劉舒燕

摘 要： 提升教學(xué)管理的綜合水平需要強(qiáng)化教學(xué)文件的建設(shè)，這是十分重要的前提和依據(jù)，同時(shí)對(duì)保障教學(xué)管理也有著一定的作用。本文針對(duì)當(dāng)下教學(xué)管理中文件建設(shè)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和討論，并提出強(qiáng)化專業(yè)教學(xué)的計(jì)劃和課程教學(xué)大綱等建議，以此提升教學(xué)管理的綜合水平。

關(guān)鍵詞： 高校教學(xué)文檔 教學(xué)管理 建議

檔案是歸納和處理一些具備考察價(jià)值的文件。在各個(gè)企業(yè)單位和組織中都有檔案。高等院校也不例外，在高校的檔案管理中有從事教學(xué)、科研及一些其他活動(dòng)直接形成保存有院校教師的文字和圖表及聲像的歷史紀(jì)錄，其檔案可以真實(shí)記錄和反映高等院校的發(fā)展歷史，也是院校的寶貴財(cái)富。但是在提升教學(xué)管理水平的檔案文件建設(shè)上比較薄弱，教學(xué)管理投入較多，往往質(zhì)量較低，需要強(qiáng)化教學(xué)管理水平的檔案文件建設(shè)是各大高校的首要任務(wù)。

一、當(dāng)前教學(xué)檔案中存在的主要問(wèn)題及原因分析

1.存在的主要問(wèn)題。

（1）教學(xué)管理檔案缺項(xiàng)。

目前我國(guó)各大高校對(duì)檔案管理的意識(shí)比較薄弱，一些需要形成的文件信息沒(méi)有及時(shí)處理和總結(jié)，還有很多需要?dú)w檔的文件沒(méi)有及時(shí)歸檔，在運(yùn)行的過(guò)程中文件信息流失現(xiàn)象嚴(yán)重，另外還有一些校外資料被忽視掉了，使得在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的時(shí)候沒(méi)有留下任何資料，同時(shí)還有一些教學(xué)檔案資料有頭無(wú)尾、有始無(wú)終等。

（2）存在高校教學(xué)檔案不一致現(xiàn)象。

因?yàn)楹芏喔叩仍盒Ｖ械慕虒W(xué)檔案來(lái)自于不同的職能部門(mén)或者不同的院系，促使很多表格形式和其中的內(nèi)容有所差別，存在數(shù)據(jù)現(xiàn)象不統(tǒng)一等現(xiàn)象。

（3）教學(xué)檔案不規(guī)范的現(xiàn)象比較普遍。

大部分高校教學(xué)檔案都用復(fù)印件或者傳真件代替原件，相關(guān)職能部門(mén)發(fā)文的時(shí)候存在缺少公章和文件生成日期及資料格式不符合標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題。

（4）高校教學(xué)檔案的信息化不夠。

一些高校中的教學(xué)檔案信息編輯僅僅是原始資料的簡(jiǎn)單編輯和匯總，信息方面的內(nèi)容比較少。部分高校在編制教學(xué)檔案的過(guò)程中忽略了一些實(shí)踐的調(diào)查，針對(duì)性和實(shí)用性比較弱，利用率較低。

（5）教學(xué)檔案的服務(wù)功能較弱。

部分高校雖然對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行收存，但是之后的開(kāi)發(fā)和利用率比較低，高校教學(xué)檔案在服務(wù)教學(xué)管理及教學(xué)研究和教學(xué)決策等方面沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

2.原因分析。

（1）對(duì)高校教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)還不夠全面。

一些高校的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)教學(xué)檔案的重視程度遠(yuǎn)不如其他檔案資料，甚至有的管理者沒(méi)有教學(xué)檔案的意識(shí)。就是因?yàn)檫@種對(duì)教學(xué)檔案的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，很多重要的教學(xué)環(huán)節(jié)和教學(xué)科研及教學(xué)改革將教學(xué)檔案排斥在外，比較重要的教學(xué)檔案都散落在各個(gè)院系部門(mén)或科研部門(mén)中，使得教學(xué)檔案的信息資料不全面。這樣的管理模式安全性大大減少，甚至有的教學(xué)檔案資料都丟失了。

（2）高校教學(xué)檔案管理體系和制度不健全。

當(dāng)下一些高校在檔案管理中只創(chuàng)建了綜合檔案管理科室，沒(méi)有將各個(gè)院校和教學(xué)管理部門(mén)創(chuàng)建單獨(dú)的檔案室，使得教學(xué)檔案在其中沒(méi)有得到專業(yè)人員的保管。另外，高校教學(xué)檔案管理過(guò)程中還存在制度不健全和職責(zé)不清晰的狀況，在教學(xué)檔案管理過(guò)程中院校根本沒(méi)有建立相關(guān)的文件和制度，雖然有部分院校制定了一些制度，但是在實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，執(zhí)行起來(lái)比較隨意，不夠規(guī)范。

（3）高校教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)較低。

在檔案管理工作中，管理人員需要具備專業(yè)的理論水平和綜合的政治素養(yǎng)，充分了解檔案管理工作的原則和具體的方法，還要使用現(xiàn)代科技信息的技巧和能力。但是目前我國(guó)一些高校檔案管理人員沒(méi)有達(dá)到以上要求，在檔案管理工作體系中因?yàn)椴糠止ぷ魅藛T沒(méi)有受到專業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題和漏洞，使得高校教學(xué)檔案的收集和分類及信息的開(kāi)發(fā)等存在一些問(wèn)題。

二、強(qiáng)化高校教學(xué)檔案建設(shè)的相關(guān)措施

1.強(qiáng)化宣傳，提升對(duì)教學(xué)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

教學(xué)是高校工作的中心。高校在教學(xué)組織及一些管理活動(dòng)中形成的資料是院校建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中寶貴的檔案資料。另外，高校的各個(gè)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)都要對(duì)教學(xué)檔案的管理和建設(shè)給予一定的重視，利用多種渠道和方式進(jìn)一步強(qiáng)化教學(xué)檔案的重要性，積極主動(dòng)地宣傳教學(xué)檔案建設(shè)的意義，每個(gè)人都要重視教學(xué)檔案管理的意義和作用，形成人人都參與到教學(xué)檔案的建設(shè)中，高效開(kāi)展教學(xué)檔案建設(shè)工作的新局面。

2.加大監(jiān)管力度，創(chuàng)建完善的激勵(lì)約束機(jī)制。

檔案管理模式需要保障檔案管理工作的有效性。積極主動(dòng)地完善院校各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的教學(xué)檔案是做好教學(xué)管理工作的基本條件，也是高校檔案管理走向正規(guī)化、科學(xué)化的重要依據(jù)。根據(jù)各個(gè)院校的實(shí)際情況，全面綜合地建立規(guī)范的教學(xué)檔案管理體系，進(jìn)一步明確校方、院方和系方的檔案歸檔模式、歸檔時(shí)間及歸檔要求等。從規(guī)范的角度融入，以此保障教學(xué)檔案管理的順利進(jìn)行，做到有章可循。還可以成立教學(xué)檔案工作的小組，然后定期進(jìn)行培訓(xùn)，或召開(kāi)會(huì)議，聽(tīng)取匯報(bào)，全面掌握教學(xué)檔案建設(shè)的情況，這樣可以及時(shí)了解教學(xué)檔案管理工作過(guò)程中的不足，并且提出更改方案。除此之外，還需要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)合理的考核體系和考核標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善教學(xué)檔案的考評(píng)模式。相關(guān)管理部門(mén)需要加大對(duì)教學(xué)檔案工作的督查力度，不定期地對(duì)其進(jìn)行檢查和評(píng)估，以這種模式推動(dòng)教學(xué)檔案的規(guī)范化。還需要應(yīng)用獎(jiǎng)懲的制度模式，針對(duì)一些優(yōu)秀的管理人員給予一定的鼓勵(lì)，例如在職進(jìn)修或晉升等方面的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣可以充分調(diào)動(dòng)工作人員對(duì)工作的積極性。針對(duì)一些對(duì)工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工進(jìn)行批評(píng)，特別嚴(yán)重的人員可以選擇調(diào)離管理崗位。

3.重視對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)的指導(dǎo)，積極組織和開(kāi)發(fā)利用檔案資源。

高效開(kāi)展教學(xué)檔案建設(shè)工作的主要目的是應(yīng)用檔案信息資源，讓其高效為本校教學(xué)服務(wù)。所以，各個(gè)高校需要強(qiáng)化對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)的引導(dǎo)和指導(dǎo)，積極主動(dòng)地鼓勵(lì)教學(xué)檔案管理工作人員進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)和利用等方面的分析和研究，讓其有效開(kāi)展多形式和多渠道的檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作，讓豐富的檔案信息管理從無(wú)秩序狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橛兄刃虻臓顟B(tài)。開(kāi)發(fā)利用檔案信息的資源可以從以下幾點(diǎn)進(jìn)行：首先要掌握校方的中心工作和首要任務(wù)，了解檔案需要的基本方向，了解檔案利用者的需求。其次要重點(diǎn)強(qiáng)化檔案的著錄，進(jìn)一步完善科學(xué)檢索模式。再次要開(kāi)展高效的整理工作，對(duì)一些零散的文件信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類，讓其變得系統(tǒng)化。最后要有效組織和開(kāi)展教學(xué)檔案的編制工作，把一些現(xiàn)有教學(xué)檔案中涵蓋的內(nèi)容進(jìn)行深化，對(duì)有價(jià)值和意義的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行深入的挖掘，編制成為系統(tǒng)和實(shí)用的信息資源，等等。有效進(jìn)行教學(xué)檔案建設(shè)，可以大力提升教學(xué)管理的綜合水平。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理是教學(xué)管理過(guò)程中重要的組成部分，其中管理質(zhì)量是權(quán)衡教學(xué)管理綜合水平的重要標(biāo)志，同時(shí)是反映學(xué)校和各個(gè)學(xué)科及課程的發(fā)展與改革的重要依據(jù)。管理檔案的人員需要提升認(rèn)識(shí)，深入做好檔案的歸檔和檢查及評(píng)估等工作，在高校檔案管理中切實(shí)做到以教學(xué)服務(wù)和以教學(xué)為根本需求，逐漸完善高校文檔建設(shè)相關(guān)工作，以此提升高校教學(xué)管理的綜合水平。

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