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        信息化時(shí)代電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對(duì)策

        2018-10-25 10:33:20趙彩俠
        西部論叢 2018年10期
        關(guān)鍵詞:信息化時(shí)代電力企業(yè)檔案管理

        趙彩俠

        摘 要:本文主要介紹了電力企業(yè)中實(shí)行信息化檔案的作用,剖析了現(xiàn)階段電力企業(yè)建設(shè)檔案信息化存在的問題,并提出了提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施。

        關(guān)鍵詞:信息化時(shí)代 電力企業(yè) 檔案管理 措施

        1引言

        信息化技術(shù)對(duì)電力企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用,傳統(tǒng)上,電力企業(yè)保管檔案的主要形式是紙質(zhì)檔案,檔案管理人員通過分類、編號(hào),將紙質(zhì)文件整理成冊(cè),并放在專門保存檔案的地方,工作流程復(fù)雜而又不便。進(jìn)入信息化時(shí)代之后,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)受到了極大的沖擊,為了滿足電力企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需求,必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,采用先進(jìn)的信息化管理模式,以促進(jìn)電力企業(yè)管理效率的提升。

        2電力企業(yè)中實(shí)行信息化檔案的作用

        2.1信息化貫穿檔案管理整個(gè)過程

        從檔案開始形成到檔案被銷毀的整個(gè)過程,信息化貫穿始終,并能夠?qū)n案信息進(jìn)行有效的控制,如檔案的目錄編輯、檔案的歸類等。當(dāng)前,我國(guó)對(duì)電力企業(yè)檔案管理信息化有著嚴(yán)格的要求,信息化檔案不僅要有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的功能,更要有管理不同類型檔案,特別是虛擬化檔案的作用。信息化檔案在對(duì)資料和信息進(jìn)行收集、分類、編目的基礎(chǔ)上,對(duì)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,形成相關(guān)的錄音、圖像、圖片等數(shù)字化的文件,記錄與電力企業(yè)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的檔案資料。信息化檔案的主要功能之一就是編制圖像和聲音,這個(gè)功能主要依托于信息化的有效運(yùn)用,使檔案管理更加形象,檔案管理工作的效率得以有效提升。

        2.2保證電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化

        信息化檔案可以有效地保證電力企業(yè)的檔案管理相數(shù)字化工作流程邁進(jìn)。信息化檔案管理與實(shí)際中的檔案管理工作息息相關(guān),在完成實(shí)體的紙質(zhì)檔案資料整理后,就要進(jìn)行相關(guān)的電子化檔案處理,這個(gè)過程要注意前后流程的緊密銜接,確保檔案信息的完整性,確定每份實(shí)體檔案都實(shí)行了信息化管理,進(jìn)而提高了檔案管理的效率和水平,更避免了檔案資料的丟失。另外,有些電力企業(yè)內(nèi)部建立了專門的電子檔案館,還建設(shè)了專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò),這樣做不僅能夠加快電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程,更提高了信息資源的利用效率,為電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的信息資源基礎(chǔ)。

        3現(xiàn)階段電力企業(yè)建設(shè)檔案信息化存在的問題

        3.1檔案管理人員的管理理念相對(duì)落后

        現(xiàn)階段,信息時(shí)代對(duì)電力企業(yè)的影響程度尚處于初級(jí)階段,相關(guān)人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)還不夠準(zhǔn)確、不夠深刻,認(rèn)為信息化檔案就僅僅是利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)督和管理,而沒有將檔案管理工作與信息收集、獲取和瀏覽工作結(jié)合起來。這種做法實(shí)際上將檔案管理工作與信息工作分離開來,只是將信息化作為檔案管理的其中一個(gè)工作流程,稱不上真正的信息化。

        3.2檔案管理信息化投入不足

        當(dāng)前,電力企業(yè)檔案管理信息化仍然處于起步階段,在硬件和軟件的投入上都顯得異常不足。一方面,在硬件上,電力企業(yè)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備都是老化的機(jī)器,不能適應(yīng)先進(jìn)信息化技術(shù)應(yīng)用的客觀條件;另一方面。在軟件上,電力企業(yè)沒有適時(shí)更新最新的檔案管理軟件,導(dǎo)致檔案管理的工作效率得不到有效的提升。

        3.3檔案管理缺乏安全性

        電力企業(yè)檔案信息化管理雖然減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān),但是處于各種原因,信息化檔案的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及紙質(zhì)檔案?,F(xiàn)如今,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相當(dāng)發(fā)達(dá),一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的便利,隨時(shí)有可能實(shí)施竊取信息的犯罪行為,甚至完全讓人查不到蹤跡,這種情況威脅著電力企業(yè)檔案信息的安全。

        4提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施

        4.1提高對(duì)信息化檔案的認(rèn)識(shí)

        隨著人們生產(chǎn)和生活對(duì)電力需求的增多,電力企業(yè)要管理的檔案數(shù)量也會(huì)不斷增加。檔案是電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要依據(jù),要想解決檔案管理信息化建設(shè)過程中遇到的問題,電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先必須加強(qiáng)對(duì)信息化檔案的認(rèn)識(shí),充分認(rèn)清信息化檔案的重要性,只有從領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)了對(duì)信息化檔案的重視程度,才能保證信息化管理的有效開展。

        4.2加大檔案信息化管理的投入力度

        在硬件上,電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極加大對(duì)硬件設(shè)備的投入,替換原有的老化的計(jì)算機(jī)等智能設(shè)備,引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備,同時(shí),對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備注意維修和系統(tǒng)更新保證檔案管理工作的順利開展;在軟件上,電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重先進(jìn)檔案管理軟件的引進(jìn),實(shí)行轉(zhuǎn)款專用,不僅要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件,也要重視安全軟件的應(yīng)用,軟件引進(jìn)之后更要注重后期的更新與殺毒工作。

        4.3切實(shí)保證檔案管理的安全性

        信息技術(shù)為檔案管理工作帶來極大便利的同時(shí),也給檔案帶來了一定的安全隱患。為了保障電力企業(yè)檔案信息的安全,應(yīng)當(dāng)設(shè)置相關(guān)的安全管理規(guī)范,采取必要的安全防范技術(shù)和手段從根源上隔絕安全隱患。針對(duì)電力企業(yè)的重要既要文件,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加密處理,設(shè)置訪問權(quán)限并嚴(yán)格監(jiān)管,避免惡意竊取和泄露檔案信息的現(xiàn)象出現(xiàn)。

        4.4建立健全檔案信息化管理制度

        制度是檔案管理工作規(guī)范化的保障,有了制度的保駕護(hù)航,電力企業(yè)檔案信息化管理工作就能越來越高效。電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案信息化管理工作制度化,在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)分工負(fù)責(zé)、職責(zé)明確的工作體系,保證電力企業(yè)檔案管理工作人員能夠切實(shí)貫徹執(zhí)行信息化管理制度。同時(shí),將信息化管理的工作責(zé)任納入到工作人員的考核制度中,使信息化管理的責(zé)任跟績(jī)效掛鉤,督促檔案管理人員提高工作質(zhì)量。

        4.5提高檔案管理人員信息化技術(shù)水平

        檔案管理人員是電力企業(yè)實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)的主力軍,要想做好電力企業(yè)檔案管理工作,就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能。一方面,電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)優(yōu)秀管理人才的引進(jìn),優(yōu)秀管理人才必須具備較高的信息化技術(shù)水平,能夠熟練地運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作;另一方面,電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng),組織他們參加有關(guān)信息知識(shí)和技能的培訓(xùn),使他們具備適應(yīng)工作必備的知識(shí)和技能。

        5結(jié)語(yǔ)

        總之,為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位,電力企業(yè)必須更新檔案管理模式,加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程,促進(jìn)電力企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1] 劉伶俐.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對(duì)策[J],通訊世界,2017(22):330-331。

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