李奇 張豐豐

[摘要]農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作通過外業(yè)調(diào)查形成大量的紙質(zhì)資料，怎樣正確快速將紙質(zhì)資料歸檔是面臨的較為繁瑣的問題。經(jīng)過實(shí)際工作的探討，通過編寫公式、函數(shù)將excel表格實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，自動(dòng)完成部分資料的整理。

[關(guān)鍵詞]一戶一卷；IF函數(shù)；VLOOKUP函數(shù)；農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)

文章編號：2095-4085（2018）05-0123-03

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各項(xiàng)惠農(nóng)政策的不斷出臺，特別是習(xí)近平主席在十九大報(bào)告中特別指出，第二輪土地承包到期后再延長三十年。故此農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記頒證工作對農(nóng)民來說意義至關(guān)重大。這項(xiàng)工作過程中通過外業(yè)調(diào)查形成大量的紙質(zhì)資料，怎樣正確快速將紙質(zhì)資料歸檔是面臨的較為繁瑣的問題；同時(shí)按照檔案管理的相關(guān)要求，要將這些資料準(zhǔn)確、規(guī)范、無誤的歸檔。經(jīng)過實(shí)際工作的探討，通過編寫公式、函數(shù)將excel表格實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，通過軟件將各數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行提取，自動(dòng)完成頁碼、目錄、檔案封皮的自動(dòng)生成，大大提高了工作效率和減小檔案資料整理過程中的出錯(cuò)率。

1 檔案整理的意義

農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作中形成的檔案按照檔案管理要求是永久保存，這是農(nóng)民承包土地信息的重要憑證和歷史記錄；是深化農(nóng)村改革，加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展，服務(wù)農(nóng)民，穩(wěn)定大局的需要；是建立土地承包經(jīng)營權(quán)動(dòng)態(tài)化管理的基礎(chǔ)信息資料；是開展農(nóng)村不動(dòng)產(chǎn)登記的重要組成部分。

2 農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作檔案裝訂要求

2.1 檔案盒及一戶一卷樣式總體要求

（1）縣、鄉(xiāng)、村三級需要?dú)w檔的紙質(zhì)檔案，“一戶一卷”按“卷”為單位進(jìn)行整理，其它資料按“件”整理?？h、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級資料包括：綜合管理類、確權(quán)登記類、糾紛調(diào)處類按照機(jī)構(gòu)，按文書檔案的格式編寫件號。村級檔案分確權(quán)登記類、糾紛調(diào)處類兩大類，按文書檔案的格式編寫件號。

特殊載體類：如錄音、錄像、照片等聲像類檔案本論文不進(jìn)行論述。

（2）“一戶一卷”包括：軟卷皮、卷內(nèi)文件目錄、檔案內(nèi)容、備考表、案卷封底（備考表可以代替案卷封底）。

（3）編寫頁碼：在有效文字頁面正面的右上角、反面的左上角進(jìn)行打碼編制。

（4）裝訂方式采用“三孔一線”，在案卷左側(cè)裝訂的方式。

（5）檔案盒、目錄、軟卷皮、備考表規(guī)格要求：印制的卷盒；軟卷皮應(yīng)為牛皮紙制作。要求規(guī)格為29.7cm×2.10cm；檔案盒規(guī)格為：31.0cm×22.0cm。脊背厚度根據(jù)需要設(shè)定為30mm，40mm，50mm三種規(guī)格；案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表表格規(guī)格為：29.7cm×21.0cm。

2.2 一戶一卷

全宗名稱：縣農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記管理部門（縣農(nóng)業(yè)局或農(nóng)林局）；類目名稱：農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案；案卷題名：合同編號；日期：卷內(nèi)檔案形成時(shí)間；檔案保管期限：填寫“永久”；檔案件、頁數(shù)：資料總頁數(shù)；檔案歸檔號：按各地方要求填寫；檔案全宗號：各立檔單位編制的代號；案卷號：承包方代碼。

2.3 卷內(nèi)目錄

順序號：按資料排列先后順序填寫；責(zé)任者：形成檔案整理的負(fù)責(zé)人；題名：按項(xiàng)目名稱填寫；日期：檔案形成的時(shí)間；頁號：填寫文件起始頁碼，最后的文件應(yīng)填起止號；備注：特殊情況的文字說明。

2.4 卷內(nèi)備考表

本卷情況說明：文件缺損、補(bǔ)充、修改、移出、銷毀等情況；立卷人：由責(zé)任人簽名；檢查人：質(zhì)量審核人簽名；立卷時(shí)間：填寫檔案形成的時(shí)間；注意事項(xiàng)，簽字部分必須用鋼筆或簽字筆填寫或蓋個(gè)人印章，嚴(yán)禁用打印機(jī)直接打印。

3 農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)檔案裝訂方法探討

3.1 檔案裝訂難點(diǎn)

各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)村組數(shù)多，承包方代表數(shù)量大。如果封皮目錄全部人工一項(xiàng)一項(xiàng)輸入，工作量巨大，會(huì)嚴(yán)重耽誤工作效率，浪費(fèi)人力、物力。所以解決下面三個(gè)難題成為燃眉之急。

（1）封面內(nèi)容自動(dòng)化更新打印。

（2）卷內(nèi)文件目錄實(shí)現(xiàn)每戶題名頁號自動(dòng)更新打印。

（3）批量自動(dòng)建立各承包戶文件夾。

3.2 解決檔案裝訂難題的方法

3.2.1 封面內(nèi)容自動(dòng)化更新打印的方法

“封皮”表是農(nóng)經(jīng)權(quán)承包方調(diào)查數(shù)據(jù)信息，不一樣的軟件平臺字段順序不相同，但是內(nèi)容相同?？筛鶕?jù)需要增加相關(guān)字段，也可更改字段順序。

第十八列“案卷號”字段由“二輪合同編碼”截取所得（=MID（$Q$2，7，12）；$Q$2為二輪合同編碼所在位置）。

這個(gè)表是我們封皮實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，這個(gè)表做成后開始利用相關(guān)函數(shù)公式將此表引用到sheet1表中的封皮。（Sheeet1中卷宗總頁數(shù)不在此表中引用，在目錄表引用。）

在excel開發(fā)工具中插入上下增減控件，與Sheet1實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)?？丶暗臄?shù)字引用sheet1表編號相同數(shù)字內(nèi)容。Sheet1表中內(nèi)容的引用用到了VLOOKUP函數(shù)。以合同編號為例：

在合同編號后面單元格中輸入“=VLOOKUP（$M$5，封皮！$A：$R，17，F(xiàn)ALSE）”函數(shù)當(dāng)控件前方數(shù)字為1時(shí)引用“封皮”表中編號為1的合同編號。以此類推，實(shí)現(xiàn)只需要點(diǎn)控件上下鍵實(shí)現(xiàn)封皮自動(dòng)化更新打印。Sheet1中其余需要引用內(nèi)容方法與合同編號引用類似。

控件需要注意事項(xiàng)：需要右擊設(shè)置控件最大值、最小值。最小值為“1”，最大值為需要引用的“封皮”表中編號的最大值。設(shè)置控件最大值的目的是為方便作業(yè)人員更新打印到最后一頁時(shí)有提示，不會(huì)多打印無用編號。詳見圖1。

3.2.2 卷內(nèi)文件目錄實(shí)現(xiàn)每戶題名頁號自動(dòng)更新打印方法

目錄表中的信息根據(jù)數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的承包方調(diào)查表信息修改制成。各題名頁碼根據(jù)各個(gè)題名文件的模板規(guī)律編寫相關(guān)函數(shù)滿足頁碼自動(dòng)化更新。承包地塊的多少?zèng)Q定了登記薄、地塊調(diào)查表、歸戶表的頁碼多少；家庭人口決定了身份證及戶口本復(fù)印件頁碼的數(shù)值。

承包方調(diào)查表起始頁碼輸入IF函數(shù)：

=IF（E2<=6，G2+5，IF（AND（E2>6，E2<=8），G2+6，IF（AND（E2>8，E2<=13），G2+8）））

函數(shù)意思為：如果地塊數(shù)小于等于6塊時(shí)登記簿共6頁，所以承包方調(diào)查表起始頁碼為登記簿起始頁碼加上5；如果地塊數(shù)大于6塊小于等于8塊時(shí)，登記簿需要7頁，所以承包方調(diào)查表起始頁碼為登記簿起始頁碼加上6；如果地塊數(shù)大于8塊小于13塊時(shí)，登記簿需要9頁，所以承包方調(diào)查表起始頁碼為登記簿起始頁碼加上8。這個(gè)公式的編寫主要是根據(jù)模板的格式，分析得出不同的地塊會(huì)出現(xiàn)不同頁碼的情況編寫。如果格式不同可按照內(nèi)容自行修改公式實(shí)現(xiàn)頁碼自動(dòng)化。

因一戶一檔中承包方調(diào)查表全部是一頁，所以承包地塊調(diào)查表起始頁碼輸入函數(shù)“=H2+1”。

每一塊地一頁承包地塊調(diào)查表，故歸戶表起始頁碼輸入“=I2+E2”。

承包合同（補(bǔ)）起始頁碼輸入IF函數(shù)公式：

=IF（E2<=5，J2+2，IF（AND（E2>5，E2<=14），J2+3，IF（AND（E2>14，E2<=23），J2+4）））

此函數(shù)也是根據(jù)地塊數(shù)的不同，歸戶表頁碼發(fā)生變化規(guī)律編寫。函數(shù)意思與承包方調(diào)查表起始頁碼輸入IF函數(shù)意思相近，這里不再做解釋。

戶主聲明書、申請書、公式無異議聲明書分別都是一頁，所以這三個(gè)頁碼只需要前面一個(gè)加一即可。

身份證及戶口本復(fù)印件的頁碼需要26/36格式。26代表身份證復(fù)印件的起始頁碼，36代表戶口本最后一頁（檔案最后一頁）的頁碼。02輸入“=N2+1”，P2輸入“=02+F2”，Q2輸入“=02&”/“&P2;”實(shí)現(xiàn)要求的格式。

封皮上的總頁碼引用卷宗總頁數(shù)的數(shù)值。

Sheet2表中各題名的頁號引用目錄表中對應(yīng)列的頁碼。以承包方調(diào)查表頁號為例說明：F2中輸入“=VLOOKUP（$M $5，目錄！$A，$S，8，F(xiàn)ALSE）”實(shí)現(xiàn)自動(dòng)引用頁碼?？丶氖褂门c封皮控件相同。打印時(shí)只需要點(diǎn)擊控件箭頭即可實(shí)現(xiàn)頁碼自動(dòng)更新打印。詳見圖2。

3.2.3 批量自動(dòng)建立各承包戶文件夾的方法

根據(jù)掃描文件要求文件夾需要建立“村-組-戶”三級文件夾。

將承包代表放到G列，將承包編碼放到F列，然后將“410326”替換成“＼410326”。D列中根據(jù)不同的村替換不同的村名。

H列輸入“=F2&G2;”，E列輸入“=MID（F2：F2，1，15）”，C列輸入“=D2&E2;&H2;”。通過上面操作實(shí)現(xiàn)上表格樣式。將上圖A，B，C三列內(nèi)容復(fù)制到新建的txt文本中。將文本后綴“.txt”改成“.bat”。雙擊此圖標(biāo)即可在E盤中實(shí)現(xiàn)批量文件夾的自動(dòng)建立。

4 結(jié)語

農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證這項(xiàng)工作周期長、工作量巨大，各個(gè)環(huán)節(jié)都需要耗費(fèi)大量人力、物力，檔案整理是一項(xiàng)看似簡單其實(shí)是相當(dāng)繁瑣的工作。通過研究相關(guān)方法，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，解決純手工錯(cuò)誤率高的問題，同時(shí)減少密集型勞動(dòng)輸出，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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