔案的現(xiàn)象,企業(yè)對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作不夠重視,具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,企業(yè)相關(guān)管理層不了解失業(yè)人員檔案管理的流程,多數(shù)是將離職員工的檔案留在本單位或者直接丟棄,沒有移交給相關(guān)就業(yè)服務(wù)管理部門;第二,企業(yè)員工離職時(shí),人事部門沒有及時(shí)對(duì)離職員工檔案進(jìn)行清理、記錄、轉(zhuǎn)交,檔案沒有得到很好的處理,導(dǎo)致部分離職員工檔案遺失;第三,部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者利用職務(wù)之便,對(duì)一些員工的檔案進(jìn)行修改,造成員工檔案信息失真,從而影響部分失業(yè)人員的再就業(yè)以及正常的離退休。

        (二)檔案管理業(yè)務(wù)水平低,基礎(chǔ)設(shè)施落后

        部分檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低以及基礎(chǔ)設(shè)施落后是影響失業(yè)人員檔案管理工作的重要原因,這在我國(guó)縣級(jí)以下的檔案管理部門表現(xiàn)尤為突出。檔案管理人員學(xué)歷低,管理業(yè)務(wù)不熟練,沒有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn),缺乏現(xiàn)代檔案管理工作所需的必備技能,對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不能正確靈活地處理;檔案存放的空間狹小,存放條件不符合檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn);檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)于落后,大部分老化嚴(yán)重,以致存放的檔案不能得到很好的保護(hù)。

        (三)檔案管理人員缺乏責(zé)任感

        檔案管理本身是一件十分枯燥的工作,而一些檔案管理人員的工作責(zé)任感不足,為了快速完成工作,直接將企業(yè)轉(zhuǎn)交過(guò)來(lái)的失業(yè)人員檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單登記存放了事,沒有按照管理工作要求對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)采集、編寫、再入檔,導(dǎo)致失業(yè)人員檔案中存在許多問(wèn)題。另外,檔案管理工作職責(zé)不明確給一些不良的工作行為提供了條件,嚴(yán)重影響失業(yè)人員檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。

        二、加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理的措施

        (一)重視失業(yè)人員檔案管理工作,建立檔案管理體制

        重視失業(yè)人員檔案管理工作不僅體現(xiàn)在企業(yè)的管理工作中,也體現(xiàn)在我國(guó)相關(guān)就業(yè)服務(wù)管理部門當(dāng)中,失業(yè)人員檔案管理工作應(yīng)是平時(shí)工作的重點(diǎn),企業(yè)管理層以及相關(guān)管理部門的負(fù)責(zé)人要引起重視,同時(shí),結(jié)合我國(guó)法律法規(guī)將失業(yè)人員檔案管理工作落到實(shí)處。作為企業(yè),本企業(yè)每一個(gè)離職員工的檔案都要在第一時(shí)間整理出來(lái),并及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)就業(yè)服務(wù)管理部門,在此期間還應(yīng)該與就業(yè)服務(wù)部門保持聯(lián)系,保證檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題能夠得到馬上解決,這也大大提高了檔案管理工作人員的工作效率。作為幫助失業(yè)人員實(shí)現(xiàn)再就業(yè)的國(guó)家就業(yè)服務(wù)管理部門,要建立健全檔案管理體制,保證失業(yè)人員的檔案的有效轉(zhuǎn)交和妥善管理,并及時(shí)填補(bǔ)失業(yè)人員檔案管理工作中的漏洞,促進(jìn)我國(guó)就業(yè)服務(wù)部門檔案管理工作的開展。

        (二)增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任感

        社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展,企業(yè)用人制度也在不斷變革和更新,員工的人事檔案也成了企業(yè)選人用人的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn),所以失業(yè)人員檔案管理工作變得十分重要,它不僅可以為企業(yè)選人作參考,而且還將影響我國(guó)民生政策以及社會(huì)保障制度的制定和落實(shí)。在加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理工作上,首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),讓他們?cè)诰駥用嬷匾暿I(yè)人員檔案管理工作,增強(qiáng)工作責(zé)任感;其次,將日常管理工作制度化,要求檔案管理人員必須按照崗位規(guī)定進(jìn)行管理工作,確保失業(yè)人員檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)化;最后,相關(guān)部門也必須做好監(jiān)督工作,避免在檔案管理工作中出現(xiàn)人為的差錯(cuò)。

        (三)明確檔案管理工作的職責(zé)

        各級(jí)相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作的重視,明確檔案管理工作的職責(zé)問(wèn)題,實(shí)行管理責(zé)任追究制度,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期檢查,以起到監(jiān)督管理的作用,并就管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題,將責(zé)任追究到個(gè)人,對(duì)檔案管理工作中疏忽、不作為的現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)肅處理,保證失業(yè)人員檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)于在檔案管理工作中出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的工作人員,要給予嚴(yán)肅的批評(píng)和處分,要堅(jiān)決打擊私自篡改失業(yè)人員檔案、提供假證明材料的現(xiàn)象,保證失業(yè)人員檔案的真實(shí)性、保密性和完整性。

        (四)實(shí)行失業(yè)人員檔案管理工作規(guī)范化

        想要有效地提高失業(yè)人員檔案管理工作的效率,保證檔案信息的真實(shí)性、完整性、保密性,就必須加強(qiáng)對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作的規(guī)范化、制度化建設(shè),根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求建立科學(xué)完整的檔案管理流程,實(shí)現(xiàn)失業(yè)人員檔案管理工作的規(guī)范化,確保檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都能規(guī)范、有效地進(jìn)行。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展為檔案管理工作提供了技術(shù)上的支持,將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理工作,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案,大大提高了檔案管理工作的效率,同時(shí)也更便于檔案信息的查詢和管理。計(jì)算機(jī)信息的引入為檔案管理提供技術(shù)支持的同時(shí)也對(duì)我們的檔案管理人員提出了新的要求,因此檔案管理人員必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí),只有掌握現(xiàn)代檔案管理的方法,才能更好地勝任檔案管理工作。

        (作者單位為山東省泗水縣人力資源和社會(huì)保障局就業(yè)辦)

        參考文獻(xiàn)

        [1] 段竹芳.如何對(duì)失業(yè)人員檔案予以科學(xué)的管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(11).

        [2] 王紅艷,張忠良.淺談失業(yè)人力資源管理 促進(jìn)失業(yè)人員再就業(yè)[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐,2017(18).

        [3] 杜莉萍,李桂東,王振興.淺析下崗失業(yè)人員檔案管理策略 [J].才智,2014(33).

        [4] 陳雯.關(guān)于基層失業(yè)人員檔案管理工作的幾點(diǎn)思考——以政和縣為例[J].就業(yè)與保障,2017(13).

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